Module Notes de frais: Difference between revisions

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Module Notes de frais (view source)

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→‎Create an expense report
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*E) The author of expense report can cancel it if status is not yet payed. He can then send it back to draft if he want to resubmit it later.
*E) The author of expense report can cancel it if status is not yet payed. He can then send it back to draft if he want to resubmit it later.


=Create an expense report=
=Créer une note de frais=
Creation of an invoice need to go on card of a third party, on tab "Customer" (this require your third party has customer nature).
Creation of an invoice need to go on card of a third party, on tab "Customer" (this require your third party has customer nature).


If [[Module Workflow En|Module Workflow]] and [[Module Commercial Proposals]] enabled, you can also have a draft customer orders automatically created once a proposal is closed (You must set this into setup of [[Module Workflow En|Module Workflow]].
If [[Module Workflow En|Module Workflow]] and [[Module Commercial Proposals]] enabled, you can also have a draft customer orders automatically created once a proposal is closed (You must set this into setup of [[Module Workflow En|Module Workflow]].


=Validate an expense report=
=Valider une note de frais=
To validate an expense report, go on its card (you can find order from menu '''HR - Expense report - List''').
Pour valider une note de frais, sélectionner la note de frais (Vous pouvez trouver la commande depuis le menu '''GRH - Note de frais - Liste''').


Then click on button *Validate and submit for approval*. An email will be sent to supervisor of user (or another user if expense report creator ask a validation by another approver).
Puis cliquer sur le bouton *Valider et Envoyer pour Approbation*. Un mail sera envoyé au responsable de l'utilisateur (ou un autre utilisateur si le créateur de la note de frais demande la validation par un autre approbateur).


=Modify an expense report=
=Modifier une note de frais=
To modify an expense report, go on its card (you can find order from menu '''HR - Expense report - List''').
Pour modifier une note de frais, sélectionner la note de frais (Vous pouvez trouver la commande depuis le menu '''GRH - Note de frais - Liste''').


You can edit it if expense report has draft status. If not click on action button '''Back to draft'''.
Vous pouvez l'éditer si la note de frais a le statut *Brouillon*. Sinon, cliquer sur le bouton action '''Retour au brouillon'''.


=Approve/Deny an expense report=
=Approuver/Refuser une note de frais=
To approve or deny an expense report, go on its card (you can find order from menu '''HR - Expense report - List''').
Pour approuver ou refuser une note de frais, sélectionner la note de frais (Vous pouvez trouver la commande depuis le menu '''GRH - Note de frais - Liste''').
Note that user need permission *Approve/Deny expense report* to be able to approve or deny an expense report.
Noter que l'utilisateur doit avoir la permission *Approuver/Refuser note de frais* pour être capable d'approuver ou de refuser une note de frais.


=Pay an expense report=
=Payer une note de frais=


Only users with permission "Pay expense reports" can enter payment on an invoice (required only if [[Module Banks and Cash]] is enabled) and set an expense report to status "Payed".
Seuls les utilisateurs avec la permission "Payer notes de frais" peuvent saisir un paiement de la note de frais (obligatoire seulement si le [[Module Banks and Cash|Module Banque et Caisse]] est activé) et mettre une note de frais au statut "Payé".


If module bank is enabled, to enter a payment, go on its card (you can find order from menu '''HR - Expense report - List''') and choose *Enter payment*. If module bank is not enabled, entering a payment is not requested.
Si le module banque est activé, saisir un paiement, sélectionner la note de frais (vous pouvez trouver la commande depuis le menu '''GRH - Note de frais - Liste''') et choisir *Saisir un règlement*. Si le module banque n'est pas activé, la saisie d'un règlement n'est pas obligatoire.


To set an expense report to "Payed", go on its card (you can find order from menu '''HR - Expense report - List'''), then click on *Set as payed*
Pour mettre une note de frais au statut "Payée", sélectionner la note de frais (vous pouvez trouver la commande depuis le menu '''GRH - Note de Frais - List'''), puis cliquer *Mettre à Payée*


=Delete an expense report=
=Supprimer une note de frais=
To delete an expense report, go on its card (you can find order from menu '''HR - Expense report - List''' .
Pour supprimer une note de frais, sélectionner la note de frais (vous pouvez trouver la commande depuis le menu '''GRH - Note de Frais - Liste''') .
You need permission *Delete expense reports* for this. Usually, few people has this permission since deleting is not useful compared to cancel/deny status.
You devez avoir la permission *Supprimer Noe de Frais* pour ceci. Habituellement, seul quelque personne ont cette permission car la suppression n'est pas habituelle comparé au statut "annulé/refusé".


Then click on action button '''Delete'''.
Puis cliquer sur le bouton d'action '''Supprimer'''.


Warning, a deleted expense report is definitively removed with no way to restore it.
Attention, la suppression d'une note de frais est définitive sans possibilité de la restaurer.




Sylvain089
8

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