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Module DoliMeet

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Documentation développeur

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Documentation Utilisateur
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Informations

Module name dolimeet
Editor / Editeur Evarisk - www.evarisk.com
Download or buy page / Page achat ou téléchargement External module - www.dolistore.com
Status / Statut / Estado
Prerequisites / Prérequis

Dolibarr min version: See on Dolistore    Dolibarr max version: See on Dolistore

Last update date / Date mise à jour fiche / Fecha última actualización 2025-02-3
Note / Nota Créer et gérer vos réunions, sessions de formations et audits


Important

DoliMeet a besoin du framework Saturne pour fonctionner. Pour l'installer il est disponible via ce lien : https://github.com/Evarisk/Saturne

DoliMeet - Qu'est-ce que c'est ?

DoliMeet vous permet l'implantation complète de WorkFlow nécessitant un suivi de :

  • Vos réunions.
  • Vos formations.
  • Vos audits.

Associé au module de contrôle Qualité DigiQuali DoliMeet permet de mettre en place le suivi automatisé du référentiel Qualiopi pour la formation.

  • Vous pourrez créer et gérer les objets ci-dessus
  • Réaliser la mise en place de vos programmes de formation et syllabus basés sur vos services de formation
  • Réalisation vos projets de formations et les propositions commerciales adaptées aux demandes des OPCO
  • Imprimer vos conventions de formation
  • Automatiser les signatures des stagiaires, formateurs, auditeurs
  • Générer vos attestations de réalisation
  • Générer vos quiz de suivi qualité
  • Générer les documents associés

  • Accueil de DoliMeet (formations)

Les associations avec d'autres modules comme DigiQuali permettent à DoliMeet d'automatiser des process comme Qualiopi pour les organismes de formations.

Installation depuis Dolistore

  • Télécharger le fichier archive du module (.zip) depuis le site web www.dolistore.com
  • Placer le répertoire du module dans le répertoire custom de Dolibarr:
    • Pour cela, dans Dolibarr, aller dans Accueil - Configuration - Modules - Déployer/installer une app/module externe
    • Téléverser le fichier. Note: Si cela échoue, vous pouvez manuellement dézipper le fichier dans le répertoire custom via la ligne de commande: git clone https://github.com/Evarisk/dolimeet.git
  • Le module est opérationnel et peut être activé.

DoliMeet - les objets de bases

Réunions :

  • Etape 1 : ouvrir dolibarr, cliquer sur DoliMeet (1)

  • Etape 2: Dans DoliMeet, cliquer sur "Créer une réunion" (1)

  • Etape 3: remplir les informations, le libellé est obligatoire (1), le reste est optionnel (2)

  • Etape 4: Une fois la réunion créée, on arrive dans l'onglet de la réunion. Ici je peux créer des participants (1), ajouter des notes (2) , ajouter des fichiers (3) et modifier/cloner/supprimer la réunion (4).

  • Etape 5 : création des participants. On commence par remplir le nom du formateur (1), le bouton action permet de noter un absent ou de supprimer la personne (2), le bouton sign permet de faire signer formateurs et participants (3), le bouton ajouter permet lui d'ajouter pareil formateurs et participants. (4) Pour finir, pour les participants on sélectionne la société puis le contact concerné.

Sessions de formation :

  • Étape 1: ouvrir Dolibarr, cliquer sur DoliMeet (1) Dans DoliMeet, cliquer sur "Créer une session de formation" (2), remplir les informations (3)

  • Étape 2: Comme pour les réunions, une fois la session créée, on arrive dans l'onglet de la session. Ici je peux créer des participants (1), ajouter des notes (2) , ajouter des fichiers (3) et modifier/cloner/supprimer la session (4).

