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Module Diffusion: Difference between revisions
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| Line 118: | Line 118: | ||
==Créer une nouvelle diffusion== | ==Créer une nouvelle diffusion== | ||
Depuis '''Nouvelle Diffusion''' : | Depuis '''Nouvelle Diffusion'''<span> </span>: | ||
#saisir le '''libellé''', | #saisir le '''libellé''', | ||
| Line 129: | Line 129: | ||
==Contenu minimum recommandé== | ==Contenu minimum recommandé== | ||
Pour démarrer proprement une diffusion, il est conseillé de renseigner : | Pour démarrer proprement une diffusion, il est conseillé de renseigner<span> </span>: | ||
*un libellé explicite, | *un libellé explicite, | ||
| Line 137: | Line 137: | ||
==Après création== | ==Après création== | ||
Une fois la diffusion créée, la fiche permet de : | Une fois la diffusion créée, la fiche permet de<span> </span>: | ||
*modifier la description, | *modifier la description, | ||
| Line 146: | Line 146: | ||
*suivre les événements liés à la diffusion. | *suivre les événements liés à la diffusion. | ||
= Utilisation au quotidien = | =Utilisation au quotidien= | ||
== Fiche diffusion == | ==Fiche diffusion== | ||
La fiche diffusion centralise l’ensemble des informations utiles : | La fiche diffusion centralise l’ensemble des informations utiles<span> </span>: | ||
* informations générales, | *informations générales, | ||
* description, | *description, | ||
* destinataires, | *destinataires, | ||
* fichiers joints, | *fichiers joints, | ||
* événements, | *événements, | ||
* actions de workflow. | *actions de workflow. | ||
 |  | ||
== Gestion de la description == | ==Gestion de la description== | ||
La description peut être saisie dans l’éditeur enrichi de Dolibarr. Elle sert à documenter le contenu de la diffusion et peut être reprise dans le PDF généré. | La description peut être saisie dans l’éditeur enrichi de Dolibarr. Elle sert à documenter le contenu de la diffusion et peut être reprise dans le PDF généré. | ||
== Gestion des destinataires == | ==Gestion des destinataires== | ||
Le tableau des destinataires permet de suivre pour chaque ligne : | Le tableau des destinataires permet de suivre pour chaque ligne<span> </span>: | ||
* le tiers, | *le tiers, | ||
* le contact ou l’utilisateur, | *le contact ou l’utilisateur, | ||
* la nature du contact, | *la nature du contact, | ||
* le type de contact, | *le type de contact, | ||
* l’envoi par e-mail, | *l’envoi par e-mail, | ||
* l’envoi par courrier, | *l’envoi par courrier, | ||
* la remise en main propre. | *la remise en main propre. | ||
L’objectif est d’avoir une vue claire de '''qui reçoit quoi''' et '''comment'''. | L’objectif est d’avoir une vue claire de '''qui reçoit quoi''' et '''comment'''. | ||
== Import des contacts du projet == | ==Import des contacts du projet== | ||
La fiche permet d’importer les contacts déjà liés au projet pour gagner du temps et éviter les doubles saisies. | La fiche permet d’importer les contacts déjà liés au projet pour gagner du temps et éviter les doubles saisies. | ||
[[File:Import des contacts du Projets.png|alt=Import des contacts du Projets|thumb|1595x1595px|Illustration de la fonctionnalité d'Import des contacts du Projets]] | [[File:Import des contacts du Projets.png|alt=Import des contacts du Projets|thumb|1595x1595px|Illustration de la fonctionnalité d'Import des contacts du Projets]] | ||
<br /> | <br /> | ||
== Génération du PDF == | ==Génération du PDF== | ||
Le module permet de générer un document PDF récapitulatif de la diffusion. | Le module permet de générer un document PDF récapitulatif de la diffusion. | ||
Ce PDF peut servir de : | Ce PDF peut servir de<span> </span>: | ||
* bordereau de diffusion, | *bordereau de diffusion, | ||
* pièce jointe principale, | *pièce jointe principale, | ||
* support d’archivage, | *support d’archivage, | ||
* document de traçabilité. | *document de traçabilité. | ||
== Aperçu du PDF == | ==Aperçu du PDF== | ||
