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Serviceaufträge

Einleitung

Ein Serviceauftrag ist ein zentrales Dokument in Dolibarr, das die Erbringung von Dienstleistungen für einen Kunden regelt. Er stellt eine verbindliche Vereinbarung dar, die alle relevanten Details wie Leistungsbeschreibung, Preise, Mengen und Liefertermine umfasst. Serviceaufträge sind ein wesentlicher Bestandteil des Vertriebsprozesses und dienen als Grundlage für die Rechnungsstellung und Leistungsverfolgung.

Serviceaufträge im Überblick

In Dolibarr werden Serviceaufträge üblicherweise im Rahmen der Vertrags- und Abonnementverwaltung oder als eigenständige Aufträge im Modul Aufträge abgebildet. Sie dokumentieren, welche Dienstleistungen ein Kunde bestellt hat.

Der große Vorteil von Serviceaufträgen gegenüber einfachen Angeboten ist die Verbindlichkeit und die Möglichkeit, darauf aufbauend wiederkehrende Prozesse (wie monatliche Rechnungen) zu automatisieren.

Funktionsweise

Erstellung eines Serviceauftrags

Kundenaufträge für Dienstleistungen können auf verschiedene Weise erstellt werden:

Aus einem Angebot: Ein angenommenes Angebot kann mit einem Klick in einen Auftrag umgewandelt werden. Alle Positionen und Daten werden dabei übernommen.
Manuell: Ein neuer Auftrag kann direkt im Modul Aufträge für einen bestehenden Kunden (Drittanbieter) angelegt werden.
Aus einem wiederkehrenden Template: Wenn Sie regelmäßig gleiche Servicepakete verkaufen, können Sie hierfür Vorlagen anlegen.

In einem Serviceauftrag werden die zu erbringenden Dienstleistungen als Positionen hinzugefügt. Hierbei kann auf das Produkte-/Dienstleistungsverzeichnis zurückgegriffen werden, um Zeit zu sparen.

Der Workflow (Status)

Der Status eines Serviceauftrags durchläuft in der Regel diesen Ablauf:

Entwurf: Der Auftrag wird erstellt, geprüft und intern abgestimmt. Der Kunde hat ihn noch nicht erhalten.
Bestätigt / In Bearbeitung: Der Auftrag wurde an den Kunden gesendet und von diesem validiert. Er ist nun verbindlich. Sie können mit der Erbringung der Dienstleistung beginnen.
In Rechnung gestellt (teilweise oder vollständig): Mindestens eine Rechnung zu diesem Auftrag wurde erstellt.
Abgeschlossen: Die Dienstleistung wurde vollständig erbracht und alle Rechnungen sind bezahlt. Der Auftrag wird geschlossen.

Von Auftrag zu Rechnung – Das Herzstück

Ein validierter Serviceauftrag ist die perfekte Grundlage für eine Rechnung. Hierfür haben Sie zwei Möglichkeiten:

Manuelle Einzelrechnung: Sie können direkt aus dem Auftrag heraus eine einmalige Rechnung erstellen. Diese übernimmt alle Positionen und Preise.
Wiederkehrende Vorlagenrechnung (Abo): Wenn es sich um einen dauerhaften Service handelt (z. B. Wartungsvertrag, Hosting, Reinigungsservice), können Sie den Auftrag in eine wiederkehrende Vorlagenrechnung umwandeln. Diese generiert automatisch in definierten Intervallen (z. B. monatlich, vierteljährlich oder jährlich) Rechnungen für den Kunden – solange, bis der Auftrag abgeschlossen wird.

Dies spart enorm viel Zeit und verhindert, dass Sie wiederkehrende Einnahmen vergessen.

Modul-Aktivierung

Um Serviceaufträge nutzen zu können, müssen die entsprechenden Module in Dolibarr aktiviert sein. Navigieren Sie zu Startseite > Einrichtung > Module/Anwendungen und aktivieren Sie mindestens die folgenden Module:

Serviceaufträge (für die Verwaltung der Aufträge)
Rechnungen (zur Rechnungsstellung)
Verträge/Abonnements (für die automatische, wiederkehrende Rechnungsstellung)

Für die Verwaltung von Produkten und Dienstleistungen, die in den Aufträgen verwendet werden, ist das Modul Produkte/Dienstleistungen erforderlich.

Erweiterte Funktionen & Tipps

Wiederverwendbare Vorlagen: Legen Sie Standard-Servicepakete im Produktkatalog als "Dienstleistung" an. So müssen Sie bei jedem neuen Auftrag nicht neu tippen.
Eigene Felder: Wenn die Standardfelder nicht ausreichen, können Sie dem Auftragsformular benutzerdefinierte Felder hinzufügen (z. B. für Vertragsnummern oder interne Projektcodes).
Projektverknüpfung: Sie können einen Serviceauftrag mit einem Projekt verknüpfen. So sehen Sie direkt, für welches Projekt die Stunden gebucht werden und ob der Auftrag noch Budget hat.
Fälligkeitsdatum: Achten Sie auf das Fälligkeitsdatum im Auftrag. Es steuert, wann die erste Rechnung fällig ist und dient als Erinnerung für die Leistungserbringung.