Module Cabinet Médical

Informations

Module name	Cabinet Médical
Editor / Editeur	DoliCloud et TecLib - www.dolicloud.com et www.teclib.com
Download or buy page / Page achat ou téléchargement	www.dolistore.com
Status / Statut / Estado	Stable
Prerequisites / Prérequis	Dolibarr min version 12.0
Last update date / Date mise à jour fiche / Fecha última actualización	2023-09-25
Note / Nota

Fonctionnalités

Permet de transformer votre Dolibarr en gestionnaire de cabinet médical (dictionnaires des pathologies, gestion des patients, antécédents, annuaire des médecins correspondants/référents, suivi des consultations, examens/radios, génération des documents de consultation, statistiques de vos consultations, suivi des entrées d'argent, remises de chèque, etc...).

L'utilisation détaillée est décrite un peu plus loin.

Installation

Télécharger le fichier archive du module (.zip) depuis le site web www.dolistore.com ou le récupérer par tout autre manière.

Placer le répertoire du module dans le répertoire custom de Dolibarr:
- Pour cela, aller dans Accueil - Configuration - Modules - Déployer/installer une app/module externe
- Téléverser le fichier. Note: Si cela échoue, vous pouvez manuellement dézipper le fichier dans le répertoire custom via la ligne de commande: aller dans le répertoire *custom* et décompressez le zip avec la commande: unzip fichiermodule.zip

Le module est opérationnel et peut être activé.

Configuration

Pour utiliser ce module, il vous faut d'abord l'activer. Pour cela, après s'être connecté avec un compte administrateur, aller sur la page "Accueil - Configuration - Modules".

Choisissez l'onglet dans lequel apparaît le module puis cliquez sur "Activer".

Le module est alors activé.

Si un pictogramme apparaît sur la vignette ou à la fin de la ligne du module, cliquez dessus pour accéder à la page de paramétrage spécifique à ce module.

Page de configuration propre au module:

Dans la page de configuration dédiée au module, vous pouvez décider:

D'activer les fonctions propres à la rhumatologie.
Cacher les fonctionnalités propres aux clients (vous n'avez pas besoin de faire de factures)
Cacher les fonctionnalités propres aux prospects (vous n'avez pas besoin de faire de devis)
Le champ "Banque du patient" est requis pour la saisie des paiements par chèque.

Champs complémentaires:

Si il vous manque des champs pour qualifier vos patients, allez sur la configuration du module Tiers pour ajouter les champs complémentaires. Un Patient est un cas particulier de Tiers, aussi l'ajout d'un champ au niveau des tiers générique, l'ajoutera aussi sur les fiches Patient.

Si il vous manque des champs au niveau de la consultation, aller sur l'onglet Attributs complémentaires (Consultations) pour ajouter les champs manquant. Ils apparaîtront sur la fiche de consultation.

Autres options

Dans le menu 'Accueil - Configuration - Autre', vous pouvez aussi ajouter

la constante "CABINETMED_DELAY_TO_LOCK_RECORD" avec un nombre de jours X. Cela signifie que toutes consultations saisies enregistrées il y a plus de X jours ne pourra plus être modifiée.
A partir de Dolimed 3.7, les champs standards ID professionnels (SIRET, SIREN, NAF, ...) n'apparaissent plus sur les fiches de Patient. Vous pouvez toutefois décider de les rendre visible en ajoutant la constante CABINETMED_SHOW_PROFIDx à 1 (où x est un nombre entre 1 et 6 pour définir quel ID professionnel afficher. Ajouter plusieurs constantes si il vous faut plusieurs ID professionnels).

Dictionnaire des données

Le menu Accueil - Configuration - Dictionnaires vous permettra de changer le contenu des listes déroulantes suivantes

Motifs de consultation
Diagnostiques lésionnels
Examens
Conclusions d'examens
Liste des noms de banques

Utilisation

L'activation du module provoque l'ajout de nouvelles entrées dans le menu du haut qui sont:

Patients
Correspondants (ce sont les autres soignant de vos patients, médecins référents)

Chacun de ces 2 menus est détaillé plus loin...

