XRechnung
XRechnung
XRechnung ist eine deutsche Ausgestaltung der europäischen Norm EN 16931 für strukturierte elektronische Rechnungen. Die Spezifikation, Codelisten, Geschäftsregeln und Validator-Konfiguration werden über XStandards Einkauf veröffentlicht.
Ein XRechnungs-Datensatz ist maschinenlesbar. Ein gewöhnliches PDF ohne strukturierten Datensatz ist keine XRechnung. Für öffentliche Auftraggeber können zusätzlich eine Leitweg-ID, bestimmte Übertragungswege und weitere Empfängervorgaben erforderlich sein.
Neben XRechnung ist in Deutschland das hybride Format ZUGFeRD verbreitet.
E-Rechnungspflicht in Deutschland
Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen wird die E-Rechnung stufenweise verpflichtend:
- Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
- Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Vorjahr E-Rechnungen ausstellen.
- Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht zur Ausstellung für alle Unternehmen.
Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern.
Was als E-Rechnung gilt
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der Normenreihe EN 16931 entspricht und elektronisch verarbeitet werden kann. Scans, Word-Dateien oder PDFs ohne strukturierten Datensatz sind sonstige Rechnungen.
XRechnung
Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei in der Syntax UBL oder CII. Sie ist für die Verarbeitung durch Software bestimmt, zum Lesen braucht der Mensch eine Visualisierung. XRechnung ist der Standard für Rechnungen an die Bundesverwaltung und viele Landesverwaltungen und auch zwischen Unternehmen zulässig. In Kraft ist die Version 3.0, seit dem 1. Februar 2024 und mindestens bis zum 31. Juli 2027. Eine Vorversion von XRechnung 4.0 wurde im September 2026 veröffentlicht, die finale Fassung wird für das Frühjahr 2027 erwartet.
ZUGFeRD
ZUGFeRD, international Factur-X, ist ein hybrides Format: eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteter XML-Datei in der Syntax CII. Das PDF ist für Menschen lesbar, die XML-Datei für Software. Als E-Rechnung gilt ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Weichen PDF und XML inhaltlich voneinander ab, ist der XML-Teil maßgeblich.
BMF-Schreiben
Das Bundesministerium der Finanzen hat die Regeln in zwei Schreiben konkretisiert, vom 15. Oktober 2024 und vom 15. Oktober 2025. Das zweite Schreiben ändert das erste sowie den Umsatzsteuer-Anwendungserlass. Für die Praxis besonders wichtig:
- Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein. Ergänzende Angaben können als Anhang beigefügt werden, etwa als PDF.
- Das Schreiben unterscheidet Formatfehler, Geschäftsregelfehler und Inhaltsfehler. Bei einem Formatfehler liegt keine E-Rechnung vor, sondern eine sonstige Rechnung, die formalen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug sind dann nicht erfüllt. Verstöße gegen Geschäftsregeln können die Ordnungsmäßigkeit der Rechnung beeinträchtigen, insbesondere wenn Pflichtangaben betroffen sind.
- Das BMF empfiehlt, E-Rechnungen mit geeigneten Validierungsverfahren zu prüfen. Für XRechnung stellt die KoSIT einen offiziellen Validator bereit.
- Aus umsatzsteuerlicher Sicht ist eine GoBD-konforme Aufbewahrung nicht zwingend, die Unversehrtheit des Inhalts der E-Rechnung muss aber gewährleistet sein.
- Änderungen der Bemessungsgrundlage, etwa durch Skonto oder Nachlässe, erfordern keine neue Rechnung. Änderungen der Leistungsbeschreibung erfordern grundsätzlich eine berichtigte Rechnung.
Diese Seite gibt einen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung.
Verwendung mit Dolibarr
Ob und in welchem Umfang XRechnungen erzeugt, empfangen oder validiert werden können, hängt von der Dolibarr-Version, der Landeskonfiguration und den eingesetzten Zusatzmodulen ab. Zusatzmodule gibt es für den Rechnungsausgang, also das Erzeugen von XRechnung oder ZUGFeRD aus Kundenrechnungen, und für den Rechnungseingang, also die Übernahme eingehender E-Rechnungen als Lieferantenrechnungen. Vor dem Einsatz sollte geprüft werden:
- welche Formate, Syntaxen und Profile ein Modul erzeugen oder einlesen kann,
- ob es zur eingesetzten Dolibarr-Version passt,
- ob eine Prüfung gegen EN 16931 und die Geschäftsregeln der XRechnung enthalten ist.
Module
Die Übersicht nennt Module mit Bezug zu XRechnung und ZUGFeRD in alphabetischer Reihenfolge. Sie erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, Ergänzungen sind willkommen.
| Modul | Bezugsquelle |
|---|---|
| Basix E-Rechnung für Dolibarr | verfügbar im Rahmen eines Hostings bei Basix, nicht im DoliStore |
| Bloxera E-Rechnung Export | https://www.dolistore.com/product.php?id=2472&l=de |
| Bloxera E-Rechnung Import | https://www.dolistore.com/product.php?id=3050&l=de |
| E-Invoice: XRechnung 3.0, ZUGFeRD & Factur-X | https://www.dolistore.com/product.php?id=3162&l=de |
| FacturX/ZUGFeRD/XRechnung | https://www.dolistore.com/product.php?id=954&l=de |
| OCR - ScanInvoices - XRechnung import - UBL/Peppol Import | https://www.dolistore.com/product.php?id=907&l=de |
| XRechnung/ZUGFeRD Mail Import | https://www.dolistore.com/product.php?id=2428&l=de |
Die Aufführung in dieser Liste beruht auf den Angaben der jeweiligen Anbieter. Ob ein Modul die deutschen Anforderungen an E-Rechnungen erfüllt, liegt in der Verantwortung des Nutzers und ist vor dem Einsatz zu prüfen.
Abrufdatum DoliStore: 1. November 2026