Remboursement frais

Association Dolibarr et remboursement des frais engagés

L'évènement du DevCamp de Montpellier DevCamp_Montpellier_April_2013_Organisation a été une première dans le cadre d'un remboursement des frais engagés par les participants. A l'aune de cette expérience une réflexion s'impose pour fixer des règles et cadrer ces remboursements. Le but de cette page est de définir un cadre générique permettant de valider une fois pour toute les remboursements que pourrait faire l'association.

Conditions d'éligibilité

Les conditions d'éligibilité se rapportent d'une part à l'évènement lui même et d'autre part aux participants

Type d'évènement

Ces règles ne s'appliquent que pour les 2 evenements suivants:

• RMLL
• Salon Solution Linux

Pour les autres, les modalités de remboursements seront discuttés au cas par cas.

Participants

• Pour bénéficier du remboursement, il faut à minima être adhérent.
• Limite de remboursement à 1 personne par société

Type de participation

• Présence à minima à 80% du temps sur un salon qui dure 2 ou 3 jours (le Salon Solution Linux).
• Présence à minima 3 jours sur un salon qui dure 1 semaine (RMLL).

Limites de remboursement

De façon générale tout remboursement ne sera effectué que sur présentation d'une facture et de pièces justificatives

Transport

Fournir une copie du titre de transport. Une copie du calcul du trajet (genre Mapie) si transport en véhicule personnel.

Hébergement

Fournir une copie de la facture de l'hébergement.

Restauration

Fournir une copie de la facture. Dans le cas où l'association prend en charge la réservation des repas, les repas non consommés par un participant devront être payés par celui-ci.

Limites propres aux réserves de l'association

L'enveloppe de remboursement à ne pas dépasser est données à l'avance par le trésorier. Celle ci peut être discutée lors des réunions de bureau précédant l'événement.