First setup
After Dolibarr installation, you must setup Dolibarr parameters to match your needs.
Company/Foundation
The first mandatory step is to define your company/foundation. For this, from home page, choose menu "Setup -> Company/Foundation" and edit informations for company or foundation you want to manage.
- Name: Name of your company or foundation
- Logo: Add here a logo of your company (.png, .jpg or .gif). There is no recommended size but the image but the recommended format is png with NO transparent layer (Dolibarr use FPDF that does not support this format).
- Pays: Don't forget to define your country because some other options depends on it.
- VAT: Also tell if you have to manage VAT or not.
Modules
Activation of modules is the second mandatory step. Modules you will enable depends on usage you want to do of Dolibarr. In most cases, you want use all modules, so you have to enable one by one each module you plan to use. For example, to manage a company, you might enable module: Third party, Invoices and Products, but probably a lot of more modules.
List of standard modules is defined on page List of Modules.
If you are not sure of the meaning of a module, you can enable it one by one and see what new menu appears in Dolibarr (also after enabling a module, check that you grant to yourself permissions on new features that was enabled). You can enable or disable a module when you want.
Once module has been activated, some of them need a particular setup (click on icon that appears on the right of line if a module need its own setup). See documentation of module for more informations.
Menus
Choose here which menu manager you want to use for internal and external users. The menu manager change labels, orders and organisation of left and top menus.
Display
On this page, you can define force language of application and the look and feel of screens. In a first use, you can keep everything with default values.
Other (Boxes, Alerts, Security, Limits and accuracy, Emails, Dictionnary...)
Other entries in Setup menu are advanced options. You can forget them if you want.
Users
The last step is to create users and assign permissions. Almost all the modules, even activated earlier, are not accessible if you do not give permissions. To do this, you can go to the Home menu -> Users & Groups to define users and their rights. Attention you should consider to check and reset the user rights when you enable a new modules. The list of rights available depending on the enabled modules enabled (see above), it is recommended to configure permissions after activating the modules you want to use. For certain actions, if you do not have the rights to do an action, Dolibarr will not show you action. You might miss some useful or important features. To give rights to a user or yourself if you are an administrator, go to Home -> Users & Groups, select the desired user, then click on its Permission tab.
Some options are not visible in the interface (often because they are deprecated or beta features). In most cases you do not need these functions and their use may make the application unstable.
To enable them you have to define a constant to 1 in Home - Configuration - Miscellaneous:
Global options
- MAIN_APPLICATION_TITLE => This will change the title of software (that appears on the login page by default).
- MAIN_DISABLE_FULL_SCANLIST => Constant to define to disable complete scan of tables to know the total amount of element to allow the pagination to show total number of pages. To activate on systems with a very important number of data (Tables with more than 500 000 records).
- MAIN_LOGTOHTML => If this constants is defined, it is possible to have logs inside pages by adding the parameter &logtohtml=1 into URL.
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- MAIN_AUTOFILL_DATE => Si cette constante est définie (à autre chose que 0), la date de facture, propal, commande ou paiement est préremplie avec la date du jour. Il est fortement recommandé de NE PAS ACTIVER cette option, ceci générant une saisie sans validation de la part des utilisateurs sur les dates, ce qui se traduit par des données incorrectes enregistrées et un beau casse tête lorsqu'il faut faire sa compta ! Toutefois l'option reste disponible, à la demande de certains utilisateurs.
- MAIN_AUTOFILL_TOWNFROMZIP => Permet le remplissage automatique de la ville depuis le code postal. Javascript/Ajax ne doit pas etre désactivé pour que cette option fonctionne.
- MAIN_MAIL_ALLOW_SENDMAIL_F => Sur les systèmes Linux ou BSD, la fonction d'envoi de mail de PHP utilise la commande sendmail local au serveur. Dans certains cas, l'email émetteur doit être passé en ligne de commande par l'option -f à sendmail. Cette option permet donc de demander à Dolibarr d'utiliser la fonction mail de php en intégrant l'option -f. Notons que dans la plupart des cas, même avec sendmail, l'email émetteur est bien géré car intégré avec les autres paramètres dans l'entête technique du mail. Cette option permet juste de passer outre certaines configurations qui rendent obligatoire l'option -f.
- MAIN_MAIL_NO_FULL_EMAIL => L'email destinataire et émetteur sont nettoyés pour être de la forme "<email>" au lieu de "Nom <email>". Ceci peut résoudre des problèmes de compatiblité sur de très vieux agent mails.
