Module Factures Clients

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Factures
Numéro/ID du module 30
Doc utilisateur du module Cette page
Doc développeur du module Module Factures Clients (développeur)

Introduction

Le module Factures Clients permet de saisir, modifier ou créer une facture composée de lignes de factures. C'est également ce module qui permet de saisir les paiements réalisés sur une facture. Il inclut également les fonctions de génération d'une facture dans un format de document comme un PDF.

Les factures fournisseurs sont gérées par le Module Fournisseurs Factures.

Installation

Ce module est livré en standard avec la distribution de Dolibarr, aussi il est déjà installé.

Configuration

Pour utiliser ce module, il vous faut d'abord l'activer. Pour cela, après s'être connecté avec un compte administrateur, aller sur la page "Accueil - Configuration - Modules".

Choisissez l'onglet dans lequel apparaît le module puis cliquez sur "Activer".

Le module est alors activé.

Si un pictogramme apparaît à la fin de la ligne du module, cliquez dessus pour accéder à la page de paramétrage spécifique à ce module.


La page Configuration module facture vous explique comment configurer le module Facturation et donne quelques exemples de modèles de factures.

Création de facture

Dolibarr vous permet d'établir des factures aux clients que vous avez préalablement saisis (voir Module Tiers).

Vous pouvez créer une facture directement à partir d'une fiche client, depuis une proposition commerciale classée acceptée, ou à partir d'une commande clôturée à l'état "accepté", ou encore depuis un contrat de service.

Types de factures

Si vous créez une facture depuis une fiche client, vous pouvez choisir 4 types de factures:

  • Les factures de "doit"

Il s'agit d'une facture standard. Il n'y a aucun prérequis.

  • Les factures de "doit" de remplacement

Une facture de remplacement permet de refaire une facture sur laquelle il y aurait des erreurs et sur laquelle rien n'aurait été fait (aucun paiement saisi).

On ne peut créer qu'une seule facture de remplacement pour une facture de "doit" donnée. Quand on créé une facture de remplacement R, on choisit la facture de doit F qui doit être remplacée. Il n'est alors plus possible de faire d'actions sur la facture F, bien que cette dernière ne change pas de statut après que la facture de remplacement R ait été créée au statut brouillon.

Si la facture de remplacement R est supprimée, la facture F reprends son état initial et le cycle de vie de la facture F peut reprendre.

Si la facture de remplacement R est validée, la facture F passe alors au statut abandonnée automatiquement. Le cycle de vie continue sur la facture R.

  • Les factures d'avoir

On crée une facture d'avoir sur une facture de "doit". On peut créer plusieurs factures d'avoir sur une facture donnée. La facture d'avoir est transformée en réduction qui sert à réduire le paiement de n'importe quelle autre facture en attente de paiement.

  • Les factures d'acomptes

Vous pouvez créer autant de facture d'acompte que désiré. Une facture d'acompte sera ensuite convertie en réduction (déjà payé) pour une autre facture (la facture définitive) sur laquelle porte l'acompte.


Procédure

Une fois une facture créée (en mode brouillon), vous devez intégrer, dans la facture, des Produits ou Services déjà définis dans Dolibarr ou bien dont vous saisissez directement l'intitulé, le taux de TVA, le prix unitaire. Pour chaque ligne de la facture vous définissez aussi une quantité et éventuellement une remise (pourcentage).

Une fois la facture prête vous devez la valider. Quand vous validez la facture un numéro lui est attribué selon le modèle de numérotation que vous avez choisi dans la configuration du module Facture. Si une erreur est détectée après avoir validé la facture, vous pouvez modifier la facture en cliquant sur le bouton modifier en bas de la fiche facture ( si la facture n'a pas atteint le status Payé), ou ré-ouvrir le facture pour la modification avec le bouton réouvrir en bas de la fiche facture( si la facture a atteint le statut Payé).

Règles de calcul de la TVA

Timbre fiscal

  • Certains pays (comme la tunisie) sont soumis à un timbre fiscal (montant d'une taxe fixe pour chaque facture produite). La liste des pays et montants concernés se paramètre dans la Table_llx_c_revenuestamp. Si le pays de la société fait partie de cette configuration, alors un champ "Timbre fiscal" apparait sur les écrans et documents de facture.

