Modulo Projetos

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Project
Numero/ID of module	400
User doc. of module	This page
Developer doc. of module	Module Projects (developer)

Introdução

O Módulo de Projeto é um módulo Dolibarr central. É opcional e pode ser ativado na página de configuração do módulo.

Este módulo tem vários propósitos:

• seguir leads e oportunidades
• e | ou gerenciar projetos definidos como uma hierarquia de tarefas
• e | ou rastreie o tempo consumido pelos usuários nessas tarefas.

Os projetos podem ser usados para projetos internos, feitos para a sua organização ou para projetos para vincular diferentes objetos Dolibarr (como propostas comerciais, pedidos de clientes, faturas de clientes, ...).

Aviso importante sobre as definições

O termo Tarefas é freqüentemente confundido com termos como "Eventos", "Ação", "Diário".

Antes de ler esta documentação, é importante conhecer os significados de cada um dos termos definidos e normalizados pela norma RFC2445.

Se você não estiver familiarizado com eles, leia esta página de resumo: Evento-Tarefa-Diario.

O que esse módulo pode fazer

• permitem definir um status de oportunidade e uma probabilidade se o projeto for um lead comercial.
• gerencia projetos como uma hierarquia de tarefas
• permitem definir projetos internos (feitos para sua organização) ou projetos externos (feitos por sua organização para um cliente)
• permite alocar usuários internos ou externos nas tarefas
• permitem compartilhar projetos entre usuários, fornecendo a cada usuário atribuído a visão adequada de tarefas e projetos
• permitem controlar o tempo gasto na tarefa por slot de trabalho e usuário.
• pode gerar faturas de tempo gasto.
• permitem atribuir qualquer objeto (fatura, pedido, proposta, intervenção, ordem de fabricação ...) ou documento ou URL para projetos e tarefas.
• fornecer uma visão completa do projeto com o tempo planejado e gasto, o gráqfico de Gantt e todos os documentos
• suporta campos personalizados para projetos e tarefas
• fornecer modelos de documentos para projetos e relatórios de tarefas

O que esse módulo não pode fazer

• Não suporta planejamento automatizado com base na disponibilidade do usuário.
• Não calcula nenhum caminho crítico.

Instalação

Este módulo está incluído na distribuição Dolibarr, portanto, não há necessidade de instalá-lo.

Configuration

Para usar este módulo, você deve primeiro habilitá-lo usando uma conta de administrador, através da opção de menu "Início - Configuração - Módulos / Aplicações".

Escolha a guia onde o módulo está listado. Em seguida, clique em "Ativar".

O módulo agora está ativado.

Se um ícone de engrenagem aparecer no final da linha do módulo, clique nele para acessar a página de configuração específica para o módulo.

Abaixo estão as opções disponíveis para configurar este módulo.

Opções de configurações

Projetos > Parâmetros

Usar o módulo para seguir leads / oportunidades

Se selecionado, você pode associar o projeto a um terceiro e acompanhar o status da proposta. Isso é necessário para gerenciar o projeto externo.

Usar o módulo para acompanhar tarefas e tempo

Você precisa selecionar esta opção se quiser inserir as tarefas detalhadas dos projetos e, eventualmente, acompanhar o tempo gasto (isso não é obrigatório mesmo se a opção for selecionada). Se não for selecionado, o módulo apenas permite acompanhar oportunidades de negócios (ou seja, status de projetos de vendas).

Projetos > Módulo de numeração de projetos

Os projetos são numerados automaticamente usando um modelo simples. Você pode alterar este modelo e definir seu próprio modelo de número usando o mecanismo universal.

Projetos > Módulo de numeração de tarefas

As tarefas são numeradas automaticamente usando um modelo simples. Você pode alterar este modelo e definir seu próprio modelo de número usando o mecanismo universal. O modelo de numeração de tarefas é independente do modelo do projeto.

Projetos > Modelo de documento de relatórios de projeto

Você pode selecionar um modelo para a visão geral dos objetos vinculados e um modelo de relatório para as tarefas do projeto. Também é possível gerar documentos a partir de modelos OpenDocuments, um simples é fornecido.

Projetos > Modelo de documento de relatórios de tarefas

É possível gerar documentos a partir de modelos OpenDocuments, um simples é fornecido.

Projetos > Outros Parâmetros

Use campos de preenchimento automático para escolher o projeto (em vez de usar uma caixa de listagem)

Isso pode ser muito útil se você rastrear um grande volume de oportunidades como projetos.

