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Pour chaque document, seul le palier de relance le plus élevé atteint est retenu. Les paliers inférieurs manqués ne sont jamais rattrapés : un document déjà en retard au moment où le module est activé reçoit une seule relance, celle qui correspond à son retard réel, avec le bon modèle d'email. Jamais une rafale de relances sur plusieurs jours. | Pour chaque document, seul le palier de relance le plus élevé atteint est retenu. Les paliers inférieurs manqués ne sont jamais rattrapés : un document déjà en retard au moment où le module est activé reçoit une seule relance, celle qui correspond à son retard réel, avec le bon modèle d'email. Jamais une rafale de relances sur plusieurs jours. | ||
== Mode semi-automatique (depuis la 1.3.7) == | |||
Au lieu d'envoyer une relance, le module peut la préparer et vous laisser l'envoyer vous-même. Chaque relance à faire devient une alerte : | |||
* une cloche dans la barre du haut indique le nombre de factures et de devis à relancer, et mène à leur liste ; | |||
* les listes des factures et des devis ont une colonne ''Relance'' et un filtre ''À relancer'' ; | |||
* la fiche du document affiche l'alerte avec un bouton ''Relancer'', qui ouvre le formulaire d'envoi de Dolibarr prérempli avec le modèle du palier, dans la langue du client, et avec les destinataires du module. | |||
L'alerte se ferme quand un email est envoyé depuis la fiche ou programmé avec Doli Mail Later, quand un palier supérieur la remplace, ou quand vous l'annulez : seul ce palier est alors sauté. Le mode se choisit par type de document dans les réglages (''Mode semi-automatique par défaut''), et se change par tiers et par document avec le champ « Relances ». | |||
== Relances par tiers et par document (depuis la 1.3.7) == | |||
Le champ « Relances » est disponible sur la fiche tiers, la fiche facture, la facture modèle et la fiche devis : | |||
* '''Automatiques''' : la relance part toute seule ; | |||
* '''Semi-automatiques''' : le module prépare la relance et vous la signale ; | |||
* '''Aucune''' : la relance n'est ni envoyée ni préparée en alerte, et une alerte déjà ouverte disparaît. | |||
Laissé vide, c'est le niveau suivant qui décide : le choix de la facture ou du devis passe avant celui du tiers, qui passe avant le réglage du module. Exemple : un tiers en litige est sur « Aucune », une de ses factures sur « Automatiques » : seule cette facture est relancée. Une facture générée depuis une facture modèle reçoit le choix du modèle, modifiable ensuite sur la facture. | |||
L'envoi initial des documents n'est pas concerné par ce champ. Il remplace la case « Exclure des relances automatiques » des versions précédentes (voir l'installation pour la mise à jour). | |||
== Destinataire des emails == | == Destinataire des emails == | ||
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== Langue des emails (depuis la 1.3.2) == | == Langue des emails (depuis la 1.3.2) == | ||
Un email part dans la langue du tiers, sinon dans la langue par défaut des emails choisie dans les réglages du module (depuis la 1.3.7), sinon dans la langue de votre Dolibarr. Le module prend la première de ces langues dans laquelle le modèle d'email existe, et envoie le modèle des réglages tel quel si aucune ne l'a. Le repli de langue (es_MX vers es_ES, puis modèle sans langue) est celui de Dolibarr. Les dates et les montants suivent la langue de l'email envoyé. Le PDF joint, lui, n'est pas régénéré : c'est le document tel qu'il existe. | |||
Traduire un modèle est un geste Dolibarr, pas un réglage du module : recréer le modèle avec le MÊME libellé, choisir la langue, puis traduire le sujet et le contenu. À noter, la | Exemple : dans un Dolibarr en français, avec l'anglais comme langue par défaut des emails, un tiers sans langue reçoit l'anglais, un tiers français le français, et un tiers allemand l'anglais s'il n'existe pas de modèle en allemand. | ||
Traduire un modèle est un geste Dolibarr, pas un réglage du module : recréer le modèle avec le MÊME libellé, choisir la langue, puis traduire le sujet et le contenu. À noter, la langue des tiers et des modèles n'apparaît que si l'option multilingue de Dolibarr est activée. | |||
