Module DoliSCAN FR
Informations
| Module name | DoliSCAN |
| Editor / Editeur | CAP-REL - doliscan.fr |
| Download or buy page / Page achat ou téléchargement | External module - www.dolistore.com |
| Status / Statut / Estado | Stable |
| Prerequisites / Prérequis | Modules Fournisseurs, Tiers, Banques, Notes de frais, Factures, GED et Tâches planifiées ; Projets et Multicompany facultatifs
Dolibarr min version: See on Dolistore Dolibarr max version: See on Dolistore |
| Last update date / Date mise à jour fiche / Fecha última actualización | 2026-11-13 |
| Note / Nota | Les notes de frais depuis le smartphone : les salariés photographient leurs justificatifs avec l'application DoliSCAN, et Dolibarr reçoit les notes de frais et les factures fournisseurs, justificatifs joints. |
Fonctionnalités
La saisie des notes de frais est une tâche répétitive. Avec DoliSCAN, les salariés photographient leurs justificatifs sur leur smartphone et choisissent le type de dépense ; le module fait le reste dans Dolibarr.
En bref
- Pour qui : les entreprises dont les salariés dépensent en déplacement (repas, carburant, péages, hôtels, train), et les comptables qui traitent ces dépenses.
- Ce qu'il fait : il importe dans Dolibarr, une fois par jour, les dépenses saisies dans l'application smartphone DoliSCAN. Une dépense payée avec un moyen de paiement personnel devient une ligne de note de frais, une dépense payée avec un moyen de paiement de l'entreprise devient une facture fournisseur. Les justificatifs sont téléchargés et joints.
- Ce qu'il faut : un compte sur un serveur DoliSCAN, le serveur de production doliscan.fr (facturé par compte actif) ou un serveur auto-hébergé.
Liste des fonctionnalités
- Synchronisation automatique - une tâche planifiée quotidienne importe les dépenses de tous les comptes actifs, avec une synchronisation manuelle par compte ou pour tous.
- Frais personnels ou professionnels - le moyen de paiement choisi dans l'application décide du document : ligne de note de frais à rembourser, ou facture fournisseur, réglée automatiquement si on le souhaite.
- Justificatifs - les PDF et photos sont téléchargés depuis le serveur DoliSCAN et joints aux documents Dolibarr ; un justificatif pas encore prêt sur le serveur est redemandé aux synchronisations suivantes.
- Un compte par salarié - chaque salarié a son propre compte DoliSCAN, lié à son utilisateur Dolibarr, et ne voit que ses propres dépenses ; les accès élargis (comptabilité, direction) passent par les droits Dolibarr.
- Projets - les projets Dolibarr sont envoyés à l'application pour qu'une dépense puisse être affectée à un projet.
- Règles fiscales françaises du carburant - récupération partielle de la TVA, 80 % ou 100 % selon le type de véhicule.
- Plafonds de restauration - plafond des frais de repas configurable par groupe d'utilisateurs.
- Multi-société - compatible avec le module Multicompany, avec une correspondance des comptes par entité.
- Diagnostics - une page de maintenance contrôle la tâche planifiée, l'horloge, les droits des utilisateurs et la cohérence des données, et corrige ce qui peut l'être.
- Sept langues - français, anglais, allemand, espagnol, italien, néerlandais et portugais du Brésil.
Captures d'écran
Page d'accueil du module avec les statistiques de synchronisation
Notes de frais reçues de l'application
Comptes DoliSCAN des salariés
Activation du module
Liens
- Documentation du module
- Nouveautés de la version 2.2.30
- Être prévenu des mises à jour
- Formulaire de SAV
- Rapport qualité : les tests automatisés et manuels du module
Prérequis
| Élément | Version ou condition |
|---|---|
| Dolibarr | 18.0 ou supérieur |
| PHP | 7.4 ou supérieur |
| Serveur DoliSCAN | un compte sur doliscan.fr ou sur un serveur auto-hébergé |
| Droits | un compte administrateur pour installer, activer et configurer le module |
| Module Dolibarr | Utilisé pour |
|---|---|
| Fournisseurs | factures fournisseurs des frais professionnels |
| Tiers | fournisseurs associés aux types de frais |
| Banques | compte bancaire de chaque moyen de paiement professionnel |
| Notes de frais | lignes de note de frais des frais personnels |
| Factures | facturation |
| GED | stockage des justificatifs |
| Tâches planifiées | synchronisation quotidienne |
| Projets (facultatif) | affectation d'une dépense à un projet |
| Multicompany (facultatif) | une configuration DoliSCAN par entité |
Installation
- Télécharger le fichier archive du module (.zip) depuis le site web www.dolistore.com ou le récupérer par tout autre manière.
- Placer le répertoire du module dans le répertoire custom de Dolibarr:
- Pour cela, aller dans Accueil - Configuration - Modules - Déployer/installer une app/module externe
- Téléverser le fichier. Note: Si cela échoue, vous pouvez manuellement dézipper le fichier dans le répertoire custom via la ligne de commande: aller dans le répertoire *custom* et décompressez le zip avec la commande: unzip fichiermodule.zip
- Le module est opérationnel et peut être activé.
Mise à jour
- Installez la nouvelle version depuis Accueil > Configuration > Modules/Applications > Déployer/Installer un module externe.
- Désactivez puis réactivez le module : l'activation applique les mises à jour de la base et enregistre les nouveaux droits.
Les comptes, les réglages et les notes de frais importées sont conservés.
