Module Adhérents

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Adhérents
Numéro/ID du module 310
Doc utilisateur du module Cette page
Doc développeur du module Module Adhérents (développeur)

Introduction

Le module adhérent permet de gérer les adhérents d'une association.

  • Définition de plusieurs types d'adhérent.
  • Création/Validation/Modification/Résiliation/Suppression d'une fiche adhérent (caractéristiques, photos, ...)
  • Notions d'adhérents soumis à cotisation ou non.
  • Saisie/Modifications/Suppression des adhésions.
  • En association avec le module EMailing, envoi de mailings aux adhérents ou à une certaine catégorie d'adhérents.
  • En association avec le module LDAP, synchronisation des adhérents vers un annuaire LDAP.
  • En association avec le module Module Banques et Caisses, interaction avec les adhésions et la trésorerie de l'association.
  • Reporting.
  • Fonction générique d'exports avec le Module Exports.

Les fonctions du module Adhérent sont centralisées dans le menu du haut "Adhérents".

Dolibarr fait de la gestion de la trésorerie mais ne fait pas de comptabilité analytique. Cette lacune suffit pour dire que Dolibarr n'est pas adapté à une association de grosse taille (plus de 5000 adhérents). Il n'y a pas non plus de module de gestion de la paie, ce qui limite la aussi son utilisation aux associations qui n'ont pas de salariés. Le module de gestion d'association appelé "module Adhérents" est en fait orienté sur les petites associations. Un budget de 10 000 euros annuel me semble la cible type.

Installation

Ce module est livré en standard avec la distribution de Dolibarr, aussi il est déjà installé.

Configuration

Pour utiliser ce module, il vous faut d'abord l'activer. Pour cela, après s'être connecté avec un compte administrateur, aller sur la page "Accueil - Configuration - Modules".

Choisissez l'onglet dans lequel apparaît le module puis cliquez sur "Activer".

Le module est alors activé.

Si un pictogramme apparaît à la fin de la ligne du module, cliquez dessus pour accéder à la page de paramétrage spécifique à ce module.

Utilisation

Création d'un type d'adhérent

Avant de commencer, il est nécessaire de définir les profils d'adhérents. Pour cela, il faut créer un type d'adhérent via le menu Type d'adhérents puis Nouveau type.

Création des attributs personnalisés d'adhérent

Si vous avez besoin de gérer des attributs particuliers sur les fiches adhérents qui ne seraient pas prévus (age du capitaine, tour de poitrine), vous pouvez définir par le menu Attributs d'adhérents puis Nouvel attribut. Choisissez le libellé de l'attribut qui sera visible, son code (qui sera utilisé comme nom de champ dans la base de données), son type et la taille maximale.

Création d'un adhérent

Un adhérent passe par le cycle de vie suivant:

Diagramme d'états d'un adhérent

Pour créer un adhérent on va dans le menu 'Adhérents - Nouvel adhérent. Un formulaire de création est alors proposé. Renseignez tous les champs et cliquez Créer. Ensuite, on passe l'adhérent à l'état Validé en cliquant sur le bouton Valider sur la fiche adhérent.

Si on veut offrir un accès Dolibarr à ce membre, cliquer sur Créer un compte depuis sa fiche membre. Si on veut manipuler un tiers propre à ce membre (pour facturation, devis), cliquer sur Créer un compte depuis sa fiche membre.

Nouvelle adhésion ou renouvèlement

Une adhésion peut être vue comme une cotisation (un paiement). Toutefois, on emploie le terme d'adhésion pour certains types d'adhérents non soumis à cotisation et dans ce cas la cotisation est gratuite. Cela n'exclut pas que leur présence en tant que membre est limitée dans le temps au même titre que celui qui paie une cotisation. Le terme "adhésion" caractérise donc un renouvèlement à l'association à partir d'une date et pour une durée fixe, que ce renouvèlement soit payant ou pas.

Pour saisir une adhésion, aller dans le menu Adhésion puis Nouvelle adhésion et saisir l'adhérent recherché. Ou bien, aller sur la fiche adhérent puis onglet adhésion puis Nouvelle adhésion.

L'historique des adhésions est conservé également l'onglet Adhésion de la fiche adhérent.

Cas d'une adhésion payée en plusieurs fois

Prenons le cas d'une adhésion payée en trois fois. Demandez à votre adhérent trois chèques dont la somme est égale à la cotisation qu'il doit. Puis, pour dolibarr, le principe est le même que ci-dessus.

Une fois que vous avec cliqué sur Nouvelle adhésion, entrez la contre partie correspondant au premier chèque, et spécifiez la période de validité, dans notre cas cela correspond à 1/3 de l'année. Puis, dans le champ Libellé indiquez par exemple Adhésion 2008 1/3. Puis validez par un clic sur ajout adhésion. Recommencez l'opération deux fois de plus en adaptant les valeurs pour couvrir toute l'année.

Résiliation d'adhérent

Aller sur la fiche adhérent et cliquer sur le bouton Résilier.


Exemples de cas d'utilisation

UCFO01: L'association veut définir un nouveau type d'adhérent
Situation L'association veut définir un nouveau type d'adhérent
Actions Je crée un type d'adhérent par Menu Adhérents - Configuration - Types d'adhérents - Nouveau type d'adhérent.
UCFO02: Un nouvel adhérent se présente avec un chèque ou en liquide
Situation Un nouvel adhérent se présente avec un chèque ou en liquide
Actions Je crée un adhérent par Menu Adhérents - Nouvel adhérent.

Je crée une adhésion par onglet Adhésion.

UCFO03: Un adhérent vient renouveler son adhésion avec un chèque ou en liquide
Situation Un adhérent vient renouveler son adhésion avec un chèque ou en liquide
Actions Je vais sur la fiche adhérent puis onglet Adhésion.

Je saisie une nouvelle adhésion.

UCFO04: Je veux résilier un adhérent car son adhésion a expirée et non renouvelée depuis longtemps
Situation Je veux résilier un adhérent car son adhésion a expirée et non renouvelée depuis longtemps
Actions Je vais sur la fiche adhérent.

Je clique sur Résilier.