Draft:Video Presentation (Dolibarr features) - Users and Groups

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the Dolibarr foundation

(Draft page, no need to be translated)

Story board for Module User and Groups:

Video Title: Users and Groups

Voice Over	Visuals in the Video
Welcome to this video tutorial about the Dolibarr ERP and CRM system. In this video, we will look at how to work with the Users, Groups and Permissions module.	Animate the video title with special effects. Below it, the Dolibarr logo appears along with the url www.dolibarr.org (Do NOT show the YouTube channel and Social media accounts like for exit sequence)
The "Users, Groups and Permissions" module allows you to create and manage users on the Dolibarr system. In most cases, it would be the employees but it can also be external user accounts for your bookkeeper or other partners. Your employees can also login to the system and manage their account, activity and holidays and a lot of other things depending on the applications you have enabled. Let's look at the the common features.	Show the "Users and Groups" module and click on the various menu options to show the screens.
There are two user flows to the "Users and Groups" module – one as the employer or administrator and the other as the employee or external user.	Show the login screen.
Title Slide: Employer or Administrator
Let us first look at the administrator or employer user flow. Login with an account that has administrator access.	Show login with admin account.
Click on the 'Users and Groups' menu to access the user module. Click on 'List of Users' to review the list of existing employees or users.	Click the appropriate menu items and show the screens.
The “Hierarchical View” gives a birds eye view of the employee hierarchy in the organisation.	Show the hierarchy view. Click on the “+” buttons to expand and show the nested hierarchy.
Title Slide: Creating an Employee or User
Click on 'New User' to add a new employee – an internal user in your organization - to the system. Fill out the required fields. If the user is an external user: a customer or a provider, you can set the property "External user" so that the user will only see information related to his or her account. You can choose whether the user is an employee and also pick a supervisor to set the hierarchy for managing the user's leave requests and expense reports. Fill in additional job details such as remuneration and weekly work hours. You can also upload documents, and record bank information on user record. Note: If user has been set as an "External" User, he will be able to view only its invoice, order, proposal, etc, and not any other record. This is unless you give the user permission to view "all", like for example, for your external bookkeeper.	Show the user creation process, choosing of supervisor, insisting on the "internal or external user" flag, and filling in of the job details. Show also how to fill optionally bank information of the employee.
Title slide: Access Control & Permissions
Administrators are able to configure access control permissions for modules and module actions. For example, here are the list of actions available for access configuration with respect to the Expense Reports and Leave Request Management modules. This also applies to all other modules in the Dolibarr system.	As an administrator, show the permissions for these two modules after navigating to Permissions under the user card.
You can use groups to map users with permissions. Under the "Users and Groups" menu, click on "Add Group". Once the group is created, click on the "Group Permissions" tab to assign the desired permissions to the group. Users added to the group will now inherit all the permissions assigned to the group.	Create a group. Add a set of permissions to the group. Assign users to the group.
Title Slide: Employee features
Once the user is created and permissions are defined, the employee can login to the system, and depending on the permissions granted, can edit or not edit information.	Show the newly created user logging in. Show how user can set its own email signature.
If the application "Leave" has been enabled, you can click on the HRM tab menu to view the leave balance. The complete process of creation, approval and consultation of leaves is presented into the Video about the "Leave" module.	Click the menu HRM and highlight the leave balance.
If the module "Expense reports" has been enabled, Expense reports can be created from the respective menu. Expense reports thus created can be approved or rejected by the appropriate supervisor. The complete process of creation, approval and consultation of expense reports is presented into the Video about the "Expense Report" module.	Click the menu HRM and open one Expense Report of an employee.
If the module "Project and timesheets" has been enabled, a use can also enter its Timesheets from the “Time Spent” menu. The complete process of creation of timesheets is presented into the Video about the "Project" module.	Click the menu HRM - Time spent. Select on task and make assign so we can see we can add time on this task. Add another task if there is enough time (if speaking text is not too short)
Thank you for watching this video tutorial. Visit www.dolibarr.org to learn more.	The Dolibarr logo appears at the center of the screen along with the url www.dolibarr.org. Show the YouTube channel and other social media accounts with icons at the bottom (facebook, twitter and github).

