Module KMGArchiGED EN

Informations

version 1.41 - 01/09/2018

Module name	Module KMGArchiGED
Editor / Editeur	Kevin GUERRIER
Download or buy page / Page achat ou téléchargement	External module - Dolistore
Status / Statut / Estado	Stable
Prerequisites / Prérequis	Dolibarr min version: See on Dolistore
Last update date / Date mise à jour fiche / Fecha última actualización	2018-09-6
Note / Nota	In Progress - Access to French version : Documentation FR

Preamble

The KMGArchiGED module has been developed to allow the management of incoming documents within a structure, their reception from a scanning device managing the sending via FTP, their transmission by email, their link with native elements of Dolibarr, as well as than their archiving.

The use case at the origin of the module is the following :

• The mails are received by the secretariat which has a network scanner on which shortcuts have been configured :
  • Suppliers Invoices
  • Bank Documents
  • Social Document
  • Dues and taxes
  • Others mails

• Depending on the documents, the person sends the items to the correct bib, checks that the document has been correctly transmitted from the module, and then stores the paper documents.
• Processing can be done directly by staff members within different departments directly from the module.

For example :

• Supplier invoices can be entered from the preview and the document can be directly linked to ;
• Social documents or tax correspondence can be sent by e-mail to the accountant for further information ;
• Customer payment notices can be used to enter payments with correct lettering and the document can be linked to the third party to maintain traceability ;
• Statements of account can be attached to the corresponding bank account ;
• The worksheets, followed by interventions, activity reports, ... can be attached to the projects and tasks concerned ;
• ...

Installation

The installation archive contains a kmgarchiged folder containing all the files required for the proper functioning of the module. In order to be activated in the modules configuration interface, the kmgarchiged folder must be copied to either the htdocs directory or the htdocs/custom directory.

Note that the use of the htdocs/custom directory requires that the parameters

$dolibarr_main_url_root_alt

and

$dolibarr_main_document_root_alt

has been correctly defined.

Once this file has been transmitted, the module can be activated from the module configuration interface of your Dolibarr instance (Home > Configuration > Modules).

Configuration

Une fois le module installé, l’accès à la configuration se fait par l’icône .

Section Types d'événement

Le module KMGArchiGED génère automatiquement des événements dans l’agenda lors du traitement d’un document par un utilisateur. Il est possible de créer des codes d’événement spécifiques pour la suppression, la liaison, la notification d’un document depuis le module, ou encore pour la réception d’un document dans le module. Si ces types d'événements ne sont pas présents dans votre instance de Dolibarr, il est possible de le créer en utilisant le bouton “Ajouter”. A défaut, le type d’événement AC_OTH_AUTO, qui définit les “Évènements insérés automatiquement” sera utilisé.

Section Email

Si l’envoi par mail est correctement configuré sur votre instance Dolibarr, il est possible de transmettre un document présent dans une bannette par mail. Les informations pré-remplies sont personnalisables dans cette section. Dans tous les cas, l’utilisateur peut modifier les éléments avant chaque envoi.

Section Outils

Le module KMGArchiGED utilise des fonctions externes au moteur de Dolibarr et nécessite donc l’utilisation d’outils externes. A ce jour, il n’y a que la commande convert qui est utilisée, notamment afin de générer les images d’aperçu d’un document. Cette commande est présente sur la majorité des hébergements. Si vous rencontrez un problème d’affichage de l’aperçu d’un document lors de la consultation d’une bannette, merci de vérifier que la commande convert est bien trouvée par le module dans cette section.

Si cette commande n’est pas trouvée, il est nécessaire de l’installer (ou de l’activer) sur votre serveur. Si, malgré cela, le problème persiste, merci de contacter notre support.

Section Liens pour envoi direct par FTP

Cette section détaille les chemins relatifs aux différentes bannettes disponibles, informations nécessaires à la configuration de périphériques réseau pour la transmission de documents via FTP (voir ci-dessous : Fonctionnalités > Transmission d’un document via FTP). Ils doivent bien sûr être adaptés selon votre configuration.

Fonctionnalités

Accès aux bannettes virtuelles

Les documents peuvent être transmis dans une “bannette virtuelle”. L’accès à chacune de ces bannette est subordonné à des permissions des modules Dolibarr. Par défaut, les bannettes suivantes sont disponibles :

Tableau

Bannette virtuelle	Module	Permission
Factures Fournisseurs	Fournisseurs	Consulter les factures fournisseur
Documents Sociaux	Dépenses spéciales	Lire les charges fiscales ou sociales et paiement de TVA
Impôts et taxes
Documents Bancaires	Banques et caisses	Consulter les comptes financiers
Autres	KMGArchiGED	Utiliser Kmgarchiged

A noter que le rôle administrateur permet l’accès à l’ensemble des bannettes virtuelles.

