Module DoliMeet

Informations

Module name	dolimeet
Editor / Editeur	Evarisk - www.evarisk.com
Download or buy page / Page achat ou téléchargement	www.dolistore.com
Status / Statut / Estado
Prerequisites / Prérequis	Dolibarr min version 16.x.y
Last update date / Date mise à jour fiche / Fecha última actualización	2024-08-28
Note / Nota	Créer et gérer vos réunions, sessions de formations et audits

Important

DoliMeet a besoin du framework Saturne pour fonctionner. Pour l'installer il est disponible via ce lien : https://github.com/Evarisk/Saturne

Qu'est-ce que DoliMeet ?

DoliMeet est un module que vous pouvez ajouter à votre Dolibarr, ce module vous permet un suivi complet de :

Vos réunions.
Vos formations.
Vos audits.

Les principales fonctions sont :

Créer et gérer les objets ci-desssus
Faire signer participants, formateurs auditeurs
Associer un compte rendu sur ces objets
Générer les documents associés

Accueil de DoliMeet (formations)

Les associations avec d'autres modules comme DigiQuali permettent à DoliMeet d'automatiser des process comme Qualiopi pour les organismes de formations.

Installation depuis Dolistore

Télécharger le fichier archive du module (.zip) depuis le site web www.dolistore.com
Placer le répertoire du module dans le répertoire custom de Dolibarr:
- Pour cela, dans Dolibarr, aller dans Accueil - Configuration - Modules - Déployer/installer une app/module externe
- Téléverser le fichier. Note: Si cela échoue, vous pouvez manuellement dézipper le fichier dans le répertoire custom via la ligne de commande: git clone https://github.com/Evarisk/dolimeet.git
Le module est opérationnel et peut être activé.

Dolimeet pour Qualiopi

Configuration des paramètres

Configurer les informations nécessaires pour le fonctionnement

Process standard

Remplir la partie "Formation". Il est important de bien mettre le tag "Formation" !

Les objets de DoliMeet

Réunions :

Etape 1 : ouvrir dolibarr, cliquer sur DoliMeet (1)
Etape 2: Dans DoliMeet, cliquer sur "Créer une réunion" (1)
Etape 3: remplir les informations, le libellé est obligatoire (1), le reste est optionnel (2)
Etape 4: Une fois la réunion créée, on arrive dans l'onglet de la réunion. Ici je peux créer des participants (1), ajouter des notes (2) , ajouter des fichiers (3) et modifier/cloner/supprimer la réunion (4).
Etape 5 : création des participants. On commence par remplir le nom du formateur (1), le bouton action permet de noter un absent ou de supprimer la personne (2), le bouton sign permet de faire signer formateurs et participants (3), le bouton ajouter permet lui d'ajouter pareil formateurs et participants. (4) Pour finir, pour les participants on sélectionne la société puis le contact concerné.

Sessions de formation :

Étape 1: ouvrir Dolibarr, cliquer sur DoliMeet (1) Dans DoliMeet, cliquer sur "Créer une session de formation" (2), remplir les informations (3)
Étape 2: Comme pour les réunions, une fois la session créée, on arrive dans l'onglet de la session. Ici je peux créer des participants (1), ajouter des notes (2) , ajouter des fichiers (3) et modifier/cloner/supprimer la session (4).
Étape 3 : création des participants. On commence par sélectionner le tiers et le nom des stagiaires (1,2), pour en ajouter on clique sur le plus (3), pareil pour le formateur on sélectionne le tiers et le nom (4,5), on clique sur plus pour ajouter (6), si besoin de supprimer on clique sur la poubelle (7), quand on a terminé, on valide en cliquant sur valider la session de formation (8)
Étape 4 : Ici je valide la session de formation
Étape 5 : Une fois validé, je peux revenir à mes participants et utiliser le lien de signature pour faire signer (1), voir la date d'envoi d'email (2), noter si le stagiaire est présent, en retard ou absent (3) et pour finir je peux envoyer un email de signature à tous les participants. (4)
Exemple de feuille de présence en fin de formation : on peut voir la date de signature (1), l'état de la signature (2), et le statut de la présence (3)
Étape 6 : Une fois la formation terminée et la feuille de présence remplie, on revient dans la fiche de la session et on peut maintenant cliquer sur générer (1) pour récupérer le document de notre fiche de présence en cliquant dessus (2)
Étape 7 : Toujours dans le même onglet, on clique sur modèle de document et on change "attendancesheet" par "completioncertificat" (1) puis on clique sur générer (2)
Etape 8 : Pour finir, il ne reste plus qu'à télécharger mes documents et à les envoyer au client formé. (1)

Audits :

Même process que pour les réunions et sessions de formation

Enquête de satisfaction

Si DigiQuali est installé sur votre instance Dolibarr, il est possible d'obtenir des enquêtes de satisfaction sur DoliMeet.
Pour ajouter une enquête de satisfaction, il suffit de cliquer sur "créer" dans une session.

En lien avec DigiQuali 1.11.0 et Dolibarr 19.0, les enquêtes de satisfactions peuvent être générées à partir des contacts du contrat après avoir configuré les enquêtes dans les paramètres de DoliMeet.

Si un contact est ajouté au contrat et que les enquêtes de satisfactions ont été configurées, l'enquête de satisfaction du contact est générée automatiquement.

Certificat de réalisation

Si un stagiaire a été absent à toutes les sessions de formation, le certificat de réalisation lié à ce stagiaire n'est pas généré depuis la fiche du contrat.

La durée de formation affichée sur le contrat est une valeur à rentrer à la main, mais la valeur calculée avec l'ensemble des durées des sessions de formation est affichée à côté.

La durée affichée sur le certificat de réalisation d'un stagiaire correspond à la durée calculée des sessions où le stagiaire a été présent.

Une notification d'alerte est affichée si un ou plusieurs certificats ne sont pas générés dû à l'absence d'un stagiaire.

Les mails

3 mails globaux de relance d'enquête de satisfaction sont disponibles.

OPCO - Tous les contacts
Formation - Tous les users internes
Client - Tous les contacts du client

Développement

Les développements et améliorations peuvent être proposés sur le dépôt GIT Repository Evarisk : https://github.com/Evarisk/dolimeet