No documento de um terceiro, pode escolher um projeto vinculado a outro terceiro

Por padrão, apenas o documento do terceiro anexado ao projeto pode ser vinculado ao projeto, no entanto, você pode ter um subcontratado que fornecerá documentos relacionados ao projeto. Neste caso, você precisa da opção ativada.

Atributos complementares (projeto)

Use esta guia para definir campos extras que estarão disponíveis no cartão do projeto.

Atributos complementares (tarefa)

Use esta guia para definir campos extras que estarão disponíveis no cartão de tarefas.

Dicionários

O módulo vem com o dicionário "Status de oportunidade para projeto/lead".

Este dicionário é usado quando o módulo é usado para seguir leads / oportunidades. Ele contém a probabilidade de assinar as oportunidades.

Vá para o menu Configuração e selecione Dicionários para personalizar a lista de valores para qualificar suas oportunidades.

O módulo também usa o dicionário "Tipos de contato / endereço" e o preenche por padrão para associar um contato ou usuário alocado a um projeto ou tarefa.

Permissões

1. Leia projetos e tarefas (projetos compartilhados e projetos para os quais sou contato). Também pode inserir o tempo consumido em tarefas atribuídas (quadro de horários)
2. Criar / modificar projetos (projeto compartilhado e projetos para os quais sou contato)
3. Excluir projetos (projeto compartilhado e projetos para os quais sou contato)
4. Exportar projetos
5. Leia todos os projetos e tarefas (também projetos privados para os quais não sou contato)
6. Criar / modificar todos os projetos e tarefas (também projetos privados para os quais não sou contato)
7. Excluir todos os projetos e tarefas (também projetos privados para os quais não sou contato)

Utilização

O módulo está disponível no ícone Projetos disponível no menu superior do Dolibarr.

Observe que o menu esquerdo exibe dois conjuntos de opções:

1. para acessar seus próprios projetos e tarefas. Estes são projetos e tarefas para os quais você foi atribuído.
2. para acessar projetos e tarefas compartilhados. Esses são projetos e tarefas que podem ser lidos por você (mesmo que não tenha sido atribuído a você). Dependendo da sua permissão, o acesso a esta visualização pode ser restrito.

Entities and Business rules

Project entity

This is the root object added by the module.

Properties

Property	Description	Note / Values
Reference	Generated automatically by a template. It is unique.	See Set-up Options to customize the template.
Label	The full name of the project.
Visibility	This property define the users permissions.	Project Contacts, the project is only available to users associated. Everybody, the project is shared (public).
Status	Current status of the project, updated by the project workflow.	Draft Open Closed
Start date	Starting date for the project	Could be any valid date in past or future. Note that no control is made between start and end date.
End date	Ending date for the project	Could be any valid date in past or future. Note that no control is made between start and end date.
Opportunity status	Value selected from the "Opportunity status for project/lead" dictionary.	Only displayed when "Use projects to follow leads/opportunities" option is set-up.
Opportunity probability	The percentage associated to the Opportunity status, could be updated manually.	Only displayed when "Use projects to follow leads/opportunities" option is set-up.
Opportunity amount	Amount of the opportunity in default currency.	Only displayed when "Use projects to follow leads/opportunities" option is set-up.
Budget	Amount of the budget required for the project in default currency (if any).
Description	A text to describe your project.
Public Notes	A text area (html) to store public notes on the project.
Private Notes	A text area (html) to store private notes on the project.

Links

Entity linked	Description	Notes
Users	You could allocate multiple users to a project, specifying a role. Two roles are defined by default, but you could extend it if needed.	There is no limitation to number of users linked, even with the same role.
Contacts	You could allocate multiple contacts - from different third parties - to a project, specifying a role. Two roles are defined by default, but you could extend it if needed	There is no limitation to number of contacts linked, even with the same role. Contact and User roles could be different if needed.
Documents	You could upload multiple document files and link them to a project.	Document could also be generated using templates, see Set-up Options to activate the templates.
URL	You could attach multiple URL links to a project.
Commercial proposal	You could attach multiple proposals to a project.	You could create the proposal from the project overview tab.
Customer order	You could attach multiple customer orders to a project.	You could create the order from the project overview tab.
Customer invoice	You could attach multiple customer invoices to a project.	You could create the invoice from the project overview tab.
Customer template invoice	You could attach multiple template customer invoices to a project.	You could create the invoice from the project overview tab.
Supplier order	You could attach multiple supplier orders to a project.	You could create the order from the project overview tab.
Supplier invoice	You could attach multiple supplier invoices to a project.	You could create the invoice from the project overview tab.
Contract	You could attach multiple contracts to a project.	You could create the contract from the project overview tab.
Expense report	You could attach multiple expense report to a project.	You could create the invoice from the project overview tab.
Event	You could attach multiple events to a project.	You could create the event from the project overview tab. The Agenda module should be activated.
Task	You could attach multiple tasks to a project. See below the tasks properties.	The option to manage tasks in a project should be properly activated, see Set-up Options

Task entity

This is the child entity of the project entity. It is possible to create a hierarchy of tasks, the project being the root of the tree.