Utilisateurs

Quand le module est activé, un utilisateur Dolibarr est en fait un membre du personnel soignant (médecin, infirmière, sage-femme, kiné, ou encore secrétaire...), et donc un utilisateur faisant partie du cabinet amené à consulter ou saisir dans Dolibarr (avec éventuellement des droits et une vue restreinte). Il peut n'y avoir qu'un seul utilisateur dans le cas d'un médecin ou soignant exerçant seul. Un utilisateur peut aussi être une personne du secrétariat téléphonique du cabinet.

Correspondants

Les Correspondants sont les autres soignants ou médecins s'occupant ou s'étant occupé du Patient. Choisir le menu "Correspondants" fait apparaître un sous-menu gauche offrant les fonctions pour créer, ou ajouter un nouveau Correspondant.

Pour créer un correspondant, il suffit de cliquer sur l'entrée "Nouveau correspondant" et de saisir les informations sur la fiche vierge puis Enregistrer.
Lorsqu'on a choisi l'entrée du menu "Liste" sous "Correspondants", on voie la liste de tous les correspondants enregistrés. Si on clique sur le nom de l'un d'eux, sa fiche s'ouvre. Et il est possible de la modifier.
Il est possible de rappeler la fiche d'un Correspondant rapidement en saisissant une partie de son nom dans la zone de recherche rapide.
Avec le menu Statistique, il est possible d'avoir des statistiques des correspondants (nombre de patient dont ils sont référents par exemple)

Patients

Choisir le menu du haut "Patients", fait apparaître un sous-menu offrant les fonctions pour créer un nouveau patient, lister les patients ou les consultations passées ou avoir des statistiques sur vos consultations ou vos revenus:

Pour créer un patient, il suffit de cliquer sur l'entrée "Nouveau patient" et de saisir les informations sur la fiche vierge puis Enregistrer (voir chapitre "Fiches Patients et consultations" plus loin).
Lorsqu'on a choisi l'entrée du menu "Liste des patients", on voie la liste de tous les patients enregistrés. Si on clique sur le nom de l'un d'eux, sa fiche s'ouvre. Et il est possible de la modifier.
Il est aussi possible de rappeler la fiche d'un Patient rapidement en saisissant une partie de son nom dans la zone de recherche rapide.

Créer un Patient ou des consultations

Pour créer une fiche patient, cliquer sur le menu "Patients - Nouveau Patient". Une fois créée, une fiche Patient contient plusieurs onglets:

Un onglet Patient avec les informations générales (qui sont celles enregistrés lors de la création)
Un onglet Correspondants (ou Contacts)
Un onglet Notes
Un onglet Antécédents/Traitements (ou History)
Un onglet Consultations
Un onglet Biologies
Un onglet Explorations
Un onglet Courriers/Fichiers
Un onglet Evénements/Agenda (si le module Agenda a été activé)

Voici un description sur la manière d'utiliser chaque onglet.

Onglet Patient (informations générales)

Sur la fiche du Patient, il est possible de lui affecter un ou plusieurs utilisateurs (médecins particuliers du cabinet suivant le patient par exemple).

La plupart des informations de cette fiche sont facultatives et caractérisent le patient d'un point de vue administratif.

Le champ "Suivi Par" a toutefois une utilité particulière. Il est positionné par défaut sur l'utilisateur (le soignant) qui crée la fiche. Il est possible de mettre plusieurs utilisateur suivant le patient. Si le soignant possède le droit "Étendre l'accès à tous les patients (Pas seulement ceux liés à l'utilisateur).", il verra tout les patients. Mais si il ne possède pas ce droit, alors sa vue sera limité aux patient pour lequel il est affecté comme soignant par ce champ. Cette information est aussi utilisé aussi pour quelques statistiques.

