Module Factures Clients

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Documentation Utilisateur

A ce stade de développement Dolibarr n'inclut pas de véritable comptabilité au sens légal. Vous devez donc, soit utiliser en parallèle un logiciel dédié de comptabilité, soit confier la tenue de la comptabilité à un cabinet comptable.

En revanche Dolibarr vous permet bien sûr d'établir des factures aux clients que vous avez préalablement saisis (voir Sociétés).

La page FactureConfiguration vous explique comment configurer le module Facturation et donne quelques exemples de modèles de factures.

Création de facture

Vous pouvez créer une facture directement à partir d'une fiche client, ou à partir d'une commande clôturée à l'état "accepté", ou encore depuis un contrat de service.

Types de factures

Si vous créez une facture depuis une fiche client, vous pouvez choisir 3 types de factures:

• Les factures de doit

Il s'agit d'une facture standard. Il n'y a aucun prérequis.

• Les factures de doit de remplacement

Une facture de remplacement permet de refaire une facture sur laquelle il y aurait des erreurs et sur laquelle rien n'aurait été fait (aucun paiement saisi).

On ne peut créer qu'une seule facture de remplacement pour une facture de doit donnée. Quand on a créé une facture de remplacement R, on choisit la facture de doit F qui doit être remplacée. Il n'est alors plus possible de faire d'actions sur la facture F, bien que cette dernière ne change pas de statut après que la facture de remplacement R ait été créée au statut brouillon.

Si la facture de remplacement R est supprimée, la facture F reprends son état initial et le cycle de vie de la facture F peut reprendre.

Si la facture de remplacement R est validée, la facture F passe alors au statut abandonnée automatiquement. Le cycle de vie continue sur la facture R.

• Les factures d'avoir

On crée une facture d'avoir sur une facture de doit. On peut créer plusieurs factures d'avoirs sur une facture donnée.

Procédure

Une fois une facture créée (en mode brouillon), vous devez intégrer dans la facture des Produits ou Services déjà définis dans Dolibarr ou bien dont vous saisissez directement l'intitulé, le taux de TVA, le prix unitaire. Pour chaque ligne de la facture vous définissez aussi une quantité et éventuellement une remise.

Une fois la facture prête vous devez la valider. Attention cette opération est irréversible. Quand vous validez la facture un numéro lui est attribué selon le modèle de numérotation que vous avez choisi dans la configuration du module Facture. Si une erreur est détectée après avoir validé la facture, il faudra soit faire une facture de remplacement, soit faire une facture d'avoir.

Génération PDF, Impression

A compléter... Lorsqu'un document est généré, il est fabriqué suivant un modèle choisi parmi une liste activée dans les écrans Accueil - Configuration - Modules - Facture

Voici des exemples de modèles

Saisir les paiements

A compléter...

Classer la facture

Une facture validée peut être définitivement classée à l'état:

• Payé

Si la somme des paiements est supérieure ou égale au montant réclamé.

• Payé partiellement

Si la somme des paiements est supérieure à 0 mais strictement inférieure au montant réclamé.

• Abandonné

Si aucun paiement n'a eu lieu.

Exporter les factures

Dolibarr fournit un outil générique vous permettant d'exporter les données de vos factures. Pour cela, il faut utiliser l'assistant Export qui se trouve dans le menu Outils - Nouvel export.

Voir la page Exports pour plus d'informations.

Cas d'utilisations

UCIN00: Erreur sur le contenu de la facture corrigée par facture remplacement

Situation: Je crée une facture. Je valide. Je me rend compte de l'erreur après validation.

Actions correctives: Je classe la facture abandonnée pour motif 'Autre' (opération non obligatoire car automatique avec étape suivante). Je crée une nouvelle facture en choisissant facture de remplacement et en selectionnant la facture remplacée comme facture.

UCIN00b: Erreur sur le client détecté avant envoi facture

Situation: Je crée une facture. Je valide. Je me rend compte que la facture a été crée sur le mauvais client.

Actions correctives: Je classe la facture abandonnée pour motif 'Autre' et je renseigne le motif "Erreur saisie sur mauvais client". Je crée une nouvelle facture sur le bon client.

TODO: Faire confirmer par expert que possible sinon, utiliser le cas suivant.

UCIN00c: Erreur sur le client (ou facture saisie 2 fois) détecté après envoi facture mais avant paiement

Situation: Je crée une facture. Je valide et l'envoie au client. Je me rend compte que la facture a été crée sur le mauvais client ou facture en doublon avec une autre deja envoyée.

Actions correctives: Je crée un avoir sur la facture (TODO: Pas possible actuellement) du montant inverse exacte. Je convertit l'avoir en reduc. J'applique la reduc sur la facture en erreur. Le du devient alors zero et je classe la facture à Payée complètement.

UCIN00d: Erreur sur le libellé client détecté après reception paiement

Situation: Je crée une facture sur le client de libellé X. Je valide. Je saisi les paiements. Je classe la facture payée. Je me rend compte que la facture a été crée sur le mauvais client et le client me demande une contrefacture sur l'ancien nom X et une nouvelle sur le nouveau nom Y.

