Module Factures Clients

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Documentation Utilisateur

Factures
Numéro/ID du module	{{{num}}}
Doc utilisateur du module	Cette page
Doc développeur du module	Module Factures Clients (développeur)

Introduction

Le module Factures Clients permet de saisir, modifier ou créer une facture composée de lignes de factures. C'est également ce module qui permet de saisir les paiements réalisés sur une facture. Ce module inclut également les fonctions de génération d'une facture dans un format de document comme un PDF. Les factures fournisseurs sont gérées par le Module Fournisseurs Factures.

Installation

Ce module est livré en standard avec la distribution de Dolibarr, aussi il est déjà installé.

Configuration

Pour utiliser ce module, il vous faut d'abord l'activer. Pour cela, après s'être connecté avec un compte administrateur, aller sur la page "Accueil - Configuration - Modules".

Choisissez l'onglet dans lequel apparaît le module puis cliquez sur "Activer".

Le module est alors activé.

Si un pictogramme apparaît sur la vignette ou à la fin de la ligne du module, cliquez dessus pour accéder à la page de paramétrage spécifique à ce module.

La page Configuration module facture vous explique comment configurer le module Facturation et donne quelques exemples de modèles de factures.

Création de facture

A ce stade de développement Dolibarr n'inclut pas de véritable comptabilité au sens légal. Vous devez donc, soit utiliser en parallèle un logiciel dédié de comptabilité, soit confier la tenue de la comptabilité à un cabinet comptable.

En revanche Dolibarr vous permet bien sûr d'établir des factures aux clients que vous avez préalablement saisis (voir Module Tiers).

Vous pouvez créer une facture directement à partir d'une fiche client, ou à partir d'une commande clôturée à l'état "accepté", ou encore depuis un contrat de service.

Types de factures

Si vous créez une facture depuis une fiche client, vous pouvez choisir 4 types de factures:

• Les factures de doit

Il s'agit d'une facture standard. Il n'y a aucun prérequis.

• Les factures de doit de remplacement

Une facture de remplacement permet de refaire une facture sur laquelle il y aurait des erreurs et sur laquelle rien n'aurait été fait (aucun paiement saisi).

On ne peut créer qu'une seule facture de remplacement pour une facture de doit donnée. Quand on créé une facture de remplacement R, on choisit la facture de doit F qui doit être remplacée. Il n'est alors plus possible de faire d'actions sur la facture F, bien que cette dernière ne change pas de statut après que la facture de remplacement R ait été créée au statut brouillon.

Si la facture de remplacement R est supprimée, la facture F reprends son état initial et le cycle de vie de la facture F peut reprendre.

Si la facture de remplacement R est validée, la facture F passe alors au statut abandonnée automatiquement. Le cycle de vie continue sur la facture R.

• Les factures d'avoir

On crée une facture d'avoir sur une facture de doit. On peut créer plusieurs factures d'avoir sur une facture donnée.

• Les factures d'accomptes

Vous pouvez créer autant de facture d'acompte que désiré. Une facture d'accompte sera ensuite convertie en réduction (déjà payé) pour une autre facture sur laquelle porte l'acompte.

Procédure

Une fois une facture créée (en mode brouillon), vous devez intégrer, dans la facture, des Produits ou Services déjà définis dans Dolibarr ou bien dont vous saisissez directement l'intitulé, le taux de TVA, le prix unitaire. Pour chaque ligne de la facture vous définissez aussi une quantité et éventuellement une remise (pourcentage).

Une fois la facture prête vous devez la valider. Attention cette opération est irréversible. Quand vous validez la facture un numéro lui est attribué selon le modèle de numérotation que vous avez choisi dans la configuration du module Facture. Si une erreur est détectée après avoir validé la facture, il faudra soit faire une facture de remplacement, soit faire une facture d'avoir.

Génération PDF, Impression

A compléter... Lorsqu'un document est généré, il est fabriqué suivant un modèle choisi parmi une liste activée dans les écrans Accueil - Configuration - Modules - Facture

Saisir les paiements

A compléter...

