Customize the email sending message: Difference between revisions

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Customize the email sending message (view source)

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Si vous cherchez comment personnaliser les messages créés automatiquement à l'envoi d'une facture, une relance ou une proposition par mail, voici quelques notes d'un utilisateur de Dolibarr qui devraient vous faciliter la tâche :
If you are looking for ways to customize the messages created automatically when sending an invoice, a reminder or a proposal by email, here are some notes from a Dolibarr user that should make your task easier:


= Personnaliser les envois de documents par E-mail =
= Personalize the sending of documents by E-mail =
Avec Dolibarr, il est possible d’envoyer directement les pièces par E-mail avec le bouton Envoyer par mail. Un formulaire se présente permettant de choisir les destinataires et un message automatique est ajouté dans la zone message.
With Dolibarr, it is possible to send the documents directly by E-mail with the Send by E-mail button. A form appears to select the recipients and an automatic message is added in the message area.


== Dolibarr >= 9 ==
== Dolibarr >= 9 ==
* Sur les versions de Dolibarr supérieure ou égale à la v9, il suffit d'ajouter un modèle d'email dans le menu '''Outils - Modèle emails'''.
* On Dolibarr versions greater than or equal to v9, it is enough to add an email template in the menu''''Tools - Email template'''.
Si il y a plusieurs modèles saisis pour le même context, Dolibarr prendra le premier (celui avec le champ position le plus faible donc)
If there are several models entered for the same context, Dolibarr will take the first one (the one with the weakest position field therefore)
 


== Dolibarr <= 8 ==
== Dolibarr <= 8 ==
* Sur les versions de Dolibarr inférieure à la v8, le message prédéfinis est enregistré dans le dossier des langues de dolibarr
* On Dolibarr versions lower than v8, the predefined message is saved in the Dolibarr languages folder


<code>/htdocs/langs/fr_fr/other.lang</code>
<code>/htdocs/langs/en_en/other.lang</code>


Pour personnaliser ce message, il faut modifier les lignes suivantes :
To customize this message, you must modify the following lines:


<code>
<code>
PredefinedMailContentSendInvoice=Veuillez trouver ci-joint la facture __FACREF__\n\nCordialement\n\n
PredefinedMailContentSendInvoice=Please find attached the invoice __FACREF__\n\nRegards\n\n


PredefinedMailContentSendInvoiceReminder=Nous apportons à votre connaissance que la facture  __FACREF__ ne semble pas avoir été réglée. La voici donc, pour rappel, en pièce jointe.\n\nCordialement\n\n
PredefinedMailContentSendInvoiceReminder=We bring to your attention that the __FACREF__ invoice does not appear to have been paid. So here it is, as a reminder, as an attachment.\n\nRegards\n\n


PredefinedMailContentSendProposal=Veuillez trouver ci-joint la proposition commerciale __PROPREF__\n\nCordialement\n\n
PredefinedMailContentSendProposal=Please find attached the commercial proposal __PROPREF__\n\nRegards\n\n


PredefinedMailContentSendOrder=Veuillez trouver ci-joint la commande __ORDERREF__\n\nCordialement\n\n
PredefinedMailContentSendOrder=Please find attached the order form __ORDERREF__\n\nRegards\n\n


PredefinedMailContentSendSupplierOrder=Veuillez trouver ci-joint notre commande __ORDERREF__\n\nCordialement\n\n
PredefinedMailContentSendSupplierOrder=Please find attached our order __ORDERREF__\n\nRegards\n\n


PredefinedMailContentSendSupplierInvoice=Veuillez trouver ci-joint la facture __FACREF__\n\nCordialement\n\n
PredefinedMailContentSendSupplierInvoice=Please find attached the invoice __FACREF__\n\nRegards\n\n
</code>
</code>


Les messages peuvent être rédiger soit en HTML, soit en texte simple.
Messages can be written either in HTML or plain text.
Si vous optez pour un format texte simple, vous devez écrire \n pour effectuer un retour à la ligne.
If you choose a simple text format, you must write \n to make a line break.
Si vous préférez un message formater en HTML il vous suffit d’utiliser les balises HTML standard pour formater votre message (<br> : retour chariot, <b>mon texte</b> pour le gras etc ...)
If you prefer a message formatted in HTML, just use the standard HTML tags to format your message ((&lt;br&gt; : carriage return, &lt;b&gt;my text&lt;/b&gt; for bold etc...)


