Module DoliMeet

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Informations

Module name dolimeet
Editor / Editeur Evarisk - www.evarisk.com
Download or buy page / Page achat ou téléchargement External module - www.dolistore.com
Status / Statut / Estado
Prerequisites / Prérequis

Dolibarr min version: See on Dolistore    Dolibarr max version: See on Dolistore

Last update date / Date mise à jour fiche / Fecha última actualización 2025-02-15
Note / Nota Créer et gérer vos réunions, sessions de formations et audits


Important

DoliMeet a besoin du framework Saturne pour fonctionner. Pour l'installer il est disponible via ce lien : https://github.com/Evarisk/Saturne

DoliMeet - Qu'est-ce que c'est ?

DoliMeet vous permet l'implantation complète de WorkFlow nécessitant un suivi de :

  • Vos réunions.
  • Vos formations.
  • Vos audits.

Associé au module de contrôle Qualité DigiQuali DoliMeet permet de mettre en place le suivi automatisé du référentiel Qualiopi pour la formation.

  • Vous pourrez créer et gérer les objets ci-dessus
  • Réaliser la mise en place de vos programmes de formation et syllabus basés sur vos services de formation
  • Réalisation vos projets de formations et les propositions commerciales adaptées aux demandes des OPCO
  • Imprimer vos conventions de formation
  • Automatiser les signatures des stagiaires, formateurs, auditeurs
  • Générer vos attestations de réalisation
  • Générer vos quiz de suivi qualité
  • Générer les documents associés

Les associations avec d'autres modules comme DigiQuali permettent à DoliMeet d'automatiser des process comme Qualiopi pour les organismes de formations.

Installation depuis Dolistore

  • Télécharger le fichier archive du module (.zip) depuis le site web www.dolistore.com
  • Placer le répertoire du module dans le répertoire custom de Dolibarr:
    • Pour cela, dans Dolibarr, aller dans Accueil - Configuration - Modules - Déployer/installer une app/module externe
    • Téléverser le fichier. Note: Si cela échoue, vous pouvez manuellement dézipper le fichier dans le répertoire custom via la ligne de commande: git clone https://github.com/Evarisk/dolimeet.git
  • Le module est opérationnel et peut être activé.

DoliMeet - les objets de bases

Réunions :

Sessions de formations isolées :

Attention : La gestion des sessions de formation est conditionnée à la mise place du DoliMeet pour Qualiopi pour le moment 15/02/2025

Audits :

Même process que pour les réunions et sessions de formation

Dolimeet pour Qualiopi

La mise en place du process complet pour Qualiopi est complexe et nécessite plusieurs journées de travail nous vous conseillons de suivre les formations en ligne sur la Dolischool.fr et le tutoriel que nous avons rédigé ci-dessous.

Notions sur Qualiopi

Vous pouvez obtenir les informations sur le référentiel ici :

Analyse du déroulement des formations

Vous pouvez consulter les sites des organismes de formation certifiée Qualiopi comme le site https://evarisk.com/formations/deroulement-de-votre-formation/

Vous pouvez trouver des exemples de déroulement du process de formation de la proposition commerciale à la validation de la formation chaque étape est importante pour la mise en place de DoliMeet. Les étapes dans notre cas sont :

  • Étape 1 : Analyse du besoin et proposition
  • Étape 2 : Création de la convention et validation
  • Étape 3 : Préparation des prérequis pour la réalisation de la formation
    • Déroulement de votre formation
    • Après votre formation
    • Mesures des résultats


Configuration des paramètres initiaux

Configurer les informations nécessaires pour le fonctionnement Certains services sont nécessaires et obligatoires ils permettent de simplifier les workflows administratifs et construire les conventions, propositions, les factures etc... Ils sont nommés avec la charte "FOR_ADM" pour les informations d'administration

  • FOR_ADM_CF1 Convention_de_formation
  • FOR_ADM_GP1 Modalités d'Accès, Méthodes
  • FOR_ADM_LA1 Livret_accueil_formation
  • FOR_ADM_RI1 Règlement_intérieur

