Module Diffusion
Diffusion
Présentation
Diffusion est un module externe Dolibarr dédié à la gestion des diffusions de plans et de documents dans le cadre de projets.
Le module permet de :
- créer une fiche de diffusion liée à un projet,
- gérer les destinataires,
- choisir les modes de remise,
- joindre des documents,
- générer un PDF récapitulatif,
- suivre le cycle de vie complet d’une diffusion.
L’idée est simple : arrêter de gérer les envois de plans, notices et documents projet à la main, dans des mails dispersés ou des dossiers sans traçabilité.
Fonctionnalités principales
- Création et suivi d’un objet Diffusion
- Liaison à un projet Dolibarr
- Gestion des contacts destinataires
- Import des contacts depuis le projet lié
- Ajout et suivi des documents joints
- Génération et régénération du PDF de diffusion
- Envoi par e-mail
- Création automatique d’événements agenda sur les actions clés
- Compatibilité Multicompany
Accès au module
Une fois activé, le module est accessible depuis le menu Outils > Diffusions.
À qui s’adresse le module ?
Le module est particulièrement utile pour :
- la diffusion de plans d’exécution,
- l’envoi de notices techniques,
- la transmission de documents administratifs,
- la traçabilité des remises par e-mail, courrier ou main propre,
- le suivi documentaire lié aux projets.
Structure de la documentation
- Installation et activation
- Premiers pas
- Utilisation au quotidien
- Cycle de vie et actions
Installation et activation
Prérequis
Le module Diffusion est prévu comme module externe Dolibarr dans :
htdocs/custom/diffusion
Dépendances fonctionnelles recommandées :
Installation
- Copier le dossier `diffusion` dans `htdocs/custom/`
- Se connecter avec un compte administrateur Dolibarr
- Aller dans Configuration > Modules/Applications
- Rechercher Diffusions
- Activer le module
Vérifications après activation
Après activation, il est conseillé de vérifier :
- les droits utilisateurs et groupes,
- les constantes du module,
- les modèles de documents,
- le bon fonctionnement de la génération PDF,
- l’accès au menu Outils > Diffusions.
Configuration générale
Selon votre installation, la page d’administration du module peut permettre de régler notamment :
- la numérotation,
- les modèles PDF,
- certains automatismes,
- le comportement multicompany.
Conseils de mise en production
Avant usage réel :
- tester la création d’une diffusion sur un projet de démonstration,
- vérifier que les contacts projet remontent correctement,
- tester la génération d’un PDF,
- valider les permissions par profil utilisateur.
Premiers pas
Accéder au module
Depuis Dolibarr, ouvrir :
Outils > Diffusions
Le menu latéral permet ensuite d’accéder à :
- Nouvelle Diffusion
- Liste des diffusions
Créer une nouvelle diffusion
Depuis Nouvelle Diffusion :
- saisir le libellé,
- sélectionner le projet,
- renseigner la description,
- cliquer sur Créer brouillon.
Contenu minimum recommandé
Pour démarrer proprement une diffusion, il est conseillé de renseigner :
- un libellé explicite,
- un projet correctement lié,
- une description claire qui pourra servir de base au PDF et au mail,
- les destinataires attendus.
Après création
Une fois la diffusion créée, la fiche permet de :
- modifier la description,
- ajouter des contacts,
- importer les contacts du projet,
- choisir les modes de diffusion,
- générer les documents,
- suivre les événements liés à la diffusion.
Utilisation au quotidien
Fiche diffusion
La fiche diffusion centralise l’ensemble des informations utiles :
- informations générales,
- description,
- destinataires,
- fichiers joints,
- événements,
- actions de workflow.
Gestion de la description
La description peut être saisie dans l’éditeur enrichi de Dolibarr. Elle sert à documenter le contenu de la diffusion et peut être reprise dans le PDF généré.
Gestion des destinataires
Le tableau des destinataires permet de suivre pour chaque ligne :
- le tiers,
- le contact ou l’utilisateur,
- la nature du contact,
- le type de contact,
- l’envoi par e-mail,
- l’envoi par courrier,
- la remise en main propre.
L’objectif est d’avoir une vue claire de qui reçoit quoi et comment.
Import des contacts du projet
La fiche permet d’importer les contacts déjà liés au projet pour gagner du temps et éviter les doubles saisies.
Génération du PDF
Le module permet de générer un document PDF récapitulatif de la diffusion.
Ce PDF peut servir de :
- bordereau de diffusion,
- pièce jointe principale,
- support d’archivage,
- document de traçabilité.
Aperçu du PDF
Fichiers joints
L’onglet Fichiers joints permet de conserver les documents liés à la diffusion :
- plans,
- notices,
- pièces administratives,
- PDF générés,
- justificatifs éventuels.
Événements
L’onglet Événements permet de suivre l’historique des actions liées à la diffusion quand le module est configuré pour remonter les actions importantes. # Cycle de vie et actions
Logique générale
Une diffusion suit un cycle de vie pour encadrer sa création, sa validation et sa traçabilité.
Brouillon
En statut Brouillon, la diffusion est encore en préparation.
On peut en général :
- modifier le contenu,
- ajuster la description,
- ajouter ou retirer des destinataires,
- régler les modes d’envoi,
- joindre des documents,
- générer un premier PDF.
Validation
Une fois prête, la diffusion peut être validée.
La validation marque le passage d’un document de préparation à un document prêt à être diffusé. C’est souvent le moment où l’on fige le contenu utile et où l’on génère la version de référence du PDF.
Envoi / diffusion
Selon le processus retenu, la diffusion peut ensuite être :
- envoyée par e-mail,
- traitée comme courrier,
- remise en main propre.
Le module permet de suivre ces modes de remise directement au niveau des destinataires.
Retour brouillon
Dans certains cas, un retour en brouillon peut être nécessaire :
- erreur de destinataire,
- document incomplet,
- description à corriger,
- pièce jointe à remplacer.
C’est la soupape de sécurité. Sans elle, le workflow serait élégant mais un peu sadique.
Suppression
La suppression doit rester une action maîtrisée, réservée aux utilisateurs autorisés.
Événements de suivi
Le module peut créer des événements agenda lors de certaines actions clés, par exemple :
- validation,
- retour brouillon,
- envoi par e-mail,
- marquage comme diffusé ou remis,
- suppression.
Bonnes pratiques
Pour un usage propre :
- créer une diffusion par envoi ou campagne documentaire cohérente,
- utiliser un libellé explicite,
- relier systématiquement la diffusion au bon projet,
- vérifier les destinataires avant validation,
- conserver les pièces générées et les justificatifs dans la fiche.