Désinstallation
Désactivez le module depuis Accueil > Configuration > Modules/Applications. Les données DoliSCAN (comptes liés, notes de frais synchronisées) restent en base : réactiver le module reprend la synchronisation là où elle s'était arrêtée.
Configuration
Pour utiliser ce module, il vous faut d'abord l'activer. Pour cela, après s'être connecté avec un compte administrateur, aller sur la page "Accueil - Configuration - Modules".
Choisissez l'onglet dans lequel apparaît le module puis cliquez sur "Activer".
Le module est alors activé.
Si un pictogramme 
apparaît sur la vignette ou à la fin de la ligne du module, cliquez dessus pour accéder à la page de paramétrage spécifique à ce module.
Avant de configurer le module, complétez la fiche Société/Organisation (nom, adresse, email, téléphone, site web, identifiants de la société, dirigeants) : le serveur DoliSCAN la vérifie à la création du compte administrateur.
La configuration est dans Accueil > Configuration > Modules > DoliSCAN, en onglets numérotés à parcourir dans l'ordre :
| Onglet | Rôle |
|---|---|
| 1. Serveur | choisir le serveur DoliSCAN : production, tests ou auto-hébergé |
| 2. Administrateur | créer ou relier le compte administrateur, vérifier la connexion, choisir la date de début d'import |
| 3. Liens Fournisseurs | fournisseur Dolibarr de chaque type de frais professionnel |
| 4. Type de Frais | type de frais Dolibarr de chaque type de frais personnel |
| 5. Moyens de paiements | compte bancaire et mode de règlement de chaque moyen de paiement professionnel |
| 6. Divers | automatisations : création des comptes, paiement, validation et approbation, projets |
| 7. Carburant | récupération partielle de la TVA selon le type de véhicule |
| 8. Règles spéciales | plafonds de restauration par groupe d'utilisateurs |
| Multi-Société | comptes des salariés qui travaillent pour plusieurs sociétés |
Les onglets 3, 4 et 5 téléchargent leurs listes depuis le serveur DoliSCAN : configurez d'abord le serveur et le compte administrateur. Utilisez un compte administrateur générique (par exemple admin@example.com), pas un compte nominatif : un compte administrateur ne peut pas avoir de notes de frais.
Permissions
Les droits s'accordent depuis Accueil > Utilisateurs & Groupes, onglet Permissions, section DoliSCAN.
| Droit | Rôle |
|---|---|
| Lire / créer / supprimer son propre compte DoliSCAN | un salarié gère son propre compte (chaque compte actif est facturé par le serveur) |
| Lire / supprimer ses notes de frais DoliSCAN | un salarié consulte ses propres notes de frais importées |
| Valider, annuler ou remettre en brouillon ses notes de frais DoliSCAN | changements de statut faits à la main (l'import automatique n'en a pas besoin) |
| Télécharger les notes de frais DoliSCAN des autres utilisateurs | comptabilité ou administrateur, pour traiter les dépenses de tous |
| Lire / créer / supprimer tous les comptes DoliSCAN | administration des comptes des salariés |
Utilisation
Le module ajoute une entrée Application DoliSCAN dans le menu GRH.
Page d'accueil
La page d'accueil affiche le nombre de comptes, les notes de frais en attente et synchronisées, et les dates de la dernière synchronisation et du dernier import. Trois boutons : Synchroniser les projets, Synchroniser les pièces justificatives manquantes et Vérifier / Corriger les erreurs de TVA.
Synchronisation
La tâche planifiée tourne une fois par jour : elle envoie les projets au serveur, synchronise les notes de frais de chaque compte actif, puis télécharge les justificatifs manquants. Le serveur accepte une synchronisation par 23 heures ; planifiez la tâche après 16 h pour que les PDF du jour soient prêts. Une synchronisation manuelle est disponible depuis la page Tous les comptes (pour tous ou pour un compte) et depuis la page Mon compte.
Projets
Quand le module Projets est activé, chaque projet validé reçoit un champ Code DoliSCAN. Le code apparaît dans l'application smartphone pour qu'une dépense puisse être affectée au projet. Les projets clôturés peuvent être masqués.
Le guide d'utilisation complet est dans la documentation.
FAQ
La synchronisation ne se lance pas.
Vérifiez que la tâche planifiée est active dans Accueil > Configuration > Tâches planifiées, qu'aucune synchronisation n'a eu lieu dans les 23 dernières heures, et testez la connexion depuis l'onglet Serveur de la configuration.
Les factures fournisseurs ne sont pas créées.
Elles ne sont créées que pour les dépenses payées avec un moyen de paiement professionnel. Vérifiez que chaque type de frais professionnel est associé à un fournisseur Dolibarr dans l'onglet Liens Fournisseurs.
Un justificatif manque, ou un PDF affiche une image "document indisponible".
Ouvrez la page de diagnostics du module : sa section 9 liste et supprime les images de remplacement. Cliquez ensuite sur Synchroniser les pièces justificatives manquantes depuis la page d'accueil.
Comment fonctionne la récupération partielle de TVA sur le carburant ?
Avec les règles fiscales françaises activées dans l'onglet Carburant, un véhicule utilitaire garde 100 % de la TVA ; un véhicule de tourisme reçoit une ligne portant 80 % de la TVA du ticket et une ligne de complément à 0 % pour la part non récupérable.
Toutes les questions : FAQ de la documentation.
Développement
Les développements et améliorations peuvent être proposés au mainteneur du projet par email (voir les en-têtes des fichiers sources) ou par le formulaire de SAV.