Onglet Agenda

Cet onglet n'est visible que si le Module Agenda a été activé.

Il offre une vue de type calendrier de certains événements qui ont été enregistrés sur le patient (création de la fiche patient, rendez-vous, saisie d'une consultation).

Onglet Catégories

Cet onglet n'est visible que si le Module Catégories a été activé.

Il permet de classer un patient dans une ou plusieurs catégories. A vous de décider les catégories que vous créez. Leur création se fair depuis le menu "Patient - Catégorie - Nouvelle catégorie".

Onglet Correspondants

Sur cet onglet, vous pouvez associer tous les médecins traitant ou connaissant le patient avec leur spécialité.

Onglet Antécédents/Traitements

Sur cet onglet, vous pouvez renseigner toute sorte d’antécédents (allergies, opérations antérieures, ...). Il est aussi possible de cocher une case alerte. Dans ce cas, à chaque fois qu'une nouvelle consultation est crée pour ce patient, une popup d'alerte s'affichera avec le contenu de la zone antécédents renseigné.

Onglet Notes

Cette zone permet de renseigner n'importe quel contenu (via un mini traitement de texte) qui n'a pas sa place dans les autres écrans dédiés, au choix du praticien.

Onglet Consultation

Cet onglet permet l'enregistrement d'une consultation du patient. On y retrouve l'historique des consultations du patient.

En cliquant sur le lien référence d'une Consultation existante ou en cliquant sur le bouton Créer consultation, on ouvre la fiche de consultation. Sur cette fiche consultation, on va saisir les symptômes remontés par le patient ou détectés, les actes réalisés ou traitements prescrits. Le montant pris pour la consultation se renseigne également à la fin de la saisie de la fiche.

Onglet Biologies

Cet onglet permet l'enregistrement des demandes d'analyses biologiques du patient ainsi que les résultats.

Onglet Explorations

Cet onglet permet l'enregistrement des demandes d'analyses radiologiques du patient ainsi que les résultats.

Onglet Courriers/Fichiers

Joindre des documents

Cette page permet de joindre des pièces jointes (images de scanners, d'échographie, documents words, ...)

Mais elle permet aussi de générer des documents OpenOffice à partir d'un modèle. Le modèle courrier_consult.odt est fourni en example.

Générer une ordonnance, une facture, courrier patient

Pour générer un document, il faut choisir le modèle, éventuellement la fiche Bio associée puis cliquer sur Générer.

Le modèle sera utilisé et toutes les balises variables seront remplacées par les infos du patient ou de la consultation.

Personaliser son modèle de document

Pour faire son propre modèle de document, voir la page Créer un modèle de document ODT.

Les balises suivantes sont disponibles en plus de celles standards de Dolibarr (Voir la page Créer un modèle de document ODT pour la liste des balises standards):

-- From tab Patient
{patient_name} : Patient name
{patient_code} : Patient code
{patient_barcode} : Patient barcode
{patient_barcode_type} : Type of barcode
{patient_country_code} : Country code of patient (ex: FR, US, IT...)
{patient_country} : Label of country of patient
{patient_email} : Patient email
{patient_size} : Patient size
{patient_weight} : Patient weight
{patient_birthdate} : Patient birthdate
{patient_profession} : Patient work
{patient_gender} : Patient gender
{patient_socialnum} : Patient social number
{patient_options_xxx} : Extrafield xxx on patient.

