Remboursement frais: Difference between revisions
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Pour les autres, les modalités de remboursements seront discuttés au cas par cas. | Pour les autres, les modalités de remboursements seront discuttés au cas par cas. | ||
Revision as of 18:54, 21 May 2013
Association Dolibarr et remboursement des frais engagés
L'évènement du DevCamp de Montpellier DevCamp_Montpellier_April_2013_Organisation a été une première dans le cadre d'un remboursement des frais engagés par les participants. A l'aune de cette expérience une réflexion s'impose pour fixer des règles et cadrer ces remboursements. Le but de cette page est de définir un cadre générique permettant de valider une fois pour toute les remboursements que pourrait faire l'association.
Conditions d'éligibilité
Les conditions d'éligibilité se rapportent d'une part à l'évènement lui même et d'autre part aux participants
Type d'évènement
Ces règles ne s'appliquent que pour les 2 evenements suivants:
- RMLL
- Salon Solution Linux
Pour les autres, les modalités de remboursements seront discuttés au cas par cas.
Participants
La liste suivante n'est qu'une base de discussion
- Ensemble des participants
Pour rester dans l'enveloppe des ressources de l'association il est nécessaire de limiter à l'avance le nombre de participants pris en charge. Pour une entreprise donnée, un seul participant sera pris en charge.
- Membres du bureau
- Adhérents
Type de participation
- Investissement à temps plein
Il semble logique de privilégier ce type de participation lors d'un nombre limité de participants
- Simple passage
Limites de remboursement
De façon générale tout remboursement ne sera effectué que sur présentation d'une facture et de pièces justificatives
Transport
Fournir une copie du titre de transport. Une copie du calcul du trajet (genre Mapie) si transport en véhicule personnel.
Hébergement
Fournir une copie de la facture de l'hébergement.
Restauration
Fournir une copie de la facture. Dans le cas où l'association prend en charge la réservation des repas, les repas non consommés par un participant devront être payés par celui-ci.
Limites propres aux réserves de l'association
L'enveloppe de remboursement à ne pas dépasser est données à l'avance par le trésorier. Celle ci peut être discutée lors des réunions de bureau précédant l'événement.