Module Évènements et inscriptions

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Informations

Module name Evènements et inscriptions
Editor / Editeur Librethic - https://librethic.io
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Status / Statut / Estado Stable
Prerequisites / Prérequis Dolibarr min version 3.3   
Last update date / Date mise à jour fiche / Fecha última actualización 2018-07-12
Note / Nota

Fonctionnalités

Grâce à ce module vous allez pouvoir gérer des inscriptions à des évènements durant une ou plusieurs journées. Un système de groupe est disponible et une inscription possède différents états : "brouillon", "validée", "confirmée", "liste d'attente", etc. Chaque inscription est liée à un contact, peut être facturée et dispose d'un bulletin en PDF qui peut être envoyé par mail.

Installation

  • Télécharger le fichier archive du module (.zip) depuis le site web www.dolistore.com ou le récupérer par tout autre manière.
  • Placer le répertoire du module dans le répertoire custom de Dolibarr:
    • Pour cela, aller dans Accueil - Configuration - Modules - Déployer/installer une app/module externe
    • Téléverser le fichier. Note: Si cela échoue, vous pouvez manuellement dézipper le fichier dans le répertoire custom via la ligne de commande: aller dans le répertoire *custom* et décompressez le zip avec la commande: unzip fichiermodule.zip
  • Le module est opérationnel et peut être activé.

Configuration

Pour utiliser ce module, il vous faut d'abord l'activer. Pour cela, après s'être connecté avec un compte administrateur, aller sur la page "Accueil - Configuration - Modules".

Choisissez l'onglet dans lequel apparaît le module puis cliquez sur "Activer".

Le module est alors activé.

Si un pictogramme apparaît à la fin de la ligne du module, cliquez dessus pour accéder à la page de paramétrage spécifique à ce module.

Il est possible d'ajouter des attributs supplémentaires sur les inscriptions (nécessite Dolibarr 3.3+). Le module supporte les attributs supplémentaires défini sur les contacts (repris dans le PDF)

Usage

En verysmall.png Page waiting to complete. To complete, create an account, go back and clic on "Modify".
Fr verysmall.png Page en attente d'être complété. Pour compléter, créez un compte, revenez et cliquez sur "Modifier".
Es verysmall.png Página a completar. Para completarla, cree una cuenta, vuelva a la página y haga clic en "editar"
De verysmall.png Seite wartet auf Vervollständigung. Um zu helfen, erstelle ein Konto, gehe zurück und klicke auf "Bearbeiten".
Cn verysmall.png 待完成,欲帮助完成,注册帐号,点击“编辑"

Création d'un évènement

Dans le menu cliquer sur "Créer un évènement" pour afficher le formulaire. Choisir un intitulé pour l'évènement, une date de début, éventuellement une date de fin et renseigner les autres informations. Il sera crée autant de journées qu'il y a de jours dans l'intervalle de dates sélectionnées. Elles auront le statut "brouillon"

Edition des journées

Il faut maintenant définir les groupes sur la journée. A partir de la fiche de consultation d'une journée cliquer sur l'onglet "groupes". Sélectionner les groupes à rendre disponible pour la journée et configurer le nombre de places disponibles pour chaque groupe.

A partir du formulaire d'édition de la journée, vérifier les informations (description, prix, etc) et passer au statut "validée" avec le bouton disponible dans la barre des boutons d'actions, sous les informations sur la journée.

Validation d'un évènement

Lorsque les informations sur les journées ont été correctement saisies, que les groupes sont configurés et les journées validées il faut valider l'évènement et ouvrir les inscriptions.

Gestion des niveaux/groupes

Au préalable dans la page de configuration du module, définir les groupes qui pourront être attachés aux journées.

Sur chaque écran de consultation d'une journée l'onglet "groupes" permet de configurer les groupes pour la journée. Sélectionner les groupes souhaités parmi la liste puis indiquer dans les paramètres de groupes le nombre de place disponible et si le groupe est plein ou non.

Les informations sur les niveaux sont reprises dans plusieurs écrans du module. Sur la fiche d'une journée, le nombre d'inscription par groupe est représentée par un graphique sous forme de camembert. Dans le formulaire de création d'inscription, des pictos s'affichent différemment selon le remplissage du groupe.

