Remboursement frais

Introduction

Le but de cette page est de définir un cadre générique permettant de valider une fois pour toute les remboursements que pourrait faire l'association pour les acteurs adhérents qui agissent pour Dolibarr, par exemple pour l'organisation de rencontres ou devcamp..

Remarque: Une condition commune à tous les points: La personne doit être adhérent en tant que personne morale ou physique à l'association.

Conditions d'éligibilité et règles de remboursement

Les conditions d'éligibilité se rapportent d'une part à l’événement lui même et d'autre part aux participants.

Formule de remboursement pour participant/exposant à un "Salon majeur standard"

Type d’événement

Ces règles s'appliquent uniquement que pour les événements suivants:

• RMLL
• Salon "Solution Linux" aussi appelé "Paris Open Source Summit" ou encore "Open Source Experience".
• D'autres salon (en France ou à l'international) pourrait rentrer dans le scope si ils sont d'envergure identique ou supérieure.

Pour les DevCamp, voir le chapitre 'Formule de remboursement "DevCamp" Dolibarr'. Pour les autres, les modalités de remboursements seront discutés au cas par cas.

Participants

• Pour bénéficier du remboursement, il faut à minima être adhérent.
• Limite de remboursement à 1 personne par société, et à condition que cette personne s'engage sur le taux de participation (voir chapitre suivant).
• Dans certains cas, l'association peut aussi décider de limiter le remboursement à seulement 2 participants pour un événement, les 2 premiers qui en font la demande et qui s'engagent sur le taux de participation (non par défaut).

Exigence sur la participation

• Présence à minima à 80% du temps sur un salon qui dure 2 ou 3 jours (Exemple: le Salon Solution Linux).
• Présence à minima 3 jours sur un salon qui dure 1 semaine (Exemple: RMLL).

Montant

De façon générale tout remboursement ne sera effectuée que sur présentation d'une facture et de pièces justificatives. L'association remboursera 80% du montant déclaré sur les transports, hébergement et restauration.

• Transport

Fournir une copie du titre de transport. Une copie du calcul du trajet (genre Mapie) si transport en véhicule personnel. Le montant déclaré doit être celui de la valeur des billets de trains de seconde classe.

• Hébergement

Fournir une copie de la facture de l'hébergement. Le montant déclaré sera celui de la facture d'hébergement à fournir et plafonné à 100 euros par nuit.

• Restauration

Fournir une copie de la facture. Dans le cas où l'association prend en charge la réservation des repas, les repas non consommés par un participant devront être payés par celui-ci. Le montant déclaré sera celui des factures mais plafonné à 15 euros par repas.

Formule de remboursement pour participant au "DevCamp" Dolibarr

• Il est souvent demandé une participation d'inscription pour les DevCamp Dolibarr. Ceci limite les inscriptions et annulations abusives tout en permettant de soutenir un peu l’événement financièrement. Les inscriptions ne sont pas remboursées en cas d'annulation (Voir plus bas). De plus les participations sont limitées à 2 personnes par sociétés dans un premier temps. Une 2eme phase d'inscription, sans cette limite, peut avoir lieu dans un second temps, selon les places disponibles (Décision avril 2024).
• Les frais de transports sont toujours à la charge du participant.
• Les frais d'hébergement ou de certains repas peuvent être pris en charge à condition que la réservation soit faite par l'équipe organisatrice. Dans ce cas, le lieu d'hébergement et restauration sera imposé, la date d'inscription devra aussi avoir respecté une deadline. Si l'hébergement est trouvé par le participant lui même, aucune participation de l'association n'est possible.

L'association finance en général les devcamps dans les conditions suivantes:

• Un devcamp doit durer au moins 3 jours et 2 nuits.
• Le seuil Maximum de contribution de l'association sera de 100 euros HT par personne (présente sur tous les jours) et par jour (on considère le nombre de jours comme nombre de nuit+1), un budget de 80 euros par personne et par jour sera un BON budget (Exemple de budget pris en charge par l'association constaté: 80 euros HT environ par personne sur Valence-France, 90 euros environ par personne sur Lyon-France). Pour réduire la facture, il est recommandé de faire payer une participation aux participants afin de rester dans ce budget (exemple: 150 euros HT, mais cela peut/doit être plus si nécessaire !).
• De plus, le nombre de jours maximum pris en compte sera de 4, même si le devcamp est plus long et le nombre de personnes maximum pris en compte sera de 30, même si il y a plus de participant.

Formule de participation aux frais à l'organisation d'un "Dolibarr Day"

L'association peut aider financièrement l'organisation d'événements réalisés par des acteurs adhérents de l'association pour réaliser des demis-journées ou journées de présentation avec pot d'accueil et présentations.

Règles validées durant la réunion d'avril 2020, complété en octobre 2020 :

• L'association prend en charge à hauteur de 50% avec une limite maximum de 800 euros HT par événement pour la présence maximum de 30 invités (et au moins 15 attendus). Cette limite est poussée à maximum 1 000 euros HT pour l’événement si présence de plus de 30 invités.