Text of translation in german:

SNO	English Text	Translation in the Foreign Language
1	Welcome to this video tutorial about the Dolibarr ERP and CRM system.	Willkommen zum Video-Tutorial über Dolibarr ERP und das CRM-System.
2	In this video, we will look at how to work with the Users, Groups and Permissions module.	In diesem Video werden wir uns Nutzer, Gruppen und Erlaubnismodule genauer anschauen.
3	The "Users, Groups and Permissions" module allows you to create and manage users on the Dolibarr system.SNO	Das „Nutzer, Gruppen und Erlaubnis“-Modul ermöglicht es dir Nutzer des Dolibarr-Systems zu kreieren und zu verwalten.
4	In most cases, it would be the employees but it can also be external user accounts for your bookkeeper or other partners.SNO	In den meisten Fällen sind es die Mitarbeiter, aber es können auch externe Benutzerkonten für den Buchhalter oder andere Partner sein.
5	Your employees can also login to the system and manage their account, activity and holidays and a lot of other things depending on the applications you have enabled.SNO	Deine Mitarbeiter können sich auch beim System anmelden und ihr Konto, ihre Aktivitäten, Feiertage und viele andere Dinge verwalten, je nachdem, für welche Anwendungen sie aktiviert wurden.
6	Let's look at the the common features.SNO	Schauen wir uns die allgemeinen Funktionen an.
7	There are two user flows to the "Users and Groups" module – one as the employer or administrator and the other as the employee or external user.SNO	Es gibt zwei Benutzerflüsse zum Modul „Benutzer und Gruppen" - einen als Arbeitgeber oder Administrator und einen als Mitarbeiter oder externen Benutzer.
8	Employer or AdministratorSNO	Arbeitgeber oder Administrator
9	Let us first look at the administrator or employer user flow. Login with an account that has administrator access.SNO	Betrachten wir zunächst den Benutzerfluss des Administrators oder Arbeitgebers. Melde dich auf deinem Konto, mit Administratorzugriff an.
10	Click on the 'Users and Groups' menu to access the user module.	Klicke auf das Menü ‚Benutzer und Gruppen', um auf das Benutzermodul zugreifen zu können.
11	Click on 'List of Users' to review the list of existing employees or users.SNO	Klicke auf die „Benutzerliste", um die Liste der vorhandenen Mitarbeiter oder Benutzer anzeigen zu lassen.
12	The “Hierarchical View” gives a birds eye view of the employee hierarchy in the organisation.SNO	Die „Hierarchische Ansicht“ bietet eine Vogelperspektive auf die Mitarbeiterhierarchie in der Organisation.
13	Creating an Employee or UserSNO	Erstellen eines Mitarbeiters oder Benutzers
14	Click on 'New User' to add a new employee – an internal user in your organization - to the system.SNO	Klicke auf "Neuer Benutzer", um dem System einen neuen Mitarbeiter - einen internen Benutzer innerhalb der Organisation - hinzuzufügen.
15	Fill out the required fields.SNO	Fülle die erforderlichen Felder aus.
16	If the user is an external user: a customer or a provider, you can set the property "External user" so that the user will only see information related to his or her account.SNO	Wenn der Benutzer ein externer Benutzer ist: ein Kunde oder ein Lieferant, kannst du ihm die Eigenschaft „externer Benutzer“ zuordnen, so dass dem Benutzer nur Informationen zu der eigenen Person angezeigt werden.
17	You can choose whether the user is an employee and also pick a supervisor to set the hierarchy for managing the user's leave requests and expense reports.SNO	Wähle aus ob ein Benutzer ein Mitarbeiter ist, sowie wer sein Vorgesetzter ist, um die Hierarchie für Verwaltung der Urlaubsanträge und Spesenabrechnungen des Benutzers festzulegen.
18	Fill in additional job details such as remuneration and weekly work hours.SNO	Gib zusätzliche Jobdetails wie Vergütung und wöchentliche Arbeitszeit ein.
19	You can also upload documents, and record bank information on user record.SNO	Man kann auch Dokumente hochladen und Bankinformationen im Benutzerdatensatz abspeichern.
20	Note: If user has been set as an "External" User, he or she will be able to view only their invoice, order, proposal, etc, and not any other record.	Hinweis: Wenn der Benutzer als „externer" Benutzer festgelegt wurde, kann er nur seine Rechnung, Bestellung, sein Angebot usw. ansehen, keine anderen Datensätze.