Les paiements ne peuvent s'effectuer que sur des factures validées.

Si un avoir est disponible, il pourra être imputé sur une facture d'un montant total inférieur à celui de l'avoir.

Clore une facture

Une facture validée peut être définitivement classée à l'état:

• Payé (Si la somme des paiements est supérieure ou égale au montant réclamé).
• Payé partiellement (Si la somme des paiements est supérieure à 0 mais strictement inférieure au montant réclamé).
• Abandonné (Si aucun paiement n'a eu lieu).

Exporter les factures

Dolibarr fournit un outil générique vous permettant d'exporter les données de vos factures. Pour cela, il faut utiliser l'assistant Export qui se trouve dans le menu Outils - Nouvel export (Si le Module Exports a été activé).

Voir la page Module Exports pour plus d'informations.

Exemples de cas d'utilisations

UCIN00: Erreur sur le contenu de la facture corrigée par facture remplacement
Situation	Je crée une facture. Je valide. Je me rend compte de l'erreur sur le contenu (montant, descriptif) après validation (voir use case UCIN10 en cas d'erreur sur client). actions=Je classe la facture abandonnée pour motif 'Autre' (opération non obligatoire car automatique avec étape suivante). Je crée une nouvelle facture en choisissant Facture de remplacement et en selectionnant la facture remplacée comme facture.
Actions	{{{actions}}}

UCIN01: Réception accompte à commande puis facture finale
Situation	Réception accompte à commande puis facture finale
Actions	Je reçois un paiement d'accompte. Je saisie une facture d'accompte du montant reçu que je classe payée et que j'envoie ou non. Je convertit cette facture en réduction future. Plus tard, je provoque la facture complète. J'inclus la rédution de l'accompte dans la facture complète ce qui réduit le reste à payer. J'envoie la facture complète générée qui indique qu'un accompte a déjà été reçu.

UCIN02: Facturation et paiement intégral'
Situation	Je crée une facture. Je reçois l'intégralité des paiements.
Actions	Je saisis tous les paiement sur la facture. Le solde devient à 0. Je peux classer la facture à Payée.

UCIN03: Facturation et paiement supérieur reçu
Situation	Je crée une facture. Je reçois un paiement supérieur au montant réclamé.
Actions	Je saisi le montant reçu. Je clos la facture à l'état Payé. Je crée un avoir du trop perçu.

UCIN04: Facturation et paiement intégral puis produit retourné
Situation	Je crée une facture. Je reçois l'intégralité des paiements. Je les saisis et le solde devient 0. Je clos la facture à l'état Payé. Plus tard, je reçois un retour de produit suite à rétractation légale.
Actions	Je saisi un avoir sur cette facture. Cet avoir peut etre converti en réduction pour la prochaine facture ou rembourser en monétaire.

UCIN05: Facturation et paiement intégral puis erreur sur produit détecté'
Situation	Je crée une facture. Je reçois l'intégralité des paiements. Je les saisis et le solde devient 0. Je clos la facture à l'état Payé. Plus tard, je découvre une erreur de produit.
Actions	Je saisi un avoir sur cette facture qui contient le produit en erreur. Je converti cet avoir en réduction. Je crée une nouvelle facture avec le bon produit. J'intègre l'avoir dans cette nouvelle facture. Enventuellement si j'utilise le module stock, je corrige le stock en manuel.

UCIN06: Facturation et paiement partiel car anticipé (escompte)
Situation	Je crée une facture. Je reçois un paiement du montant de la facture moins un escompte accordé pour paiement anticipé.
Actions	Je saisi le paiment reçu de la valeur reçue. Je classe la facture à Payé partiellement et renseigne le motif "Le manque est un Escompte".