Properties

Property	Description	Note / Values
Reference	Generated automatically by a template. It is unique.	See Set-up Options to customize the template.
Label	The full name of the task.
Child of project/task	By default the current project but could be changed to an other project task to create a tasks hierarchy.
Assigned to	The user responsible of the task.	By default the task creator.
Start date	Starting date for the task	Could be any valid date in past or future. Note that no control is made between start and end date neither with project dates.
End date	Ending date for the task	Could be any valid date in past or future. Note that no control is made between start and end date neither with project dates.
Planned workload	Planned workload to complete the task in hours and minutes.
Declared progress	A percentage to be updated manually.	Could also be updated when capturing time spend on task.
Description	A text to describe your task.
Public Notes	A text area (html) to store public notes on the task.
Private Notes	A text area (html) to store private notes on the task.

Links

Entity linked	Description	Notes
Users	You could allocate multiple users to a task, specifying a role. Two roles are defined by default, but you could extend it if needed.	There is no limitation to number of users linked, even with the same role.
Contacts	You could allocate multiple contacts - from different third parties - to a task, specifying a role. Two roles are defined by default, but you could extend it if needed	There is no limitation to number of contacts linked, even with the same role. Contact and User roles could be different if needed.
Documents	You could upload multiple document files and link them to a project.	Document could also be generated using ODT templates, see Set-up Options to activate the templates.
URL	You could attach multiple URL links to a project.
Time spent	You could attach multiple time spent slot to a task.	See the entity attributes below for more details.
Task	You could attach multiple tasks to a task by using it as a parent task.

Time spent record

These records allows to capture the time spent by a user on a task at a given time.

The time spent could be entered from different points:

• using the tab dedicated in the task form
• using the "New time spent" option in the module left menu.

In both cases you could enter time spend by day, but the menu option allows also to enter time spend by week. In this case you could only enter one time slot by day.

Properties

Property	Description	Note / Values
Start Date and Time	Define when the time has been spent.	Time is not available when you enter the data by weeks.
Duration	Hours and minutes spent on the task.	This is mandatory to create a record
Note	A small text to comment what was done or how time was spent.	Note is not available when you enter the data by weeks.
Done by	The user who has spent time on the task.	The user should be assigned to the task to enter a time spent record

Links

Entity linked	Description	Notes
Users	One and only one user is linked to a time spent record	The user should be linked to the task, to create the record.
Task	One and only one task is linked to a time spent record

Project visibility and user actions

This module allow to share projects and task across users. Each user could interact based on :

• Permissions allowed
• Project visibility
• Assignment to project

The following table summarizes actions available based on these factors.

User		Project
		Visibility on project contact only		Visibility for everybody
Status		User is not a contact of project	User is a contact of project	User is not a contact of project	User is a contact of project
Permission	Read	Project hidden	read project & tasks add time spent on owned tasks	Project hidden	read project & tasks add time spent on tasks
	Create/Modify		modify close project create modify tasks		modify close project create modify tasks
	Delete		delete projects & tasks		delete projects & tasks
	Read all projects (even if not contact or public)	read projects & tasks add time spent on owned tasks
	Create/Modify all projects (even if not contact or public)	modify close project create modify tasks
	Delete all projects (even if not contact or public)	delete projects and tasks

Project Workflow

Project status follows this workflow sequence : Draft, Open, Closed.

Create a project

Creation of a new project is done from menu "New project" on main menu "Project" Public projects (and all tasks) can be read/edited by anybody with read project permissions. Private project (and all tasks) can be read/edited only by users defined as contact/actors of project + the creator of project (if all contacts are removed, we must keep at least one user authorized on project. This is the creator).

Create a task

Creation of a task is done from button "Create Task" on the tab "Task" of a project or from menu "Projects -> New task".

• A task can be created if you have permission to create/edit projects and if you are contact of a project (or if projet is a public project).
• A task is on the root of a project or under another task of the project.

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