Réduire le montant total et/ou le solde à payer

Il est possible de réduire le montant total et/ou le solde à payer d'une facture, mais il convient de faire une distinction entre une remise et une réduction, bien que ces deux termes soient un peu amalgamés par endroits.

Réduction

Une réduction est une réduction relative (pourcentage) du prix de vente d'un ou de plusieurs produits ou services détaillés dans la facture. Cette réduction doit être définie ligne par ligne lors de l'édition de la facture et être comprise entre 0% et 100% (NB : le pourcentage de remise est remplacé dans le cas 100% de réduction par la mention offert).

Remise

Une remise est une réduction du prix total de la facture. Elle peut être définie de deux manières selon qu'elle est ou non associée à une autre facture, c'est-à-dire à un versement déjà perçus ou non.

Remise associée à un trop perçu

Les factures d'avoir et factures d'acompte, qui sont saisies pour tracer des versements perçus (en trop pour la facture avoir ou en avance pour l'acompte), peuvent être converties en réduction future. Après conversion en réduction, elles apparaissent dans la section Remises fixes du tiers. Il sera alors possible de l'attribuer à une autre facture pour en réduire le montant.

Le trop-perçu, lié au règlement d'une facture supérieur au montant de la facture, apparaît également dans les remises.

Lorsque le montant de la remise est supérieur à celui de la facture à régler, depuis la liste des remises, on sépare la remise en deux (bouton à droite de la ligne) avec un premier montant correspondant à la facture, puis le solde. On peut alors utiliser une partie de cette remise pour l'appliquer au règlement de la facture qui peut alors être classer "Réglée".

Dans le cas de l'utilisation d'une remise dans une nouvelle facture, elle sera mentionnée soit sous forme de paiement réduisant le reste à payer, soit sous forme d'une ligne de détail de la facture. Par défaut, il s'agit d'une ligne de détail ajouté à la facture et donc réduisant le montant total de cette nouvelle facture.

Rem: L'option cachée FACTURE_DEPOSITS_ARE_JUST_PAYMENTS permet d'avoir cette déduction qui apparaît comme montant déjà payé et non comme diminution du montant total de la facture finale. Dans ce cas, les factures acomptes ne sont pas incluses dans les calculs de chiffre d'affaires (puisqu'inclut dans le montant total de la facture finale). Le bon choix de cette option dépendra des règles comptable de votre pays, mais les 2 sont en général acceptés.

Remise non associée à un versement déjà perçu

Il est aussi possible de définir une remise qui n'est pas relative à un versement déjà perçu. Dans ce cas, il faut aller sur la fiche du client, onglet client, et définir la ou les remises fixes (montant) ou relatives (pourcentage) qu'on attribue à ce client, et pourquoi (geste commercial, compensation suite à retard de livraison, etc). Une fois ces remises attribuées au client, elles seront disponibles lors de l'édition de n'importe quelle facture de ce client, dans la rubrique Remises en haut de page. A l'inverse des remises consécutives à des versements déjà perçus, celles-ci seront mentionnées comme des lignes négatives dans le détail de la facture, et réduiront donc le montant total de celle-ci, avant déduction des versements éventuellement déjà perçus. Mais ces remises ne sont PAS associées à une facture avoir ou d'acompte.

Rabais

A compléter

Escompte

A compléter

Résumé

Il y a donc 3 possibilités pour réduire le prix d'une facture :

  • attribuer une réduction en pourcentage sur certains produits/service détaillés dans la facture, ce qui aura pour effet de définir un montant total plus bas que normalement prévu;
  • attribuer au client une remise globale, non associée à une facture avoir ou d'acompte, et qui sera alors ajoutée comme une ligne de montant négatif qui réduira le montant total de la facture;
  • mentionner, via des factures avoir ou d'acompte transformées en réduction future, que des versements anticipés ont déjà été perçus, ce qui réduira le solde à payer mais pas le montant total de la facture;

Génération PDF, Impression, Envoi

Lorsqu'un document est généré, il est fabriqué suivant un modèle choisi parmi une liste activée dans les écrans Accueil - Configuration - Modules - Facture

Pour que le document intègre le numéro de compte bancaire de votre société ou l'adresse de paiement par chèque (ou les 2), il convient de :

  1. activer le module Banques/Caisses
  2. Créer le compte de votre société
  3. Paramétrer le module Factures et Avoirs en allant dans Configuration - Modules - Factures et Avoirs puis cliquer sur l’icône configuration, choisir dans la rubrique "Mode de règlement" le compte créé à l'étape 2 ci-dessus, où l'adresse à utiliser pour le paiement par chèque, et valider le changement en cliquant sur le bouton "Modifier" de la rubrique.

