DATEV-Format
Das DATEV-Format bezeichnet die von der DATEV eG definierten Datenformate für den Austausch von Buchführungsdaten, insbesondere den Buchungsstapel im EXTF-/CSV-Format. In Deutschland ist es der verbreitetste Weg, um Buchungsdaten aus einer Unternehmenssoftware an eine Steuerkanzlei oder Buchhaltung zu übergeben. Das Format definiert unter anderem Kontenrahmenbezug, Debitoren- und Kreditorenkonten, Steuerschlüssel, Belegfelder und Buchungszeiträume.
Eine Übergabe im DATEV-Format ist nicht gleichbedeutend mit einer zertifizierten oder direkten DATEV-Schnittstelle. Üblich ist der Export einer Datei, die von der empfangenden Kanzlei in ihr DATEV-System importiert wird.
Verwendung mit Dolibarr
Dolibarr kann Geschäftsvorfälle und Buchungsdaten für die Weiterverarbeitung exportieren. Der genaue Weg hängt von Dolibarr-Version, Buchhaltungskonfiguration, eingesetztem Zusatzmodul und den Importvorgaben der empfangenden Buchhaltung oder Steuerkanzlei ab.
Das Standardmodul für die doppelte Buchführung wird unter Module Accounting Advanced beschrieben. Es unterstützt Buchungsjournale und mehrere Exportformate. Spezifische deutsche Zielformate können zusätzliche Module erfordern; das Wiki enthält unter anderem Module_Accounting_Export_DATEV-Format. Status, unterstützte Dolibarr-Versionen und tatsächlicher Lieferumfang eines Zusatzmoduls sind vor einem produktiven Einsatz zu prüfen.
Voraussetzungen
Vor dem ersten Export sollten mindestens folgende Punkte mit der empfangenden Stelle abgestimmt sein:
- Kontenrahmen (zum Beispiel SKR 03 oder SKR 04) und Sachkonten
- Debitoren- und Kreditorenkonten beziehungsweise Nummernlogik
- Steuerschlüssel und Umsatzsteuersätze
- Belegnummern, Buchungsdatum und Leistungsdatum
- Erlös-, Aufwands-, Bank- und Zahlungskonten
- Belegübergabe und Zuordnung zwischen Buchung und Originalbeleg
- Exportzeitraum, Stornoverfahren und Schutz vor Doppelimporten
Empfohlener Ablauf
- Konten und Zuordnungsregeln gemeinsam mit Buchhaltung oder Steuerkanzlei festlegen.
- Einen kurzen Testzeitraum mit repräsentativen Ausgangs- und Eingangsrechnungen auswählen.
- Buchungen in Dolibarr erzeugen und fachlich prüfen.
- Export im vereinbarten Format erstellen, ohne den Zeitraum voreilig abzuschließen.
- Datei in einer Testumgebung oder durch die empfangende Stelle importieren lassen.
- Konten, Steuerschlüssel, Soll/Haben, Belegnummern, Beträge und Summenprotokoll vergleichen.
- Fehler in der Zuordnung korrigieren und den Test wiederholen.
- Erst nach dokumentierter Abnahme einen wiederkehrenden Exportprozess festlegen.
Belege und E-Rechnungen
Der Export von Buchungssätzen und die Übergabe der zugehörigen Belege sind getrennt zu prüfen. Je nach Version und Exportformat können Belegdateien gemeinsam mit Buchhaltungsdaten bereitgestellt werden. Strukturierte E-Rechnungen müssen zusätzlich in ihrem Originalformat aufbewahrt und im jeweiligen Eingangs- oder Ausgangsprozess behandelt werden. Siehe Electronic_Billing und XRechnung.
Grenzen und Verantwortung
Ein technisch erfolgreicher Export ersetzt weder die fachliche Prüfung noch die steuerliche Beratung. Die empfangende Buchhaltung oder Steuerkanzlei legt fest, welche Felder, Konten und Formate angenommen werden. Änderungen an Kontenrahmen, Steuerschlüsseln oder Exportmodulen sollten zunächst mit Testdaten geprüft werden.
Betreute Umsetzung
Eine betreute Umsetzung der DATEV-nahen Übergabe innerhalb eines gehosteten Dolibarr wird von Basix im Rahmen von DigiBasiX angeboten; Hintergrund zum Anbieter unter basix.de. Die Hinweise auf dieser Seite gelten unabhängig davon für jede Dolibarr-Installation.
Quellen und weiterführende Informationen
- DATEV eG, Dokumentation der Schnittstellen und Datenformate: https://developer.datev.de/
- Beschreibung des Buchungsstapel-Formats (EXTF) im DATEV Hilfe-Center: https://apps.datev.de/help-center/
- Diese Seite ersetzt keine steuerliche Beratung.