= Personnaliser les variables sur une version Dolibarr =
= Customize variables on a Dolibarr version =


== Dolibarr >= 8 ==
== Dolibarr >= 8 ==
De nombreuses variables peuvent être utilisées dans votre modèle d'email.  
Many variables can be used in your email template.  
En voici une liste non exhaustive.
Here is a non-exhaustive list.
<pre>
<pre>
__USER_SIGNATURE__ -> Alice - 123 __USER_LASTNAME__ ...
__USER_SIGNATURE__ -> Alice - 123 __USER_LASTNAME__ ...
Line 125: Line 124:
</pre>
</pre>


Pour etre sur d'avoir une liste à jour, vous pouvez cliquez sur le symbole "?" à coté du libellé "Contenu" lorsque vous créez ou modifiez votre modèle d'email.
To make sure you have an up-to-date list, you can click on the "?" symbol next to the "Content" label when you create or modify your email template.
 


== Dolibarr <= 7 ==
== Dolibarr <= 7 ==


Lorsque l’on regarde les message prédéfinis on voit que la référence des pièces est remplacé par une variable __FACREF__, __ORDERREF__
When we look at the predefined messages we see that the part number is replaced by a variable __FACREF__, __ORDERREF__


Pour l’envoie des factures, si on veut le message suivant :
To send invoices, if you want the following message:


<code>
<code>
Messieurs,
Dear Sir,


Veuillez trouver ci-joint la facture 2011-090
Please find attached the invoice 2011-090


Facture : 2011-090
Invoice: 2011-090
Date : 27/07/2011
Date: 27/07/2011
Montant : 85.00 €
Amount: € 85.00


Merci de bien vouloir effectuer le règlement par virement bancaire sur le compte dont les coordonnées bancaire figurent au bas de la facture.
Please make the payment by bank transfer to the account whose bank details appear at the bottom of the invoice.


Cordialement
Sincerely


Ordi 81
Computer 81


Ordi 81 – 16, rue Portal – 81600 Gaillac – France
Computer 81 - 16, Portal Street - 81600 Gaillac - France
Tel : 05.81.31.48.00 – 06.47.94.52.38 – Email : contact@ordi81.com
Phone: 05.81.31.48.00 - 06.47.94.94.52.38 - Email: contact@computer81.com
Web : www.ordi81.com
Web: www.computer81.com
</code>
</code>


Alors, pour arriver à ce résultat de manière automatique, il faut ajouter les variables __FACDATE__ et __FACTOTALTTC__
So, to arrive at this result automatically, it is necessary to add the variables __FACDATE__ and __FACTOTALTTC__
Pour cela il nous faut modifier le fichier suivant :
To do this, we need to modify the following file:


<code>/htdocs/compta/facture.php</code>
<code>/htdocs/compta/facture.php</code>


faites une recherche de «__FACREF__» dans votre editeur et vous allez trouver la ligne suivante :
do a search for "__FACREF__" in your editor and you will find the following line:


<source lang="php">// Tableau des substitutions
<source lang="php">// Tableau des substitutions
Line 165: Line 163:
$formmail->substit['__FACREF__']=$object->ref;</source>
$formmail->substit['__FACREF__']=$object->ref;</source>


Pour ajouter les variables insérer les 2 lignes suivantes : 

To add the variables insert the following 2 lines: 



<source lang="php">$formmail->substit['__FACDATE__']=date('d/m/Y',$object->date);
<source lang="php">$formmail->substit['__FACDATE__']=date('d/m/Y',$object->date);
Line 171: Line 169:
$formmail->substit['__FACTOTALTTC__']=number_format($object->total_ttc,2,',',' ');</source>
$formmail->substit['__FACTOTALTTC__']=number_format($object->total_ttc,2,',',' ');</source>


Vous pouvez maintenant insérer la date et le montant TTC de la facture dans votre message automatique.
You can now insert the date and amount of the invoice in your automatic message.
 
Si vous avez besoins d’autre variable pour rédiger votre message, allez faire un tour dans le fichier


If you need other variables to write your message, go to the file
<code>htdocs/compta/facture/class/facture.class.php</code>
<code>htdocs/compta/facture/class/facture.class.php</code>


Vous aurez la liste des variable que vous pourrez utiliser avec l’objet $object
You will have the list of variables that you can use with the object $object
Par exemple pour la date limite de règlement vos trouverez dans ce fichier la ligne suivante :
For example, for the payment deadline you will find in this file the following line:
var $date_lim_reglement;
var $date_lim_reglement;
Pour l’utiliser ajouter dans votre tableau des substitutions  
To use it add to your substitution table  


<source lang="php">$formmail->substit['__FACDATELIMREG__']=date('d/m/Y',$object->date_lim_reglement);</source>
<source lang="php">$formmail->substit['__FACDATELIMREG__']=date('d/m/Y',$object->date_lim_reglement);</source>
Framaurin
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