UCIN07: Facturation et paiement partiel ou nul puis retour produit et attente correction anomalie ou erreur infine tolerable'
Situation	Je crée une facture. Si je reçois un paiement partiel, je le saisi. Je reçois un retour d'une partie des produits (retractation du client) ou ne reçois plus les quelques centimes manquant. Eventuellement, le client attend un avoir pour payer la fin de la facture.
Actions	{{{actions}}}

UCIN08: Facturation et paiement partiel car mauvais payeur
Situation	Je crée une facture. Je reçois un paiement partiel, je le saisi. Après une longue attente, la suite des paiements n'est pas reçue et j'abandonne tout espoir.
Actions	Je classe la facture à l'état Payé partiellement et renseigne le motif Mauvais payeur.

UCIN09: Facturation et aucun paiement reçu car mauvais payeur'
Situation	Je crée une facture. Après une longue attente, la suite des paiements n'est pas reçu et j'abandonne tout espoir.
Actions	Je classe la facture à l'état Abandonnée et renseigne le motif Mauvais payeur.

UCIN10: Erreur sur le client détecté après validation mais avant paiement
Situation	Je crée une facture. Je valide. Je me rend compte que la facture a été crée sur le mauvais client.
Actions	{{{actions}}}

UCIN10: Erreur sur le client (ou facture saisie 2 fois) détecté après envoi facture mais avant paiement
Situation	Je crée une facture. Je valide et l'envoie au client. Je me rend compte que la facture a été crée sur le mauvais client ou facture en doublon avec une autre deja envoyée.
Actions	{{{actions}}}

UCIN10: Erreur sur le libellé client détecté après saisie de paiement'
Situation	Je crée une facture sur le client de libellé X. Je valide. Je saisi les paiements. Je classe la facture payée. Je me rend compte que la facture a été crée sur le mauvais client et le client me demande une contrefacture sur l'ancien nom X et une nouvelle sur le nouveau nom Y.
Actions	Je crée un avoir sur la facture en erreur avec toutes les lignes en inverse. Je transforme l'avoir en réduction. L'avoir se retrouve ainsi "traité". J'édite la fiche client pour corriger le libellé client X par Y. Je crée la nouvelle facture sur le nouveau client Y en incluant toutes les lignes. Je la valide. J'inclut le paiement issue de l'avoir. Le solde passe alors à 0 (aucun du). Je peux classer la facture à Payée sans saisir d'autres réglements (le client a déjà payé).

Factures pré-définies

Dans Dolibarr, une facture désignée comme pré-définie est simplement une facture dont on réutilise la plupart des données pour émettre d'autres factures sur base de ces informations, ce qui permet un gain de temps non-négligeable à la saisie

Dans le cas de la mise en oeuvre des contrats, une facture prédéfinies peut être définie et correspondant aux éléments récurrents du contrat. Ceci est très intéressant. Le seul bémol, la période indiquée pour chaque élément de la facture résultante couvre toute la période du contrat. Elle ne devrait porter que sur le mois de facturation.

Exemple de cas d'utilisation des factures pré-définies

UCRIN01: Création d'une facture pré-définie
Situation	Création d'une facture pré-définie
Actions	Il n'est pas possible de créer une facture récurrente en partant de rien. Il s'agit d'une facture normale que l'on convertie. réutilise par la suite. Je créer une facture standard. Je la convertie en facture récurrente.

UCRIN02: Transformation d'une facture normale en facture prédéfinie
Situation	Transformation d'une facture normale en facture prédéfinie
Actions	J'ouvre une facture existante. Je clique sur le bouton "Modifier en récurrente". J'entre un titre (par exemple, "Mise-à-jour trimestrielle") et éventuellement une note, qui pourrait être une explication de la raison de la répétition de cette facture. Ma facture est à présent une facture récurrente. Cela ne sera visible que si je demande l'affichage des factures récurrentes ou que je crée une nouvelle facture.

UCRIN03: Utilisation d'une facture prédéfinie pour la création d'une nouvelle facture
Situation	Utilisation d'une facture prédéfinie pour la création d'une nouvelle facture
Actions	Je crée une nouvelle facture ("Créer facture"), et j'utilise la boîte de sélection en bas de page pour sélectionner la facture récurrente que je veux utiliser comme gabarit (template). Ma nouvelle facture est pré-remplie, les modifications à apporter sont mineures.