Module Notes de frais

Expense Reports
Numéro/ID du module	75
Doc utilisateur du module	Cette page
Doc développeur du module	Module Note de frais (développeur)

Introduction

Avec ce module, les employés peuvent gérer (créer, modifier, supprimer) leurs notes de frais.

Leur superviseur peut le valider et un comptable peut les définir comme payés.

Des documents (scan des notes de frais) peuvent également être joints à chaque demande.

Installation

Ce module est livré en standard avec la distribution de Dolibarr, aussi il est déjà installé.

Configuration

Pour utiliser ce module, il vous faut d'abord l'activer. Pour cela, après s'être connecté avec un compte administrateur, aller sur la page "Accueil - Configuration - Modules".

Choisissez l'onglet dans lequel apparaît le module puis cliquez sur "Activer".

Le module est alors activé.

Si un pictogramme apparaît sur la vignette ou à la fin de la ligne du module, cliquez dessus pour accéder à la page de paramétrage spécifique à ce module.

Cycle de vie / Règles métiers

Page waiting for translation. To translate, create an account, go back and clic on "Modify".
Page en attente de traduction. Pour traduire, créez un compte, revenez et cliquez sur "Modifier".
Página a traducir. Para traducirla, cree una cuenta, vuelva a la página y haga clic en "editar".
Pagina da tradurre. Per tradurla, crea un utente, torna indietro e clicca su "modifica".
Página a aguardar por tradução. Para traduzir, crie uma conta, volte atrás e clique em "Modificar".
Seite wartet auf Übersetzung. Um Übersetzung zu erstellen, richte einen Account ein, geh zurück und klicke auf "bearbeiten".
页面等待翻译。若要翻译本页，先创建一个帐户、登录并返回本页后单击“编辑”。

Une note de frais suit le cycle de vie suivant:


      <------------------------------------------------------------\
     /                                                             |
    /                       /---------------------->---------> E-Annulée
   /                       /                      /
A-Brouillon--> B-Validée/Attente d'Approbation --> C-Approuvée -----> D1-Saisir un règlement ----> D2-Payée
   |             |        \                             \
   <--------------         \                             |
   |                        --------------> D-Refusée <--|
   |                                             /       /
   <--------------------------------------------<-------/

A) Statut "Brouillon" signifie que la note de frais n'existe pas encore. L'édition n'est pas encore finalisée.

B) Statut "Validée" signifie aussi "Attente d'approbation". Quand vous validez une note de frais, un mail est envoyé au responsable.

C) Un responsable avec la permission "Approuver les notes de frais" peut approuver la note de frais.

D) Un utilisateur avec la permission "Mettre à Payée" peut classifier la note de frais à *Payée*.

E) L'auteur de la note de frais peut l'annuler si le statut n'est pas encore "Payée". Il peut alors l'envoyer "Retour au Brouillon" s'il veut la resoumettre plus tard.

Créer une note de frais

Creation of an invoice need to go on card of a third party, on tab "Customer" (this require your third party has customer nature).

If Module Workflow and Module Commercial Proposals enabled, you can also have a draft customer orders automatically created once a proposal is closed (You must set this into setup of Module Workflow.

Valider une note de frais

Pour valider une note de frais, sélectionner la note de frais (Vous pouvez trouver la commande depuis le menu GRH - Note de frais - Liste).

Puis cliquer sur le bouton *Valider et Envoyer pour Approbation*. Un mail sera envoyé au responsable de l'utilisateur (ou un autre utilisateur si le créateur de la note de frais demande la validation par un autre approbateur).

Modifier une note de frais

Pour modifier une note de frais, sélectionner la note de frais (Vous pouvez trouver la commande depuis le menu GRH - Note de frais - Liste).

Vous pouvez l'éditer si la note de frais a le statut *Brouillon*. Sinon, cliquer sur le bouton action Retour en brouillon.

Approuver/Refuser une note de frais

Pour approuver ou refuser une note de frais, sélectionner la note de frais (Vous pouvez trouver la commande depuis le menu GRH - Note de frais - Liste). Noter que l'utilisateur doit avoir la permission *Approuver note de frais* pour être capable d'approuver ou de refuser une note de frais.

Payer une note de frais

Seuls les utilisateurs avec la permission "Payer notes de frais" peuvent saisir un paiement de la note de frais (obligatoire seulement si le Module Banque et Caisse est activé) et mettre une note de frais au statut "Payé".

Si le module banque est activé, saisir un paiement, sélectionner la note de frais (vous pouvez trouver la commande depuis le menu GRH - Note de frais - Liste) et choisir *Saisir un règlement*. Si le module banque n'est pas activé, la saisie d'un règlement n'est pas obligatoire.

Pour mettre une note de frais au statut "Payée", sélectionner la note de frais (vous pouvez trouver la commande depuis le menu GRH - Note de Frais - Liste), puis cliquer *Classée 'Payée'*

Supprimer une note de frais

Pour supprimer une note de frais, sélectionner la note de frais (vous pouvez trouver la commande depuis le menu GRH - Note de Frais - Liste) . Vous devez avoir la permission *Supprimer Note de Frais* pour ceci. Habituellement, seul quelque personne ont cette permission car la suppression n'est pas habituelle à comparer au statut "annulé/refusé".

Puis cliquer sur le bouton d'action Supprimer.

Attention, la suppression d'une note de frais est définitive sans possibilité de la restaurer.