Actions correctives: Je crée un avoir sur la facture en erreur avec toutes les lignes en inverse. Je transforme l'avoir en réduction. L'avoir se retrouve ainsi "traité". J'édite la fiche client pour corriger le libellé client X par Y. Je crée la nouvelle facture sur le nouveau client Y en incluant toutes les lignes. Je la valide. J'inclut le paiement issue de l'avoir. Le solde passe alors à 0 (aucun du). Je peux classer la facture à Payée sans saisir d'autres réglements (le client a déjà payé).

UCIN01: Facturation et paiement intégral

Situation: Je crée une facture. Je reçois l'intégralité des paiements.

Actions: Je saisis tous les paiement sur la facture. Le solde devient à 0. Je peux classer la facture à Payée.

UCIN02: Facturation et paiement supérieur reçu

Situation: Je crée une facture. Je reçois un paiement supérieur au montant réclamé.

Actions correctives: Je saisi le montant reçu. Je clos la facture à l'état Payé. Je crée un avoir du trop perçu.

UCIN03: Facturation et paiement intégral puis produit retourné

Situation: Je crée une facture. Je reçois l'intégralité des paiements. Je les saisis et le solde devient 0. Je clos la facture à l'état Payé. Plus tard, je reçois un retour de produit suite à rétractation légale.

Actions correctives: Je saisi un avoir sur cette facture. Cet avoir peut etre converti en réduction pour la prochaine facture ou rembourser en monétaire.

UCIN04: Facturation et paiement partiel car anticipé (escompte)

Situation: Je crée une facture. Je reçois un paiement du montant de la facture moins un escompte accordé pour paiement anticipé.

Actions: Je saisi le paiment reçu de la valeur reçue. Je classe la facture à Payé partiellement et renseigne le motif "Le manque est un Escompte".

UCIN06: Facturation et paiement partiel car retour produit, attente correction anomalie ou erreur infine tolerable

Situation: Je crée une facture. Je reçois un paiement partiel, je le saisi. Je reçois un retour d'une partie des produits (retractation du client) ou ne reçois plus les quelques centimes manquant. Eventuellement, le client attend un avoir pour payer la fin de la facture.

Action: Je saisie un avoir sur la facture dont le réglement a commencé. J'envoie l'avoir. Ensuite, je convertit cet avoir en reduction pour le client. Je saisi eventuellement la suite des paiements reçus. Eventuellement j'inclus l'avoir dans la liste des paiements de la facture (sinon il pourra etre inclus dans une autre facture). Je classe la facture à l'état Payé.

TODO Controle a inclure en plus: Quand l'avoir est fait sur une facture au statut 'Réglement commencé', il faut mettre un message disant "Attention, ne créer un avoir sur une facture en cours de paiement que si le client a cessé le paiement et attend cet avoir pour poursuivre la suite ou parceque vous fermez la facture". Ensuite il faut vérifier que le montant de l'avoir est inférieur au montant de la facture auquel il s'applique - montant deja reçu. Sinon, refuser création avoir.

UCIN05: Facturation et paiement partiel car mauvais payeur

Situation: Je crée une facture. Je reçois un paiement partiel, je le saisi. Après une longue attente, la suite des paiements n'est pas reçue et j'abandonne tout espoir.

Actions: Je classe la facture à l'état Payé partiellement et renseigne le motif Mauvais payeur.

UCIN07: Facturation et aucun paiement reçu car mauvais payeur

Situation: Je crée une facture. Après une longue attente, la suite des paiements n'est pas reçu et j'abandonne tout espoir.

Actions: Je classe la facture à l'état Abandonnée et renseigne le motif Mauvais payeur.

Factures récurrentes

Une facture récurrente est une facture qui est appliquée de façon répétée dans le temps. Par exemple, l'entretien de machinerie ou la mise-à-jour régulière d'un site web peuvent être l'objet de factures récurrentes. Dans Dolibarr, une facture désignée comme récurrente est simplement une facture dont on réutilise la plupart des données pour émettre d'autres factures sur base de ces informations, ce qui permet un gain de temps non-négligeable.

Dans le cas de la mise en oeuvre des contrats, une facture récurrente peut être définie et correspondant aux éléments récurrents du contrat. Ceci est très intéressant. Le seul bémol, la période indiquée pour chaque élément de la facture résultante couvre toute la période du contrat. Elle ne devrait porter que sur le mois de facturation.

Cas d'utilisation de factures récurrentes

UCRIN01: Création d'une facture récurrente

Il n'est pas possible de créer une facture récurrente en soi. Il s'agit d'une facture normale que l'on réutilise par la suite.

UCRIN02: Transformation d'une facture normale en facture récurrente

J'ouvre une facture existante. Je clique sur le bouton "Modifier en récurrente". J'entre un titre (par exemple, "Mise-à-jour trimestrielle") et éventuellement une note, qui pourrait être une explication de la raison de la répétition de cette facture. Ma facture est à présent une facture récurrente. Cela ne sera visible que si je demande l'affichage des factures récurrentes ou que je crée une nouvelle facture.

UCRIN03: Utilisation d'une facture récurrente pour la création d'une nouvelle facture

Je crée une nouvelle facture ("Créer facture"), et j'utilise la boîte de sélection en bas de page pour sélectionner la facture récurrente que je veux utiliser comme gabarit (template). Ma nouvelle facture est pré-remplie, les modifications à apporter sont mineures.