-- From tab Exploration/Image analysis
{examother_title} : Empty string if no image selected when generating the document, otherwise contains the translated value for "Image analysis"
{examother_principal} : Empty string if no image analysis selected, otherwise name of exam
{examother_conclusion} : Empty string if no image analysis selected, otherwise contains result of exam
{examother_principal_and_conclusion} : Empty string if no image analysis selected, otherwise name of exam and result of exam

-- From tab Bio analysis
{exambio_title} : Empty string if no biology analysis selected when generating the document, otherwise contains the translated value for "Biologic analysis"
{exambio_conclusion} : Empty string if no biology analysis selected, otherwise contains result of exam

-- From tab consultation
{outcome_id} : ID of consultation
{outcome_date} : Date of consultation
{outcome_reason} : Reason of consultation
{outcome_diagnostic} : Diagnostic of consultation
{outcome_history} : History of disease.
{outcome_exam_clinic} : Exam clinic.
{outcome_type_visit} : Type of visit of consultation.
{outcome_act_code} : Act code of consultation.
-- From tab consultation - Treatments
{outcome_treatment_title} : Empty string if no treatment were suggested, otherwise contains the translated value for "Treatment" string
{outcome_treatment} : Empty string if no treatment were suggested, otherwise contains the suggested treatment
{outcome_exam_suggested} : Exams suggested
{outcome_comment} : This is comment added into field "Comment" in the generate document form
-- From tab consultation - Payments
{outcome_total_inctax_card} : Amount payed with card (including tax) (dolimed 3.4.1)
{outcome_total_inctax_cheque} : Amount payed with cheque (including tax) (dolimed 3.4.1)
{outcome_total_inctax_cash} : Amount payed with cash (including tax) (dolimed 3.4.1)
{outcome_total_inctax_other} : Amount payed with other payment mode (including tax) (dolimed 3.4.1)
{outcome_total_inctax} : Amount payed whatever is payment mode (including tax) (dolimed 3.4.1)
-- From tab consultation - Extrafields
{outcome_options_xxx} : Extrafield xxx on consultation.

-- From tab Documents/Files
{doc_comment} : The value you enter into the note area before submitting the file for generation.

Exemple de courrier généré (Cliquer 2 fois pour l'ouvrir en grand)

Menu Statistiques

Le menu Statistiques affiche des statistiques sur le nombre et le montant de vos consultation sous forme graphique.

Menu Revenus

Le menu Revenus affiche un rapport de vos revenus. Il fait apparaître un tableau affichant pour les 3 dernières années, les revenus avec le détail par mois. Il est possible d'avoir une vue de chaque jour du mois en cliquant sur le libellé du mois pour le déroulé. Il est aussi possible depuis cet écran d'exporter le détail dans un fichier Excel.

Copie d'écran exemple (cliquez 2 fois sur l'image pour l'ouvrir en grand):

Exporter vos données

Pour exporter vos données (Liste des patients ou liste des consultations), il vous faut activer le [Module Export]. Puis aller dans le menu Outils - Export et choisir le profil d'export adapté puis suivre l'assistant.

Carte CPS et Vitale (France)

DoliMed ne gère pas et ne réalise pas de télétransmission des actes car il ne s'interface pas avec un lecteur de carte CPS ou Vitale. Un terminal lecteur de carte CPS/Vitale doit de toute façon être acquis par les professions libérales de santé en France, il existe 2 modes de fonctionnements possibles avec DoliMed:

Utilisation avec un lecteur de carte CPS/Vitale autonome

Le processus sera le suivant:

Enregistrez vos patients et consultation dans DoliMed
Une fois la consultation enregistrée dans DoliMed, vous insérez dans le terminal CPS/Vital, la carte vitale du patient (en plus de votre carte CPS). L'identité du patient et du soignant sont alors automatiquement renseignées sur l'écran digital du terminal qui lit la carte Vitale/CPS.
Saisissez le code acte et le montant de la consultation sur ce terminal (identique au montant saisi dans DoliMed).
Validez l'enregistrement. Ceci enregistre dans le terminal la consultation prêtes à être télétransmises en automatique.
En fin de journée (parfois la nuit), le terminal effectue la télétransmission des consultations de la journée.

Utilisation avec un lecteur de carte CPS/Vitale NON autonome qui nécessite un logiciel complémentaire