Configuration de vos services de formation

Programme de formation

Les programmes de formation sont essentiels pour vous, ils doivent être réalisés par vos services vous trouverez cependant une structure demandée par la certification, nous prendrons en exemple le programme de la formation journée 1 au logiciel DigiRisk disponible sur la démonstration https://demodoli.digirisk.com/ dans les services de formation :


Objectifs de la formation

  • Acquérir les bases nécessaires à l'utilisation du logiciel DigiRisk

Objectifs opérationnels

  • Être capable de comprendre l'intérêt des logiciels open source en comprenant où sont stockées ses données et leur exploitation.
  • Être capable de bien comprendre la différence entre un Risque et un Danger.
  • Être capable de faire un Document Unique simple et exploitable.
  • Savoir configurer et personnaliser les options du logiciel pour optimiser la gestion des risques.

Programme de la formation

Le Document Unique

  • Le Code du travail
  • Le décret
  • La méthode proposée par Evarisk
  • Définition d'un risque VS d'un danger, conception de la méthode de mesure avancée
  • Le plan d'action et comment rendre le Document Unique simple et utile

Introduction à DigiRisk

  • Introduction au logiciel Open Source dans notre quotidien
  • Comprendre comment ils sont financés (Dolibarr, Wikipédia, DigiRisk)
  • Comprendre comment les utiliser et y participer simplement en tant qu'utilisateur

Réaliser votre Document Unique 3 étapes

  • Gestion de votre organisation
    • Création de vos premières Unités de Travail
    • Création de vos premiers Groupements
    • Organisation des UT et GP
  • Évaluation des risques
    • Bibliothèques des risques
    • Comprendre la gestion des risques
      • Catégorie + description
      • Évaluation, commentaires et photos
      • Actions correctives, budget et planification
    • Évolution du risque, historique des cotations et actions correctives
  • Impression de votre premier Document Unique

Différents documents disponibles avec DigiRisk

  • Affichage Légal
    • Configuration et remplissage des éléments
    • Modification d'un Tiers et configuration des Tiers : Médecine du travail, Inspection du travail etc.
  • Diffusion d'informations
  • Fiches des Unités de Travail et Groupement
  • Impression des listings de risque avec ou sans photos

Votre Document Unique participatif, simple et interactif

  • Configuration des registres Santé Sécurité avec création de l'affiche et QRCode
  • Gestion des registres via un Kanban
  • Impression des fiches de synthèses pour le CSE et/ou CSSCT

Version 1.0.1-20241208 - Simplification du programme, décalage de la partie plan d'action

Ce programme est composé de 3 chapitres principaux

  • Objectifs de la formation
  • Objectifs opérationnels
  • Programme de la formation

Le service en édition avec la charte de nommage pour la réf et pour le libellé

Edition programme de formation DigiRisk
Edition programme de formation DigiRisk
Options du service de formation
  • La durée du service est importante pour les calculs de cohérence de façon générale nous utilisons les heures avec 1 journée = 7 heures
  • Le lien Web pointe vers le site internet publique du service qui est une demande Qualiopi
Durée de la formation et lien vers le site internet
Durée de la formation et lien vers le site internet
Gestion des versions

La gestion des versions est notée dans la dernière ligne du programme avec la méthode suivante : 1.0.1-20241208 - Commentaire de la dernière mise à jour ce principe est utilisé dans tous les textes modifiables utilisés dans DoliMeet

Validation du service en tant que formation

La validation du service comme un programme de formation est prise en compte lors de l'affectation du tag de "formation". C'est essentiel afin que le service soit identifié comme une formation c'est à partir de ce moment-là qu'il affiche un indicateur sur la complétude du service. C'est aussi ce tag qui lui permettra d'être disponible pour les projets de formation.

Etat du service pour la formation
Etat du service pour la formation

Affectation du TAG : "Formation" dans notre cas pour rappel ce tag est défini dans les réglages, il pourrait être nommé différement.