Vous pouvez maintenant régénérer votre facture, et vous verrez, pour le modèle crabe, le RIB ou les coordonnées s'afficher sous les conditions de paiement.

Si vous avez activé l'envoi par e-mail, un bouton spécifique "Envoyer par email" est disponible. Il fait apparaître en bas de la fenêtre un formulaire d'envoi, avec la facture en pièce jointe. Vous pouvez également définir un modèle de rappel pour les factures impayées.

Dans le cas d'une ligne provenant d'un produit ou d'un service enregistré, la référence, le libellé et la description sont affichés par défaut. Si vous souhaitez masquer la référence ou la description, vous pouvez le faire en passant par Accueil - Configuration - PDF.

Vous avez deux options que vous pouvez modifier :

  • Cacher la description des produits sur les PDF générés
  • Cacher la référence des produits sur les PDF générés

Ce paramétrage s'applique aussi aux propositions commerciales et aux commandes

Impression en nombre

Si vous souhaitez imprimer plusieurs factures en une seule fois, vous pouvez générer un document PDF rassemblant les documents à imprimer, puis ouvrir et imprimer ce document.

Pour cela, à partir de Facturation|Paiement - Factures clients - Liste,

  • appliquer un filtre qui vous convient pour faire apparaître toutes les factures à imprimer ensemble,
  • cocher globalement (case à cocher en haut de colonne à droite) ou individuellement les documents souhaités,
  • -- Sélectionner l'action-- - Fusion PDF dans la liste déroulante qui apparaît à partir de la coche d'au moins une case, et
  • appuyer sur Confirmer.

Un lien vers un document PDF est ajouté dans une liste qui se trouve sous le tableau (appuyer sur Afficher la liste des fichiers générés en masse si nécessaire).

Saisir les paiements

Les paiements ne peuvent s'effectuer que sur des factures validées.

Si un avoir est disponible, il pourra être imputé sur une facture d'un montant total inférieur à celui de l'avoir.

Après la saisie du paiement, il est possible de régénérer le PDF de la facture pour y faire apparaître le règlement effectué et le solde à payer.

Clore une facture

Une facture validée peut être définitivement classée à l'état:

  • Payé (Si la somme des paiements est supérieure ou égale au montant réclamé).
  • Payé partiellement (Si la somme des paiements est supérieure à 0 mais strictement inférieure au montant réclamé).
  • Abandonné (Si aucun paiement n'a eu lieu).

Exporter les factures

Dolibarr fournit un outil générique vous permettant d'exporter les données de vos factures. Pour cela, il faut utiliser l'assistant Export qui se trouve dans le menu Outils - Nouvel export (Si le Module Exports a été activé).

Voir la page Module Exports pour plus d'informations.

Factures pré-définies

Dans Dolibarr, une facture désignée comme pré-définie est simplement une facture dont on réutilise la plupart des données pour émettre d'autres factures sur base de ces informations, ce qui permet un gain de temps non-négligeable à la saisie

Dans le cas de la mise en oeuvre des contrats, une facture prédéfinies peut être définie et correspondant aux éléments récurrents du contrat. Ceci est très intéressant. Le seul bémol, la période indiquée pour chaque élément de la facture résultante couvre toute la période du contrat. Elle ne devrait porter que sur le mois de facturation.


Exemples de cas d'utilisations

Acomptes

UCIN01: Réception d'un acompte de 10 pour une commande de 100 puis facture finale
Situation Réception acompte à commande puis facture finale
Actions Je reçois un règlement d'acompte de mon client.

Je crée de zéro pour ce client une facture d'acompte du montant effectivement reçu de 10 avec, par exemple, le libellé "Acompte sur prestation/produit/facture/commande/... n° XXXX".

Je convertis ensuite cette facture en réduction future.

La facture de doit, complète, éventuellement créée à partir de la proposition ou de la commande précédente, peut avoir été générée avant ou après, cela est indépendant.