21	This is unless you give the user permission to view "all", like for example, for your external bookkeeper.SNO	Dies gilt nur, wenn man dem Benutzer die Berechtigung erteilt, „alle" anzeigen zu lassen, z. B. für den externen Buchhalter.
22	Access Control & PermissionsSNO	Zugriffskontrolle und Berechtigungen
23	Administrators are able to configure access control permissions for modules and module actions.SNO	Administratoren können Zugriffsberechtigungen für Module und Modulaktionen konfigurieren.
24	For example, here are the list of actions available for access configuration with respect to the Expense Reports and Leave Request Management modules.SNO	Hier findet man beispielsweise die Liste der Aktionen, die für die Zugriffskonfiguration in Bezug auf die Module Spesenabrechnungen und Urlaubsanfrageverwaltung verfügbar sind.
25	This also applies to all other modules in the Dolibarr system.SNO	Dies gilt auch für alle anderen Module im Dolibarr-System.
26	You can use groups to map users with permissions.SNO	Man kann Gruppen verwenden, um Benutzer mit Berechtigungen zuzuordnen.
27	Under the "Users and Groups" menu, click on "Add Group".SNO	Klicke im Menü „Benutzer und Gruppen" auf „Gruppe hinzufügen".
28	Once the group is created, click on the "Group Permissions" tab to assign the desired permissions to the group.SNO	Klicke nach dem Erstellen der Gruppe auf die Registerkarte „Gruppenberechtigungen", um der Gruppe die gewünschten Berechtigungen zuzuweisen.
29	Users added to the group will now inherit all the permissions assigned to the group.SNO	Benutzer, die der Gruppe hinzugefügt wurden, erben jetzt alle der Gruppe zugewiesenen Berechtigungen.
30	Employee featuresSNO	Mitarbeiterfunktionen
31	Once the user is created and permissions are defined, the employee can login to the system, and depending on the permissions granted, can edit or not edit information.SNO	Sobald der Benutzer erstellt und Berechtigungen definiert wurden, kann sich der Mitarbeiter beim System anmelden und abhängig von den erteilten Berechtigungen Informationen bearbeiten oder nicht bearbeiten.
32	If the application "Leave" has been enabled, you can click on the HRM tab menu to view the leave balance.SNO	Wenn die Anwendung "Urlaub" aktiviert wurde, kann man auf das Menü der Registerkarte HRM klicken, um den Urlaubssaldo anzuzeigen.
33	The complete process of creation, approval and consultation of leaves is presented into the Video about the "Leave" module.SNO	Der gesamte Prozess der Erstellung, Genehmigung und Beratung von Blättern wird im Video zum Modul „Urlaub" angezeigt.
34	If the module "Expense reports" has been enabled, Expense reports can be created from the respective menu.SNO	Wenn das Modul "Spesenabrechnungen" aktiviert wurde, können Spesenabrechnungen über das jeweilige Menü erstellt werden.
35	Expense reports thus created can be approved or rejected by the appropriate supervisor.SNO	Auf diese Weise erstellte Spesenabrechnungen können vom zuständigen Vorgesetzten genehmigt oder abgelehnt werden.
36	The complete process of creation, approval and consultation of expense reports is presented into the Video about the "Expense Report" module.SNO	Der gesamte Prozess der Erstellung, Genehmigung und Konsultation von Spesenabrechnungen wird im Video zum Modul „Spesenabrechnung" dargestellt.
37	If the module "Project and timesheets" has been enabled, a use can also enter its Timesheets from the “Time Spent” menu.SNO	Wenn das Modul „Projekt und Arbeitszeittabellen" aktiviert wurde, kann eine Verwendung der Arbeitszeittabellen auch über das Menü „Zeitaufwand" eingeben.
38	The complete process of creation of timesheets is presented into the Video about the "Project" module.SNO	Der vollständige Prozess der Erstellung von Arbeitszeittabellen wird im Video zum Modul „Projekt" vorgestellt.
39	Thank you for watching this video tutorial about the module "Users, Groups and Permissions". Visit www.dolibarr.org to learn more.SNO	Vielen Dank dafür, dass du dir die Zeit genommen hast, dir das Tutorial zum Modul "Benutzer, Gruppen und Berechtigungen" anzusehen. Besuchen Sie www.dolibarr.org, um mehr zu erfahren.