Affectation du TAG formation sur un service
Affectation du TAG formation sur un service
Syllabus

Il est important de faire la différence entre Syllabus et programme de formation, ce tableau peut vous aider dans cet exercice :

Différence entre Programme de formation et Syllabus
Élément Programme de formation Syllabus
Définition Un document détaillant les objectifs, contenus et modalités d'une formation Un document pédagogique précisant le déroulé détaillé d’un cours ou module
Niveau de détail Global et structuré par modules ou séquences pédagogiques Plus détaillé, centré sur un cours ou une session précise
Objectif Présenter l'ensemble d'une formation pour l'organisme et les apprenants Guider un formateur ou un apprenant sur les contenus précis d'un cours
Éléments clés Public cible, objectifs, compétences visées, modalités, évaluation Plan de cours détaillé, méthodes pédagogiques, ressources, devoirs/exercices
Usage dans Qualiopi Justifie la cohérence de l’offre de formation et sa qualité Appuie la mise en œuvre pédagogique des formations

Le Syllabus selon Qualiopi

Dans le cadre de Qualiopi, le syllabus n’est pas un document obligatoire en tant que tel, mais il peut être utilisé comme un support pédagogique complémentaire pour justifier la structuration des formations.

Un syllabus pourrait inclure :

  • Le plan détaillé des séances ou des modules
  • La bibliographie ou les ressources pédagogiques
  • La méthodologie détaillée (exposés, travaux dirigés, mises en situation…)
  • Les critères d’évaluation des apprenants à un niveau plus opérationnel

En revanche, le programme de formation est exigé par Qualiopi (critère 1), car il structure officiellement l’offre de formation et en garantit la transparence. De notre point de vue le Syllabus est essentiel pour la gestion des formateurs, des ressources se transmettre les informations et le déroulé des formations afin d'avoir une constance et d'être sur pour le formateur et le stagiaire d'avoir une formation avec une qualité constante et réplicable.

Vous avez ci-après le Syllabus du programme de formation Digirisk initiale

9h00-9h15 : Présentation générale

  • Tour de table + faire signer feuille de présence
  • Recueil des attentes des stagiaires (Exemple : y a-t-il des personnes qui ont déjà fait une formation ?).

9h30-10h00 : Présentations Evarisk et DigiRisk

  • Présentation https://www.evarisk.com/
  • Présentation des solutions des proposées par Evarisk
    • DigiRisk - https://digirisk.com/ et https://digirisk.org/
    • DigiQuali.com
    • Bibliothèque de médias
    • Présentation de la veille et informations dédiées : https://www.evarisk.com/actualites/
  • Présentation du principe de l'Open-Source
    • La définition de l'Open-Source : https://fr.wikipedia.org/wiki/Open_source
    • Les références Open-Source : https://sill.etalab.gouv.fr/software?name=DigiRisk
    • La plateforme de gestion du code source : https://github.com/evarisk

10h00 -11h00 : Présentation du socle de DigiRisk, l'ERP-CRM Dolibarr

  • Le site de l'association Dolibarr : https://www.dolibarr.org/
  • Le projet sur https://github.com/dolibarr
    • Le projet avec bientôt plus de 700 développeurs
    • Les principales fonctionnalités de Dolibarr
    • Le forum
    • Les extensions
  • Le Wiki de DigiRisk avec la documentation https://wiki.dolibarr.org/index.php?title=Module_Digirisk
  • Le forum de DigiRisk https://www.dolibarr.fr/forum/t/module-digirisk-document-unique/37119

Pause : 15min

11h00 -12h00 : Le Document Unique

  • Le Code du travail, Le décret présentation simplifiée
  • La méthode proposée par Evarisk de cotation
  • Réalisation d'une échelle de mesure sur les 5 critères proposés dans la méthode avancée de DigiRisk (Gravité*Fréquence*Historique*Protection*Formation)
  • Exemple et exercice de réalisation d'une cotation sur le risque d'accident de trajet entre 1 piéton, 1 Cycliste, 1 conducteur de VL,1 motard
  • Réalisation de la cotation, calcul, explications sur les résultats
  • Rappel sur les 9 principes de prévention