[[File:Aperçu PDF.png|alt=Aperçu du PDF généré|thumb|1589x1589px|Illustration de l'Aperçu du PDF généré]] | [[File:Aperçu PDF.png|alt=Aperçu du PDF généré|thumb|1589x1589px|Illustration de l'Aperçu du PDF généré]] | ||
<br /> | <br /> | ||
== Fichiers joints == | ==Fichiers joints== | ||
L’onglet '''Fichiers joints''' permet de conserver les documents liés à la diffusion : | L’onglet '''Fichiers joints''' permet de conserver les documents liés à la diffusion<span> </span>: | ||
* plans, | *plans, | ||
* notices, | *notices, | ||
* pièces administratives, | *pièces administratives, | ||
* PDF générés, | *PDF générés, | ||
* justificatifs éventuels. | *justificatifs éventuels. | ||
== Événements == | ==Événements== | ||
L’onglet '''Événements''' permet de suivre l’historique des actions liées à la diffusion quand le module est configuré pour remonter les actions importantes. | L’onglet '''Événements''' permet de suivre l’historique des actions liées à la diffusion quand le module est configuré pour remonter les actions importantes. | ||
<nowiki>#</nowiki> Cycle de vie et actions | <nowiki>#</nowiki> Cycle de vie et actions | ||
== Logique générale == | |||
Une diffusion suit un cycle de vie pour encadrer sa création, sa validation et sa traçabilité. | Une diffusion suit un cycle de vie pour encadrer sa création, sa validation et sa traçabilité. | ||
== Brouillon == | |||
En statut '''Brouillon''', la diffusion est encore en préparation. | |||
En statut | |||
On peut en général : | On peut en général : | ||
* modifier le contenu, | |||
* ajuster la description, | |||
* ajouter ou retirer des destinataires, | |||
* régler les modes d’envoi, | |||
* joindre des documents, | |||
* générer un premier PDF. | |||
== Validation == | |||
Une fois prête, la diffusion peut être '''validée'''. | |||
Une fois prête, la diffusion peut être | |||
La validation marque le passage d’un document de préparation à un document prêt à être diffusé. C’est souvent le moment où l’on fige le contenu utile et où l’on génère la version de référence du PDF. | La validation marque le passage d’un document de préparation à un document prêt à être diffusé. C’est souvent le moment où l’on fige le contenu utile et où l’on génère la version de référence du PDF. | ||
== Envoi / diffusion == | |||
Selon le processus retenu, la diffusion peut ensuite être<span> </span>: | |||
Selon le processus retenu, la diffusion peut ensuite être : | |||
- traitée comme | * envoyée par '''e-mail''', | ||
* traitée comme '''courrier''', | |||
* remise '''en main propre'''. | |||
Le module permet de suivre ces modes de remise directement au niveau des destinataires. | Le module permet de suivre ces modes de remise directement au niveau des destinataires. | ||
== Retour brouillon == | |||
Dans certains cas, un retour en brouillon peut être nécessaire<span> </span>: | |||
Dans certains cas, un retour en brouillon peut être nécessaire : | |||
* erreur de destinataire, | |||
* document incomplet, | |||
* description à corriger, | |||
* pièce jointe à remplacer. | |||
C’est la soupape de sécurité. Sans elle, le workflow serait élégant mais un peu sadique. | C’est la soupape de sécurité. Sans elle, le workflow serait élégant mais un peu sadique. | ||
== Suppression == | |||
La suppression doit rester une action maîtrisée, réservée aux utilisateurs autorisés. | La suppression doit rester une action maîtrisée, réservée aux utilisateurs autorisés. | ||
< | == Événements de suivi == | ||
Le module peut créer des événements agenda lors de certaines actions clés, par exemple<span> </span>: | |||
* validation, | |||
* retour brouillon, | |||
* envoi par e-mail, | |||
* marquage comme diffusé ou remis, | |||
* suppression. | |||
== Bonnes pratiques == | |||
Pour un usage propre : | Pour un usage propre : | ||
* créer une diffusion par envoi ou campagne documentaire cohérente, | |||
* utiliser un libellé explicite, | |||
* relier systématiquement la diffusion au bon projet, | |||
* vérifier les destinataires avant validation, | |||
* conserver les pièces générées et les justificatifs dans la fiche. | |||
[[Category:Modules complémentaires]] | [[Category:Modules complémentaires]] | ||