Gestion des inscriptions/réservations

Une inscription a plusieurs statuts : "brouillon" / "validée" / "confirmée" / "waiting" / "cancelled" Différentes actions de gestion sont effectuées automatiquement sur les inscriptions. Par exemple un email est envoyé aux participants lorsque l'inscription est confirmée. Un écran permet de consulter les inscriptions à relancer.

Un bulletin d'inscription en PDF est généré pour chaque inscription et reprend les infos du participant et de l'évènement. Il peut être envoyé par email comme les autres documents dans Dolibarr.

Saisie d'une nouvelle inscription

Dans le menu de gauche, un lien "Ajouter une inscription" permet d'enregistrer une réservation à une ou plusieurs journées d'un évènement. Le formulaire d'inscription donne la possibilité de sélectionner les journées de l'évènement et le groupe dans lequel placer le participant. Le participant est un contact dolibarr et il faut peut être le créer avant d'effectuer l'inscription. Un lien est disponible pour accéder rapidement au formulaire de création d'un nouveau contact et retourner ensuite sur le formulaire d'inscription.

Liste des inscriptions

Cet écran permet de consulter la liste des inscriptions pour une journée sélectionnée. Les inscriptions sont affichées séparément par groupe et celles qui n'ont pas de groupe attribué sont affichées en premier.

Pour chaque inscription de la liste il est possible d'effectuer certaines actions :

  • Edition note interne / validation : Un bouton sous forme de picto permet d'éditer la note interne ainsi que d'indiquer que l'inscription a été payée en cochant la case appropriée. Dans ce cas l'inscription sera confirmé
  • Voir la fiche : aller sur la page de l'inscription (pour consulter l'historique, envoyer par email, ...)
  • Confirmer l'inscription : confirme l'inscription et déclenche l'envoi PDF par email au participant
  • Voir le PDF : afficher le bulletin d'inscription en PDF
  • Déplacer l'inscription : affiche une boite de dialogue avec la liste des journées, pour déplacer l'inscription. Le groupe défini pour l'inscription actuelle ne sera pas repris.
  • Supprimer l'inscription : une boite de dialogue s'affiche pour confirmer la suppression de l'inscription.

Fiche inscription/réservation

Un écran permet de consulter les données détaillées de chaque inscription/réservation :

  • Référence
  • Journée
  • Groupe
  • Statut
  • Payé oui/non
  • Date d'inscription
  • Utilisateur ayant crée l'inscription
  • Date de validation
  • Utilisateur ayant validé l'inscription
  • Note privée / publique
  • Information participant : tiers et contact

Actions sur l'inscription

  • Annuler : l'inscription sera marquée comme annulée mais non supprimée de la base
  • Confirmer : passe l'inscription au statut "confirmé" et déclenche l'envoi d'un email au participant avec le bulletin PDF
  • Créer facture : créer une facture à partir de l'inscription
  • Envoyer par mail : affiche un formulaire d'envoi du bulletin PDF
  • Marquer payé : marque l'inscription comme payé et éventuellement la confirmer en cochant la case appropriée.
  • Placer en liste d'attente : passe l'inscription au statut "attente". Elle ne sera pas comptabilisée
  • Supprimer : effacer les données en base

Envoi email

Un formulaire s'affiche avec un texte prédéfini et permet de sélectionner le destinataire à qui envoyer le mail. Le bulletin PDF est attaché au message.

Historique

Un bloc affiche la liste des actions qui ont été faites sur l'inscription (validation/envoi par email, etc).

Création d'une facture à partir d'une inscription

Il est possible de créer une facture à partir d'une inscription en l'ajoutant en tant que ligne à une facture existante. Le prix qui est utilisé est celui défini sur la journée.

Liste imprimable des inscriptions

Sur l'écran qui liste les isncriptions un bouton permet de consulter la liste dans un format imprimable.

Développement du module / contribution

Un projet existe sur la forge de développement Librethic à l'url suivante : https://code.librethic.io/Dolibarr/modules/event N'hésitez pas à créer un compte et demander l'ajout au projet pour suivre les mises à jour.

A propos

Ce module a été développé pour être interfacé à un site internet via webservices. Il n'est donc pas prévu de formulaire publique dans Dolibarr pour prendre les inscriptions.