Dans cette facture de doit, j'inclus la réduction de l'acompte, ce qui réduit le reste à payer. La facture de doit se retrouve à un total de 90.

Rem: si l'option cachée FACTURE_DEPOSITS_ARE_JUST_PAYMENTS est définie, elle vaudra 100 mais dans ce cas, les factures acomptes ne seront pas incluses dans le calcul des chiffres d'affaire.

J'envoie ou réenvoie la facture de doit générée qui indique qu'un (ou plusieurs) acompte a déjà été reçu.

 

Facturation et paiements

UCIN02: Facturation et paiement intégral'
Situation Je crée une facture.

Je reçois l'intégralité des paiements.

Actions Je saisis tous les paiement sur la facture. Le solde devient à 0.

Je peux classer la facture à Payée.

UCIN03: Facturation et paiement supérieur reçu
Situation Je crée une facture.

Je reçois un paiement supérieur au montant réclamé.

Actions Je saisis le montant reçu.

Je clos la facture à l'état Payé. Je crée un avoir du trop perçu. Rem: L'action reste à étudier car ne semble pas ok: Voir http://www.dolibarr.fr/forum/12-howto--aide/35761-trop-percu/post?do=reply avec proposition de solution.

UCIN04: Facturation et paiement intégral puis produit retourné
Situation Je crée une facture.

Je reçois l'intégralité des paiements. Je les saisis et le solde devient 0. Je clos la facture à l'état Payé. Plus tard, je reçois un retour de produit suite à rétractation légale.

Actions Je saisis un avoir sur cette facture.

Cet avoir peut etre converti en réduction pour la prochaine facture ou remboursé en monétaire.

UCIN05: Facturation et paiement intégral puis erreur détecté sur la ligne produit'
Situation Je crée une facture.

Je reçois l'intégralité des paiements. Je les saisis et le solde devient 0. Je clos la facture à l'état Payé. Plus tard, je découvre une erreur de produit.

Actions Je saisis un avoir sur cette facture qui contient le produit en erreur.

Je convertis cet avoir en réduction. Je crée une nouvelle facture avec le bon produit. J'intègre l'avoir dans cette nouvelle facture. Eventuellement si j'utilise le module stock, je corrige le stock en manuel.

UCIN06: Facturation et paiement partiel car anticipé (escompte)
Situation Je crée une facture.

Je reçois un paiement du montant de la facture moins un escompte accordé pour paiement anticipé.

Actions Je saisis le paiment reçu de la valeur reçue.

Je classe la facture à Payé partiellement et renseigne le motif "Le manque est un Escompte".

UCIN07: Facturation et paiement partiel ou nul puis retour produit et attente correction anomalie ou erreur infine tolerable'
Situation Je crée une facture.

Si je reçois un paiement partiel, je le saisis. Je reçois un retour d'une partie des produits (retractation du client) ou ne reçois plus les quelques centimes manquant. Eventuellement, le client attend un avoir pour payer la fin de la facture.

Actions Je saisis un avoir sur la facture.

J'envoie l'avoir. Ensuite, je convertis cet avoir en reduction pour le client. Je saisis eventuellement la suite des paiements reçus. Eventuellement j'inclus l'avoir dans la liste des paiements de la facture (sinon il pourra être inclu dans une autre facture). Je classe la facture à l'état Payé.

TODO Contrôle a inclure en plus : Quand l'avoir est fait sur une facture au statut 'Réglement commencé', il faut mettre un message disant "Attention, ne créer un avoir sur une facture en cours de paiement que si le client a cessé le paiement et attend cet avoir pour poursuivre la suite ou parce que vous fermez la facture". Ensuite il faut vérifier que le montant de l'avoir est inférieur au montant de la facture auquel il s'applique - montant déja reçu. Sinon, refuser création avoir.

UCIN08: Facturation et paiement partiel car mauvais payeur
Situation Je crée une facture.

Je reçois un paiement partiel, je le saisis. Après une longue attente, la suite des paiements n'est pas reçue et j'abandonne tout espoir.

Actions Je classe la facture à l'état Payé partiellement et renseigne le motif Mauvais payeur.
UCIN09: Facturation et aucun paiement reçu car mauvais payeur'
Situation Je crée une facture.

