Remboursement frais

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Introduction

L'évènement du DevCamp de Montpellier DevCamp_Montpellier_April_2013_Organisation a été une première dans le cadre d'un remboursement des frais engagés par les participants. A l'aune de cette expérience une réflexion s'impose pour fixer des règles et cadrer ces remboursements. Le but de cette page est de définir un cadre générique permettant de valider une fois pour toute les remboursements que pourrait faire l'association.

Conditions d'éligibilité et règles de remboursement

Les conditions d'éligibilité se rapportent d'une part à l’événement lui même et d'autre part aux participants

Formule de remboursement "Salon majeur standard"

Type d’événement

Ces règles s'appliquent uniquement que pour les 2 événements suivants:

  • RMLL
  • Salon Solution Linux aussi appelé Paris Open Source Summit.

Pour les DevCamp, voir le chapitre 'Formule de remboursement "DevCamp" Dolibarr'. Pour les autres, les modalités de remboursements seront discutés au cas par cas.

Participants

  • Pour bénéficier du remboursement, il faut à minima être adhérent.
  • Limite de remboursement à 1 personne par société, et à condition que cette personne s'engage sur le taux de participation (voir chapitre suivant).
  • Dans certains, l'association peut aussi décider de limiter le remboursement à seulement 2 participants pour un événement, les 2 premiers qui en font la demande et qui s'engagent sur le taux de participation (non par défaut).

Exigence sur la participation

  • Présence à minima à 80% du temps sur un salon qui dure 2 ou 3 jours (le Salon Solution Linux).
  • Présence à minima 3 jours sur un salon qui dure 1 semaine (RMLL).

Montant

De façon générale tout remboursement ne sera effectuée que sur présentation d'une facture et de pièces justificatives. L'association remboursera 80% du montant déclaré sur les transports, hébergement et restauration.

  • Transport

Fournir une copie du titre de transport. Une copie du calcul du trajet (genre Mapie) si transport en véhicule personnel. Le montant déclaré doit être celui de la valeur des billets de trains de seconde classe.

  • Hébergement

Fournir une copie de la facture de l'hébergement. Le montant déclaré sera celui de la facture d'hébergement à fournir et plafonné à 100 euros par nuit.

  • Restauration

Fournir une copie de la facture. Dans le cas où l'association prend en charge la réservation des repas, les repas non consommés par un participant devront être payés par celui-ci. Le montant déclaré sera celui des factures mais plafonné à 15 euros par repas.

Formule de remboursement "DevCamp" Dolibarr

  • Il est souvent demandé une participation d'inscription pour les DevCamp Dolibarr.
  • Les frais de transports sont toujours à la charge du participant.
  • Les frais d'hébergement ou de certains repas peuvent être pris en charge à condition que la réservation soit faite par l'équipe organisatrice. Dans ce cas, le lieu d'hébergement et restauration sera imposé, la date d'inscription devra aussi avoir respecté une deadline. Si l'hébergement est trouvé par le participant lui même, aucune participation de l'association n'est possible.