Remboursement frais

Association Dolibarr et remboursement des frais engagés

L'évènement du DevCamp de Montpellier DevCamp_Montpellier_April_2013_Organisation a été une première dans le cadre d'un remboursement des frais engagés par les participants. A l'aune de cette expérience une réflexion s'impose pour fixer des règles et cadrer ces remboursements. Le but de cette page est de définir un cadre générique permettant de valider une fois pour toute les remboursements que pourrait faire l'association.

Conditions d'éligibilité

Les conditions d'éligibilité se rapportent d'une part à l'évènement lui même et d'autre part aux participants

Type d'évènement

La liste suivante n'est qu'une base de discussion

• Assemblée générale

Il est judicieux de cumuler comme jusqu'à présent l'assemblée générale avec un événement ( salon Linux, RMLL etc...)

• Réunion du bureau

Il est judicieux de cumuler comme jusqu'à présent la réunion du bureau avec un événement ( salon Linux, RMLL etc...)

• Salon Linux
• RMLL
• DevCamp (1 personnes par société)

Participants

La liste suivante n'est qu'une base de discussion

• Ensemble des participants

Pour rester dans l'enveloppe des ressources de l'association il est nécessaire de limiter à l'avance le nombre de participants pris en charge. Pour une entreprise donnée, un seul participant sera pris en charge.

• Membres du bureau
• Adhérents

Type de participation

• Investissement à temps plein

Il semble logique de privilégier ce type de participation lors d'un nombre limité de participants

• Simple passage

Limites de remboursement

De façon générale tout remboursement ne sera effectué que sur présentation d'une facture et de pièces justificatives

Transport

Fournir une copie du titre de transport. Une copie du calcul du trajet (genre Mapie) si transport en véhicule personnel.

Hébergement

Fournir une copie de la facture de l'hébergement.

Restauration

Fournir une copie de la facture. Dans le cas où l'association prend en charge la réservation des repas, les repas non consommés par un participant devront être payés par celui-ci.

Limites propres aux réserves de l'association

L'enveloppe de remboursement à ne pas dépasser est données à l'avance par le trésorier. Celle ci peut être discutée lors des réunions de bureau précédant l'événement.