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Module Diffusion: Difference between revisions
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→Logique générale
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| Line 60: | Line 60: | ||
Dépendances fonctionnelles recommandées<span> </span>: | Dépendances fonctionnelles recommandées<span> </span>: | ||
*module '''Projets''' | *[[Module Projets|module '''Projets''']] | ||
*module '''Tiers''' | *[[Module Tiers|module '''Tiers''']] | ||
==Installation== | ==Installation== | ||
| Line 95: | Line 95: | ||
==Conseils de mise en production== | ==Conseils de mise en production== | ||
Avant usage réel : | Avant usage réel<span> </span>: | ||
*tester la création d’une diffusion sur un projet de démonstration, | *tester la création d’une diffusion sur un projet de démonstration, | ||
| Line 102: | Line 102: | ||
*valider les permissions par profil utilisateur. | *valider les permissions par profil utilisateur. | ||
= Premiers pas = | =Premiers pas= | ||
== Accéder au module == | ==Accéder au module== | ||
Depuis Dolibarr, ouvrir : | Depuis Dolibarr, ouvrir<span> </span>: | ||
'''Outils > Diffusions''' | '''Outils > Diffusions''' | ||
Le menu latéral permet ensuite d’accéder à : | Le menu latéral permet ensuite d’accéder à<span> </span>: | ||
* '''Nouvelle Diffusion''' | *'''Nouvelle Diffusion''' | ||
* '''Liste des diffusions''' | *'''Liste des diffusions''' | ||
[[File:Menu Outils Diffusion.png|alt=Illustration accès au menu Diffusion de puis le Menu Outils|thumb|1589x1589px|Accès au menu Diffusion de puis le Menu Outils]] | [[File:Menu Outils Diffusion.png|alt=Illustration accès au menu Diffusion de puis le Menu Outils|thumb|1589x1589px|Accès au menu Diffusion de puis le Menu Outils]] | ||
<br /> | <br /> | ||
== Créer une nouvelle diffusion == | ==Créer une nouvelle diffusion== | ||
Depuis '''Nouvelle Diffusion''' : | Depuis '''Nouvelle Diffusion'''<span> </span>: | ||
# saisir le '''libellé''', | #saisir le '''libellé''', | ||
# sélectionner le '''projet''', | #sélectionner le '''projet''', | ||
# renseigner la '''description''', | #renseigner la '''description''', | ||
# cliquer sur '''Créer brouillon'''. | #cliquer sur '''Créer brouillon'''. | ||
[[File:03-nouvelle-diffusion.png|alt=Illustration de la création d'une nouvelle Diffusion|thumb|1596x1596px|Création d'une nouvelle Diffusion]] | [[File:03-nouvelle-diffusion.png|alt=Illustration de la création d'une nouvelle Diffusion|thumb|1596x1596px|Création d'une nouvelle Diffusion]] | ||
<br /> | <br /> | ||
== Contenu minimum recommandé == | ==Contenu minimum recommandé== | ||
Pour démarrer proprement une diffusion, il est conseillé de renseigner : | Pour démarrer proprement une diffusion, il est conseillé de renseigner<span> </span>: | ||
* un libellé explicite, | *un libellé explicite, | ||
* un projet correctement lié, | *un projet correctement lié, | ||
* une description claire qui pourra servir de base au PDF et au mail, | *une description claire qui pourra servir de base au PDF et au mail, | ||
* les destinataires attendus. | *les destinataires attendus. | ||
== Après création == | ==Après création== | ||
Une fois la diffusion créée, la fiche permet de : | Une fois la diffusion créée, la fiche permet de<span> </span>: | ||
* modifier la description, | *modifier la description, | ||
* ajouter des contacts, | *ajouter des contacts, | ||
* importer les contacts du projet, | *importer les contacts du projet, | ||
* choisir les modes de diffusion, | *choisir les modes de diffusion, | ||
* générer les documents, | *générer les documents, | ||
* suivre les événements liés à la diffusion. | *suivre les événements liés à la diffusion. | ||
=Utilisation au quotidien= | |||
==Fiche diffusion== | |||
La fiche diffusion centralise l’ensemble des informations utiles<span> </span>: | |||
*informations générales, | |||
*description, | |||
*destinataires, | |||
*fichiers joints, | |||
*événements, | |||
*actions de workflow. | |||
 | |||
==Gestion de la description== | |||