  • Étape 3 : création des participants. On commence par sélectionner le tiers et le nom des stagiaires (1,2), pour en ajouter on clique sur le plus (3), pareil pour le formateur on sélectionne le tiers et le nom (4,5), on clique sur plus pour ajouter (6), si besoin de supprimer on clique sur la poubelle (7), quand on a terminé, on valide en cliquant sur valider la session de formation (8)

  • Étape 4 : Ici je valide la session de formation

  • Étape 5 : Une fois validé, je peux revenir à mes participants et utiliser le lien de signature pour faire signer (1), voir la date d'envoi d'email (2), noter si le stagiaire est présent, en retard ou absent (3) et pour finir je peux envoyer un email de signature à tous les participants. (4)

  • Exemple de feuille de présence en fin de formation : on peut voir la date de signature (1), l'état de la signature (2), et le statut de la présence (3)

  • Étape 6 : Une fois la formation terminée et la feuille de présence remplie, on revient dans la fiche de la session et on peut maintenant cliquer sur générer (1) pour récupérer le document de notre fiche de présence en cliquant dessus (2)

  • Étape 7 : Toujours dans le même onglet, on clique sur modèle de document et on change "attendancesheet" par "completioncertificat" (1) puis on clique sur générer (2)

  • Etape 8 : Pour finir, il ne reste plus qu'à télécharger mes documents et à les envoyer au client formé. (1)

Audits :

Même process que pour les réunions et sessions de formation

Dolimeet pour Qualiopi

La mise en place du process complet pour Qualiopi est complexe et nécessite plusieurs journées de travail nous vous conseillons de suivre les formations en ligne sur la Dolischool.fr et le tutoriel que nous avons rédigé ci-dessous.

Configuration des paramètres initiaux

Configurer les informations nécessaires pour le fonctionnement Certains services sont nécessaires et obligatoires ils permettent de simplifier les workflows administratifs et construire les conventions, propositions, les factures etc... Ils sont nommés avec la charte "FOR_ADM" pour les informations d'administration

  • FOR_ADM_CF1 Convention_de_formation
  • FOR_ADM_GP1 Modalités d'Accès, Méthodes
  • FOR_ADM_LA1 Livret_accueil_formation
  • FOR_ADM_RI1 Règlement_intérieur

  • Remplir la partie "Formation". Il est important de bien mettre le tag "Formation" !

Configuration de vos services de formation

Programme de formation

à venir

Syllabus

Configuration des sessions de formation type

Configuration des rôles

à venir

Enquête de satisfaction

  • Si DigiQuali est installé sur votre instance Dolibarr, il est possible d'obtenir des enquêtes de satisfaction sur DoliMeet.

    • Pour ajouter une enquête de satisfaction, il suffit de cliquer sur "créer" dans une session.

    En lien avec DigiQuali 1.11.0 et Dolibarr 19.0, les enquêtes de satisfactions peuvent être générées à partir des contacts du contrat après avoir configuré les enquêtes dans les paramètres de DoliMeet.

    Si un contact est ajouté au contrat et que les enquêtes de satisfactions ont été configurées, l'enquête de satisfaction du contact est générée automatiquement.

    Certificat de réalisation

    Si un stagiaire a été absent à toutes les sessions de formation, le certificat de réalisation lié à ce stagiaire n'est pas généré depuis la fiche du contrat.

    La durée de formation affichée sur le contrat est une valeur à rentrer à la main, mais la valeur calculée avec l'ensemble des durées des sessions de formation est affichée à côté.

    La durée affichée sur le certificat de réalisation d'un stagiaire correspond à la durée calculée des sessions où le stagiaire a été présent.

    Une notification d'alerte est affichée si un ou plusieurs certificats ne sont pas générés dû à l'absence d'un stagiaire.

    Les mails

    3 mails globaux de relance d'enquête de satisfaction sont disponibles.

    1. OPCO - Tous les contacts
    2. Formation - Tous les users internes
    3. Client - Tous les contacts du client

    Développement

    Les développements et améliorations peuvent être proposés sur le dépôt GIT Repository Evarisk : https://github.com/Evarisk/dolimeet

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