Module Adhérents
| société | |
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| Numéro/ID du module | {{{num}}} |
| Doc utilisateur du module | Cette page |
| Doc développeur du module | Module Adhérents |
Introduction
Le module adhérent permet de gérer les adhérents d'une association.
- Définition de plusieurs types d'adhérent.
- Création/Validation/Modification/Résiliation/Suppression d'une fiche adhérent (caractéristiques, photos, ...)
- Notions d'adhérents soumis a cotisation ou non.
- Saisie/Modifications/Suppression des adhésions.
- En association avec le module EMailing, envoi de mailings aux adhérents ou à une certaine catégorie d'adhérents.
- En association avec le module LDAP, synchronisation des adhérents vers un annuaire LDAP.
- En association avec le module Banque, interaction avec les adhésions et la trésorerie de l'association.
- Reporting.
- Fonction générique d'export.
Les fonctions du module Adhérent sont centralisées dans le menu du haut "Adhérents".
Création d'un type d'adhérent
Avant de commencer, il est nécessaire de définir les profils d'adhérents. Pour cela, il faut créer un type d'adhérent via le menu Type d'adhérents puis Nouveau type.
Création des attributs personnalisés d'adhérent
Si vous avez besoin de gérer des attributs particuliers sur les fiches adhérents qui ne seraient pas prévus (age du capitaine, tour de poitrine), vous pouvez définir par le menu Attributs d'adhérents puis Nouvel attribut. Choisissez le libellé de l'attribut qui sera visible, son code (qui sera utilisé comme nom de champ dans la base DB2), son type et la taille maximale.
Création d'un adhérent
Un adhérent passe par le cycle de vie suivant:
Pour créer un adhérent on va dans le menu Adhérents - Nouvel adhérent. Un formulaire de création est alors proposé. Renseignez tous les champs et cliquez Créer. Ensuite, on passe l'adhérent à l'état Validé en cliquant sur le bouton Valider sur la fiche adhérent.
Saisie d'une nouvelle adhésion ou d'un renouvèlement
Une adhésion peut être vue comme une cotisation (un paiement). Toutefois, on emploie le terme d'adhésion pour certains types d'adhérents non soumis à cotisation et dans ce cas la cotisation est gratuite. Cela n'exclut pas que leur présence en tant que membre est limitée dans le temps au même titre que celui qui paie une cotisation. Le terme "adhésion" caractérise donc un renouvèlement à l'association à partir d'une date et pour une durée fixe, que ce renouvèlement soit payant ou pas.
Pour saisir une adhésion, aller dans le menu Adhésion puis Nouvelle adhésion et saisir l'adhérent recherché. Ou bien, aller sur la fiche adhérent puis onglet adhésion puis Nouvelle adhésion.
L'historique des adhésions est conservé également l'onglet Adhésion de la fiche adhérent.
Cas d'une adhésion payée en plusieurs fois
Prenons le cas d'une adhésion payée en trois fois. Demandez à votre adhérent trois chèques dont la somme est égale à la cotisation qu'il doit. Puis, pour dolibarr, le principe est le même que ci-dessus.
Une fois que vous avec cliqué sur Nouvelle adhésion, entrez la contre partie correspondant au premier chèque, et spécifiez la période de validité, dans notre cas cela correspond à 1/3 de l'année. Puis, dans le champ Libellé indiquez par exemple Adhésion 2008 1/3. Puis validez par un clic sur ajout adhésion. Recommencez l'opération deux fois de plus en adaptant les valeurs pour couvrir toute l'année.
Résiliation d'adhérent
Aller sur la fiche adhérent et cliquer sur le bouton Résilier.
Exemples de cas d'utilisation
L'association définie un nouveau type d'adhérent
Je crée un type d'adhérent par Menu gauche - Types d'adhérents - Nouvel adhérent.
Un nouvel adhérent se présente avec un chèque ou en liquide
Je crée un adhérent par Menu gauche - Nouvel adhérent. Je crée une adhésion par onglet Adhésion.
Un adhérent vient renouveler son adhésion avec un chèque ou en liquide
Je vais sur la fiche adhérent puis onglet Adhésion. Je saisie une nouvelle adhésion.
Je résilie un adhérent car son adhésion a expirée et non renouvelée depuis longtemps
Je vais sur la fiche adhérent. Je clique sur Résilier.