Module Tiers

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Tiers
Numéro/ID du module 1
Doc utilisateur du module Cette page
Doc développeur du module Module Tiers (développeur)

Introduction

Le module Tiers-Société permet de gérer les entités clients, prospects et/ou fournisseurs (appelés Tiers). Ce module est un pré-requis indispensable pour de nombreux autres modules qui se basent sur ces notions (factures, commandes, contrats, propositions commerciales, etc...).

Une société est donc une entité métier: client, prospect, fournisseur ou simple partenaire (Exemple: Une SARL, un commerce, une association, un particulier). Le contact quant à lui représente une personne physique ou un contact générique au sein du Tiers (Exemple: PDG ou ouvrier de la SARL, vendeur principal du commerce, président ou trésorier de l'association, service contention).

Dolibarr gère de la même manière les tiers particuliers et les entreprises, mais un typage "Type du tiers" pourra être renseigné avec le type "Particulier" si le besoin de faire la distinction est nécessaire, pour une exploitation statistique par exemple.

Installation

Ce module est livré en standard avec la distribution de Dolibarr, aussi il est déjà installé.

Configuration

Pour utiliser ce module, il vous faut d'abord l'activer. Pour cela, après s'être connecté avec un compte administrateur, aller sur la page "Accueil - Configuration - Modules".

Choisissez l'onglet dans lequel apparaît le module puis cliquez sur "Activer".

Le module est alors activé.

Si un pictogramme apparaît à la fin de la ligne du module, cliquez dessus pour accéder à la page de paramétrage spécifique à ce module. La description du paramétrage possible du module est disponible sur la page Paramétrage du module Tiers.

Créer une nouvelle société

Aller dans le menu Tiers - Nouveau client, ou Prospect - Nouveau prospect, ou encore Fournisseur - Nouveau fournisseur. Saisissez les informations demandées (vous n'êtes pas obligé de remplir tous les champs) et cliquez sur Créer.

En sélectionnant les options : "Nouveau prospect", "Nouveau Client" ou "Nouveau fournisseur" vous donnez à Dolibar une indication qui permet de pré-remplir les champs Prospect/Client et Fournissuer Oui/Non

- Prospect -> Prospect/Client = Prospect , Fournisseur = non

- Client -> Prospect/Client = Client , Fournisseur = non

- Fournisseur -> Prospect/Client = Ni client, ni prospect , Fournisseur = Oui


Comme indiqué dans le paragraphe Configuration, il est possible de générer automatiquement le champ "Code client/Fournisseur. Cela permet une gestion univoque des références fournisseurs/clients/propects

Une fois la société créée , vous pouvez ajouter des Notes dans l'onglet correspondant, et joindre des documents liés.

Modifier une société

Aller dans le menu Société, cliquer sur le nom de la société à modifier.

Cliquer sur le bouton "éditer" (en bas à droite).

Saisir les modifications.

Cliquer sur le bouton "enregistrer".

Supprimer un Tiers

Aller sur la fiche du Tiers et cliquer sur le bouton "Supprimer". Seule une société qui n'a pas d'objets rattachés (factures, contrats, commandes, etc) peut être supprimée. Si le Tiers a besoin d'être écarté mais ne peut être supprimé, on la placera plutôt au statut "Inactive" plutôt que de la supprimer physiquement.

Créer un contact-adresse

Il existe plusieurs possibilités pour créer des contacts-adresses secondaires pour un Tiers (Contact trésorier, Contact facturation, ...)

  • Allez dans le menu Tiers - Contacts - Nouveau contact. Entrez les informations demandées (vous n'êtes pas obligé de remplir tous les champs). Cela va créer un contact qui peut ne pas être liée à un tiers.
  • Sur un tiers, allez à l'onglet client ou fournisseur et cliquez sur "Créer un Contact". Entrez les informations demandées (vous n'êtes pas obligé de remplir tous les champs). Cela va créer un contact lié à un tiers.

Modifier un contact

Aller au menu Tiers - Contact - Liste, cliquez sur le contact à modifier et sélectionnez l'onglet Fiche ou des infos personnelles.

Cliquez sur "Edit" (en bas à droite).

Entrez les modifications.

Cliquez sur "Enregistrer".

Supprimer un contact/adresse

Aller au contact et cliquez sur "Supprimer"

Cycle de vie / Règles de gestion

Une société n'a que 2 états: Active ou Inactive. Une société supprimée ne change pas d'état, mais elle disparaît complètement de Dolibarr.

Le Tiers comme les contacts adresses peuvent être importés ou exportés par les Module Imports et Module Exports. Ils peuvent être aussi exploités pour les envois d'emails de masse via le module Module Mailing.

Vous pouvez créer 1 à plusieurs Contacts/Adresses à l'intérieur de la Société (ils pourront ensuite être utilisés comme destinataire pour les envois email, par exemple sur les proposition commerciales, commandes clients ou factures clients...).

Exemples de cas d'utilisation

UCTP01:
Situation J'ai un nouveau client, prospect, founisseur.
Actions Aller dans le menu Tiers -> Nouveau tiers -> Saisir les informations et cliquer sur "Créer".