- MAIN_USE_HOURMIN_IN_DATE_RANGE => Sur toutes les lignes de détail d'entité (facture, commande, contrat...), il est possible de définir l'heure en plus du jour sur les champs date de début et de fin de services.
- MAIN_SHOW_LOGO => Affiche logo société en haut du menu gauche.
- MAIN_REMOVE_INSTALL_WARNING => Supprime le warning de sécurité apparent aux administrateurs si l'URL /install est accessible. Il est préférable de ne pas utiliser ce paramètre mais de plutôt placer un fichier nommé install.lock dans la racine de Dolibarr, ce qui a pour effet non seulement de supprimer le warning mais aussi d'empêcher tout utilisation de l'outil d'installation et mise à jour (qui ne requiert pas d'habilitation) tant que ce fichier est présent.
- MAIN_DISABLE_FORCE_SAVEAS => Si votre navigateur propose systématiquement d'enregistrer les fichiers sur disques (comme les PDF), essayer d'ajouter cette option. Les fichiers pourront alors s'afficher dans le lecteur du navigateur.
- MAIN_DISABLE_PDF_COMPRESSION => Désactive la compression sur les PDF générés.
- MAIN_GENERATE_DOCUMENTS_WITHOUT_VAT => N'affiche aucune information sur la tva dans les modèles générés.
- MAIN_OPTIMIZE_SPEED => Use some speed enhancements, like using the minifying and compressed version of javascript. Apache server must be configured to have the line
AddType text/javascript .jgz AddEncoding gzip .jgz
- MAIN_USE_BACKGROUND_ON_PDF => Définir cette constante avec le nom court d'une image (exemple "monimage.jpg") qui est placé dans le répertoire "documents/societe/logos", ajoute un fond de page dans les documents PDF constitué de cette image.
- MAIN_INVERT_SENDER_RECIPIENT => Invert sender and recipient in some PDF.
Commercial proposal module
- PROPALE_ADD_DELIVERY_ADDRESS => Activate old feature to input delivery addresses on proposals. You should not use this feature and use instead the tab "proposal contacts" to associate delivery addresses to a proposal.
- PROPAL_CLONE_ON_CREATE_PAGE => On the create proposal page, ask if we want to create the proposal by cloning an already existing one. You should use instead the "Clone" button available on existing proposals.
Invoice module
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- FACTURE_VENTILATION => Active une veille fonctionnalité de ventilation comptable. Fonction instable.
- FACTURE_SHOW_SEND_REMINDER => Affiche le lien "Envoyer rappel par mail", fonction avec même finalité que le lien "Envoyer par mail" (vieille fonction obsolète).
- FACTURE_USE_PROFORMAT => Ajoute le type proformat dans les types de facture. Attention, ce type de facture n'a aucune valeur comptable.
Order module
- COMMANDE_ADD_DELIVERY_ADDRESS => Activate old feature to input delivery addresses on orders or shippings. You should not use this feature and use instead the tab "proposal contacts" to associate delivery addresses to a an order or a shipping.
- COMMANDE_REQUIRE_SOURCE => Make the input field "Source of order" mandatory.
- COMMANDE_VALID_AFTER_CLOSE_PROPAL => When an order is created on a proposal close, the order is directly defined with status "Validated".
- COMMANDE_ADD_DELIVERY_COST_LINE => Add a line with weight if weight is known for product and trigger FraisPort activated.
Contract module
- CONTRAT_NOEDITWHENVALIDATED => Make impossible to edit a contract once it was validated.
Export module
- EXPORT_CSV_SEPARATOR_TO_USE => String value to use as separator to delimit fields int exported files (by default Dolibarr use ","). Example: EXPORT_CSV_SEPARATOR_TO_USE=;
- EXPORT_CSV_FORCE_CHARSET => Choose the charset of file built by CSV export. By default: UTF-8. Example: EXPORT_CSV_FORCE_CHARSET=ISO-8859-1
Agenda module
- AGENDA_MAX_EVENTS_DAY_VIEW => Define the maximum number of visible entries for each day in agenda. Default value is 3. Value 0 means no limit.
Product module
- PRODUCT_ADD_TYPE_IN_DOCUMENTS => Add text "Product" or "Service" at beginning of details lines on built PDF documents.
- PRODUCT_SHOW_WHEN_CREATE => Old option no more supported (create problems) to be able to add lines of product during first step of entities creation.
Foundation module
- MEMBER_URL_REDIRECT_SUBSCRIPTION => Link called and shown when a member account is autocreated in member module by a guest user.