Module Factures Clients
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A ce stade de développement Dolibarr n'inclut pas de véritable comptabilité au sens légal. Vous devez donc, soit utiliser en parallèle un logiciel dédié de comptabilité, soit confier la tenue de la comptabilité à un cabinet comptable.
En revanche Dolibarr vous permet bien sûr d'établir des factures aux clients que vous avez préalablement saisis (voir Sociétés).
La page FactureConfiguration vous explique comment configurer le module Facturation et donne quelques exemples de modèles de factures.
Création de facture
Vous pouvez créer une facture directement à partir d'une fiche client, ou à partir d'une commande clôturée à l'état "accepté", ou encore depuis un contrat de service.
Types de factures
Si vous créez une facture depuis une fiche client, vous pouvez choisir 3 types de factures:
- Les factures de doit
Il s'agit d'une facture standard. Il n'y a aucun prérequis.
- Les factures de doit de remplacement
Une facture de remplacement permet de refaire une facture sur laquelle il y aurait des erreurs et sur laquelle rien n'aurait été fait (aucun paiement saisi).
On ne peut créer qu'une seule facture de remplacement pour une facture de doit donnée. Quand on a créé une facture de remplacement R, on choisit la facture de doit F qui doit être remplacée. Il n'est alors plus possible de faire d'actions sur la facture F, bien que cette dernière ne change pas de statut après que la facture de remplacement R ait été créée au statut brouillon.
Si la facture de remplacement R est supprimée, la facture F reprends son état initial et le cycle de vie de la facture F peut reprendre.
Si la facture de remplacement R est validée, la facture F passe alors au statut abandonnée automatiquement. Le cycle de vie continue sur la facture R.
- Les factures d'avoir
On crée une facture d'avoir sur une facture de doit. On peut créer plusieurs factures d'avoirs sur une facture donnée.
Procédure
Une fois une facture créée (en mode brouillon), vous devez intégrer dans la facture des Produits ou Services déjà définis dans Dolibarr ou bien dont vous saisissez directement l'intitulé, le taux de TVA, le prix unitaire. Pour chaque ligne de la facture vous définissez aussi une quantité et éventuellement une remise.
Une fois la facture prête vous devez la valider. Attention cette opération est irréversible. Quand vous validez la facture un numéro lui est attribué selon le modèle de numérotation que vous avez choisi dans la configuration du module Facture. Si une erreur est détectée après avoir validé la facture, il faudra soit faire une facture de remplacement, soit faire une facture d'avoir.
Generation PDF, Impression
A compléter... Lorsqu'un document est généré, il est fabriqué suivant un modèle choisi parmi une liste activée dans les écrans Accueil - Configuration - Modules - Facture
Voici des exemples de modèles
Saisir les paiements
A compléter...
Classer la facture
Une facture validée peut etre définitivement classer à l'état:
- Payé
Si la somme des paiements est supérieure ou égale au montant réclamé.
- Payé partiellement
Si la somme des paiements et supérieure à 0 mais strictement inférieure au montant réclamé.
- Abandonné
Si aucun paiement n'a eu lieu.
Exporter les factures
Dolibarr fournit un outil générique vous permettant d'exporter les données de vos factures. Pour cela, il faut utiliser l'assistant Export qui se trouve dans le menu Outils - Nouvel export.
Voir la page Exports pour plus d'informations.
Exemples de cas d'utilisations
UCIN00: Facuration en erreur corrigée par facture remplacement
Je crée une facture. Je valide. Je me rend compte de l'erreur après validation. Je classe la facture abandonnée pour motif 'autre' (opération non requise car automatique avec étape suivante). Je crée une nouvelle facture en choisissant facture de remplacement et en selectionnant la facture remplacée comme facture.
UCIN01: Facturation et paiement intégral
Je crée une facture. Je reçois l'intégralité des paiements. Je les saisis et le solde devient à 0. Je clos la facture à l'état Payé.
UCIN02: Facturation et paiement supérieur reçu
Je crée une facture. Je reçois un paiement supérieur au montant réclamé. Je saisi le montant reçu. Je clos la facture à l'état Payé. Je crée un avoir du trop perçu.
TODO: Reste à gérer cet avoir:
Sur avoir: vérifier que bouton 'transformer avoir' en réduc pour prochaine facture marche dans ce cas.
UCIN03: Facturation et paiement intégral puis produit retourné
Je crée une facture. Je reçois l'intégralité des paiements. Je les saisis et le solde devient 0. Je clos la facture à l'état Payé. Plus tard, je reçois un retour de produit suite à rétractation légale. Je saisi un avoir sur cette facture.
UCIN04: Facturation et paiement partiel car anticipé (escompte)
Je crée une facture. Je reçois un paiement du montant de la facture moins un escompte accordé pour paiement anticipé. Je saisi le paiment reçu. Je classe la facture à Payé partiellement et renseigne le motif Escompte.
UCIN05: Facturation et paiement partiel car mauvais payeur
Je crée une facture. Je reçois un paiement partiel, je le saisi. Après une longue attente, la suite des paiements n'est pas reçue. J'abandonne tout espoir et je classe la facture à l'état Payé partiellement et renseigne le motif Mauvais payeur.
UCIN06: Facturation et paiement partiel car retour produit
Je crée une facture. Je reçois un retour d'une partie des produits (retractation du client). Je reçois un paiement partiel, je le saisi. Je classe la facture à l'état Payé partiellement et renseigne le motif Autres cas.
UCIN07: Facturation et aucun paiement reçu car mauvais payeur
Je crée une facture. Après une longue attente, la suite des paiements n'est pas reçu. J'abandonne tout espoir et je classe la facture à l'état Abandonnée et renseigne le motif Mauvais payeur.
UCIN08: Facturation et aucun paiement reçu car facture saisie par erreur
Je crée une facture. Je classe la facture à l'état Abandonnée et renseigne le motif Autre. Eventuellement, je peux saisir tout de suite ou plus tard une facture de remplacement basé qui remplace celle-ci.