La description peut être saisie dans l’éditeur enrichi de Dolibarr. Elle sert à documenter le contenu de la diffusion et peut être reprise dans le PDF généré. | |||
==Gestion des destinataires== | |||
Le tableau des destinataires permet de suivre pour chaque ligne<span> </span>: | |||
*le tiers, | |||
*le contact ou l’utilisateur, | |||
*la nature du contact, | |||
*le type de contact, | |||
*l’envoi par e-mail, | |||
*l’envoi par courrier, | |||
*la remise en main propre. | |||
L’objectif est d’avoir une vue claire de '''qui reçoit quoi''' et '''comment'''. | |||
==Import des contacts du projet== | |||
La fiche permet d’importer les contacts déjà liés au projet pour gagner du temps et éviter les doubles saisies. | |||
[[File:Import des contacts du Projets.png|alt=Import des contacts du Projets|thumb|1595x1595px|Illustration de la fonctionnalité d'Import des contacts du Projets]] | |||
<br /> | |||
==Génération du PDF== | |||
Le module permet de générer un document PDF récapitulatif de la diffusion. | |||
Ce PDF peut servir de<span> </span>: | |||
*bordereau de diffusion, | |||
*pièce jointe principale, | |||
*support d’archivage, | |||
*document de traçabilité. | |||
==Aperçu du PDF== | |||
[[File:Aperçu PDF.png|alt=Aperçu du PDF généré|thumb|1589x1589px|Illustration de l'Aperçu du PDF généré]] | |||
<br /> | |||
==Fichiers joints== | |||
L’onglet '''Fichiers joints''' permet de conserver les documents liés à la diffusion<span> </span>: | |||
*plans, | |||
*notices, | |||
*pièces administratives, | |||
*PDF générés, | |||
*justificatifs éventuels. | |||
==Événements== | |||
L’onglet '''Événements''' permet de suivre l’historique des actions liées à la diffusion quand le module est configuré pour remonter les actions importantes. | |||
<nowiki>#</nowiki> Cycle de vie et actions | |||
=Logique générale= | |||
Une diffusion suit un cycle de vie pour encadrer sa création, sa validation et sa traçabilité. | |||
==Brouillon== | |||
En statut '''Brouillon''', la diffusion est encore en préparation. | |||
On peut en général<span> </span>: | |||
*modifier le contenu, | |||
*ajuster la description, | |||
*ajouter ou retirer des destinataires, | |||
*régler les modes d’envoi, | |||
*joindre des documents, | |||
*générer un premier PDF. | |||
==Validation== | |||
Une fois prête, la diffusion peut être '''validée'''. | |||
La validation marque le passage d’un document de préparation à un document prêt à être diffusé. C’est souvent le moment où l’on fige le contenu utile et où l’on génère la version de référence du PDF. | |||
==Envoi / diffusion== | |||
Selon le processus retenu, la diffusion peut ensuite être<span> </span>: | |||
*envoyée par '''e-mail''', | |||
*traitée comme '''courrier''', | |||
*remise '''en main propre'''. | |||
Le module permet de suivre ces modes de remise directement au niveau des destinataires. | |||
==Retour brouillon== | |||
Dans certains cas, un retour en brouillon peut être nécessaire<span> </span>: | |||
*erreur de destinataire, | |||
*document incomplet, | |||
*description à corriger, | |||
*pièce jointe à remplacer. | |||
C’est la soupape de sécurité. Sans elle, le workflow serait élégant mais un peu sadique. | |||
==Suppression== | |||
La suppression doit rester une action maîtrisée, réservée aux utilisateurs autorisés. | |||
==Événements de suivi== | |||
Le module peut créer des événements agenda lors de certaines actions clés, par exemple<span> </span>: | |||
*validation, | |||
*retour brouillon, | |||
*envoi par e-mail, | |||
*marquage comme diffusé ou remis, | |||
*suppression. | |||
==Bonnes pratiques== | |||
Pour un usage propre<span> </span>: | |||
*créer une diffusion par envoi ou campagne documentaire cohérente, | |||
*utiliser un libellé explicite, | |||
*relier systématiquement la diffusion au bon projet, | |||
*vérifier les destinataires avant validation, | |||
*conserver les pièces générées et les justificatifs dans la fiche. | |||
[[Category:Modules complémentaires]] | [[Category:Modules complémentaires]] | ||