== Garde-fou contre l'envoi en masse == | == Garde-fou contre l'envoi en masse == | ||
Seuls les documents validés après l'activation de l'option d'envoi sont envoyés : activer le module sur une base existante n'envoie jamais l'historique. La date de référence est enregistrée au moment où vous activez l'option, affichée dans les réglages, et modifiable : vous pouvez la reculer en connaissance de cause pour inclure une partie de l'historique. Un avertissement explicite est affiché à côté du champ : tout document validé à partir de cette date et jamais envoyé partira au prochain passage de la tâche planifiée. | Seuls les documents validés après l'activation de l'option d'envoi sont envoyés : activer le module sur une base existante n'envoie jamais l'historique. La date de référence est enregistrée au moment où vous activez l'option, affichée dans les réglages, et modifiable : vous pouvez la reculer en connaissance de cause pour inclure une partie de l'historique. Un avertissement explicite est affiché à côté du champ : tout document validé à partir de cette date et jamais envoyé partira au prochain passage de la tâche planifiée. | ||
== Quand un document ne peut pas être traité == | == Quand un document ne peut pas être traité == | ||
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Le module crée automatiquement sa table en base, ses champs complémentaires et une tâche planifiée quotidienne. Lors d'une mise à jour depuis une version 1.x, les paliers existants sont conservés en tant que paliers de factures. | Le module crée automatiquement sa table en base, ses champs complémentaires et une tâche planifiée quotidienne. Lors d'une mise à jour depuis une version 1.x, les paliers existants sont conservés en tant que paliers de factures. | ||
Après une mise à jour depuis la 1.3.6 ou une version antérieure, désactivez puis réactivez le module : les cases « Exclure des relances automatiques » cochées deviennent « Aucune » dans le champ « Relances ». Vos réglages et vos paliers sont conservés. | |||
= Configuration = | = Configuration = | ||
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Avant de configurer le module, créez vos modèles d'email dans ''Accueil - Configuration - Emails - Modèles d'emails'' : type ''Envoi facture'' pour les factures, type ''Envoi proposition commerciale'' pour les devis. Un modèle pour l'envoi initial, un par palier de relance. | Avant de configurer le module, créez vos modèles d'email dans ''Accueil - Configuration - Emails - Modèles d'emails'' : type ''Envoi facture'' pour les factures, type ''Envoi proposition commerciale'' pour les devis. Un modèle pour l'envoi initial, un par palier de relance. | ||
Ouvrez ensuite les réglages du module. Il y a un onglet par type de document (Factures, Devis), chacun avec : | Ouvrez ensuite les réglages du module. En haut de la page, commune aux deux types de documents, la ''Langue par défaut des emails'' fixe la langue des emails envoyés aux tiers dont la fiche n'indique aucune langue. Laissée vide, c'est la langue de votre Dolibarr. | ||
Il y a ensuite un onglet par type de document (Factures, Devis), chacun avec : | |||
* l'interrupteur d'envoi automatique et son modèle d'email. À l'activation, la date du jour est enregistrée : seuls les documents validés à partir de cette date seront envoyés. La date est modifiable (avec un avertissement), | * l'interrupteur d'envoi automatique et son modèle d'email. À l'activation, la date du jour est enregistrée : seuls les documents validés à partir de cette date seront envoyés. La date est modifiable (avec un avertissement), | ||
* l'interrupteur | * l'interrupteur des relances, l'option ''Mode semi-automatique par défaut'' (et, pour les factures uniquement, l'option des factures partiellement payées), | ||
* le tableau des paliers de relance : délai en jours + modèle d'email, autant de paliers que vous voulez. | * le tableau des paliers de relance : délai en jours + modèle d'email, autant de paliers que vous voulez. | ||