Après une longue attente, la suite des paiements n'est pas reçu et j'abandonne tout espoir.

Actions Je classe la facture à l'état Abandonnée et renseigne le motif Mauvais payeur.

 

Correction des erreurs de facturation

UCIN00: Erreur sur le contenu de la facture corrigée par facture remplacement
Situation Je crée une facture.

Je valide. Je me rend compte de l'erreur sur le contenu (montant, descriptif) après validation (voir use case UCIN10 en cas d'erreur sur client).

Actions Je classe la facture abandonnée pour motif 'Autre' (opération non obligatoire car automatique avec étape suivante).

Je crée une nouvelle facture en choisissant Facture de remplacement et en selectionnant la facture remplacée comme facture.

UCIN10: Erreur sur le client détecté après validation mais avant paiement
Situation Je crée une facture.

Je valide. Je me rend compte que la facture a été crée sur le mauvais client.

Actions Je classe la facture abandonnée pour motif 'Autre' et je renseigne le motif "Erreur saisie sur mauvais client".

Je crée une nouvelle facture sur le bon client.

TODO: Faire confirmer par expert que possible si c'est fait avant envoi. Si pas possible, interdire la possibilité et utiliser le cas suivant.

UCIN10: Erreur sur le client (ou facture saisie 2 fois) détecté après envoi facture mais avant paiement
Situation Je crée une facture.

Je valide et l'envoie au client. Je me rend compte que la facture a été crée sur le mauvais client ou facture en doublon avec une autre deja envoyée.

Actions Je crée un avoir sur la facture qui n'a pas encore de paiement, du montant inverse exacte.

Je convertit l'avoir en réduction. L'avoir se retrouve ainsi "traité", je peux l'envoyer au client si je le désire. Je retourne sur la fiche facture en erreur et j'applique la réduction issue de l'avoir. Le du devient alors zéro et je la classe à Payée complètement (paiement de 0). Que le client ait reçu ou non la facture initiale, cette dernière a été annulée et fermé par l'avoir. Je resaisi la facture sur le bon client.

UCIN10: Erreur sur le libellé client détecté après saisie de paiement'
Situation Je crée une facture sur le client de libellé X.

Je valide. Je saisi les paiements. Je classe la facture payée. Je me rend compte que la facture a été crée sur le mauvais client et le client me demande une contrefacture sur l'ancien nom X et une nouvelle sur le nouveau nom Y.

Actions Je crée un avoir sur la facture en erreur avec toutes les lignes en inverse.

Je transforme l'avoir en réduction. L'avoir se retrouve ainsi "traité". J'édite la fiche client pour corriger le libellé client X par Y. Je crée la nouvelle facture sur le nouveau client Y en incluant toutes les lignes. Je la valide. J'inclut le paiement issue de l'avoir. Le solde passe alors à 0 (aucun du). Je peux classer la facture à Payée sans saisir d'autres réglements (le client a déjà payé).

 


Factures pré-définies

UCRIN01: Création d'une facture pré-définie
Situation Création d'une facture pré-définie
Actions Il n'est pas possible de créer une facture récurrente en partant de rien. Il s'agit d'une facture standard de doit que l'on convertie et réutilise par la suite. Voir cas d'utilisation suivant donc.
UCRIN02: Transformation d'une facture standard en facture prédéfinie
Situation Transformation d'une facture standard en facture prédéfinie
Actions Je crée ou ouvre une facture brouillon. Je clique sur le bouton "Convertir en récurrente". J'entre un titre (par exemple, "Mise-à-jour trimestrielle") et éventuellement une note, qui pourrait être une explication de la raison de la répétition de cette facture. Ma facture est à présent une facture récurrente. Cela ne sera visible que si je demande l'affichage des factures récurrentes ou que je crée une nouvelle facture.
UCRIN03: Utilisation d'une facture prédéfinie pour la création d'une nouvelle facture
Situation Utilisation d'une facture prédéfinie pour la création d'une nouvelle facture
Actions Je crée une nouvelle facture ("Créer facture"), et j'utilise la boîte de sélection en bas de page pour sélectionner la facture récurrente que je veux utiliser comme gabarit (template). Ma nouvelle facture est pré-remplie, les modifications à apporter sont mineures.