Si vous pensez à d’autres bannettes ou si votre fonctionnement nécessite l’utilisation de bannettes spécifiques, n’hésitez pas à nous contacter.

Transmission d’un document via FTP

Cette fonctionnalité nécessite que le répertoire document ainsi que son contenu soient accessibles via FTP. Cette fonctionnalité est accessible pour la majorité des hébergements. Les informations de connexion (adresse d’accès, utilisateur et mot de passe) seront nécessaires pour configurer le périphérique de numérisation (Copieur, Imprimante multifonctions, Scanner réseau, …). Il est possible de paramétrer des raccourcis pour une bannette virtuelle en adaptant le chemin d’accès.

Vous trouverez ci-après un exemple de configuration pour un raccourci direct vers les “Factures fournisseurs”.

Informations concernant la connexion FTP

• Adresse du serveur FTP : ftp.mon-serveur.net
• Nom d’utilisateur : monUser
• Mot de passe : monPass
• Racine FTP : Dans le dossier contenant les répertoires htdocs et documents de Dolibarr

Configuration du raccourci (issu d’un Xerox WorkCentre 6515DN MFP)

• Nom d'hôte : ftp.mon-serveur.net
• Chemin du document : /documents/kmgarchiged/SupplierInvoices
• Nom de connexion : monUser
• Mot de passe : monPass
• Confirmer le mot de passe : monPass

Comme vu précédemment, les informations relatives aux différentes bannettes disponibles sont précisées dans la page de configuration du module. Ils doivent bien sûr être adaptés selon votre configuration.

Le module KMGArchiGED est prévu pour fonctionner avec les fichiers au format PDF. La plein compatibilité du module avec l’utilisation d’autres formats n’est pas garantie. Si vous souhaitez prendre en charge des types de fichiers particuliers, n’hésitez pas à nous contacter.

Transmission d’un document via upload direct

L’interface principale du module liste les bannettes disponibles pour l’utilisateur en fonction de ces droits. Pour chacune de ces bannettes, la liste des documents présents est affichée, et sous cette liste, une section permet à l’utilisateur d’ajouter un nouveau document.

Consultation et gestion des documents d’une bannette

Un document présent dans une bannette est affiché de la manière suivante :

• Le lien de prévisualisation du document complet (icone fichier avec loupe) ainsi que la date à laquelle le document à été vu pour la première fois par le module sont affichés en entête. Une image représentant le premier tiers de la première page du document est affichée en dessous, suivie de la liste des événements déjà réalisés pour ce document.
• La partie droite permet :
  • de transmettre par email le document à un tiers, à un contact, à un utilisateur, ou directement à une adresse mail. Le sujet et le corps du mail sont pré-remplis et peuvent être ajustés par l’utilisateur avant envoi. Dans le cas où le document est transmis à un utilisateur ayant accès au module KMGArchiGED, un lien direct permettant d’accéder au document et au module est ajouté dans le corps du mail ;
  • de lier le document à un élément natif de Dolibarr (parmis Tiers, Banque, Propale Client, Commande Client, Facture Client, Commande Fournisseur, Facture Fournisseur, Projet, Tâche, Charge Sociale), avec la possibilité de le renommer au passage (l’extension ne doit pas être précisée dans le nouveau nom. Elle est reprise automatiquement) ;
  • d’archiver un document pour lequel plus aucune action n’est requise ;

Si vous souhaitez lier un document à d’autres types d’éléments (natifs ou issus d’un module externe) ou si vous souhaitez une autre fonctionnalité, n’hésitez pas à nous contacter.

Consultation des documents archivés

Une fois archivé, les documents sont accessibles depuis le menu KMGArchiGED > Archives. Cette interface liste les documents en fonction de la période à laquelle ils ont été reçus dans le module (filtre au trimestre, scindé par semaine et par bannette).

Les documents sont listés les uns en dessous des autre, et sont précédés d’un lien de prévisualisation du document complet (icone fichier avec loupe). Le nom du document est cliquable afin de télécharger directement le fichier. A noter que les bannettes disponibles dépendent également des permissions accordées à l’utilisateur.

Si vous souhaitez réaliser des actions complémentaires au sein de ces archives ou si vous souhaitez une autre fonctionnalité, n’hésitez pas à nous contacter.

Développement & Support

Ce module est développé et maintenu par Kevin GUERRIER. Toute demande de renseignement, question technique, proposition d’amélioration, remontée d’anomalie, … doit être transmise par mail à l’adresse support[at]kmg-process.com.