Pause : Repas

14h00-15h00 : Construction de l'architecture des données

  • Construction des DU et point sur les sites (Siret)
  • Construction de l'arborescence, unités de travail et des groupements
  • Analyse d'exemples concrets

15h00-16h00 : Gestion du bloc Risques, cotation, plan d'action et l'évolution dans le temps

  • Ajouter un risque, ajourer une cotation, ajouter un plan d'action
  • Explication sur les références des risques + cotation
  • Faire évoluer ce bloc dans le temps
  • Explication du cycle de vie

Pause 15 min

16h00-17h00 : Gestion des différents éléments possibles (Unité de travail, Groupement, Société, Siret)

  • Fiches d'unité de travail (Impression fiche d'Unité de travail)
  • Fiches de groupement (Impression des fiches et des mini DU avec photo)
  • Impression Document unique
  • Affichage obligatoire
  • Diffusion d'information
  • Rapport d'audit édition des éléments modifiés entre 2 dates

17h00-18h00 : Gestion de la saisie des personnels, agents, salariés et rendre le Document Unique participatif

  • Ouverture des registres
  • Configuration
  • Impression affichage
  • Cycle de vie des registres

Version 1.1.0-20241208 - Réalisation d'un plan en adéquation avec le programme suite aux différents tests

Ajout du Syllabus

Ajout du syllabus.png

Configuration des sessions de formation type

Afin d'automatiser les actions nous avons proposé d'associer des sessions types à un programme de formation. Dans le cadre de la formation "DigiRisk initiale" nous avons déterminé 2 sessions de formation par défaut :

  • Matin - Nous avons mis en place une charte de nommage : Session Initiale DigiRisk - Matinée - 3 heures
  • Après-Midi - Session Initiale DigiRisk - Après-Midi - 4 heures
  • Nous avons déterminé des heures de début et de fin
  • Cela nous donne une durée standard qui est contrôlée au niveau de service (Heures des sessions doivent être égales à la durée du service de formation)
Création des sessions de formation par défaut
Création des sessions de formation par défaut


Configuration des rôles

à venir

Enquête de satisfaction

  • Si DigiQuali est installé sur votre instance Dolibarr, il est possible d'obtenir des enquêtes de satisfaction sur DoliMeet.
  • Pour ajouter une enquête de satisfaction, il suffit de cliquer sur "créer" dans une session.

En lien avec DigiQuali 1.11.0 et Dolibarr 19.0, les enquêtes de satisfactions peuvent être générées à partir des contacts du contrat après avoir configuré les enquêtes dans les paramètres de DoliMeet.

Si un contact est ajouté au contrat et que les enquêtes de satisfactions ont été configurées, l'enquête de satisfaction du contact est générée automatiquement.

Certificat de réalisation

Si un stagiaire a été absent à toutes les sessions de formation, le certificat de réalisation lié à ce stagiaire n'est pas généré depuis la fiche du contrat.

La durée de formation affichée sur le contrat est une valeur à rentrer à la main, mais la valeur calculée avec l'ensemble des durées des sessions de formation est affichée à côté.

La durée affichée sur le certificat de réalisation d'un stagiaire correspond à la durée calculée des sessions où le stagiaire a été présent.

Une notification d'alerte est affichée si un ou plusieurs certificats ne sont pas générés dû à l'absence d'un stagiaire.

Les mails

3 mails globaux de relance d'enquête de satisfaction sont disponibles.

  1. OPCO - Tous les contacts
  2. Formation - Tous les users internes
  3. Client - Tous les contacts du client

Développement

Les développements et améliorations peuvent être proposés sur le dépôt GIT Repository Evarisk : https://github.com/Evarisk/dolimeet