Modul Angebote
| Modulname (engl.): Commercial Proposals | |
|---|---|
| Modulnummer: | 20 |
| Benutzerinfo: | auf dieser Seite |
| Entwicklerinfo: | Module Commercial Proposals (developer) |
Einleitung
Ein Angebot ist ein Dokument für einen Kunden, in dem Sie ihn über Ihre Leistungs-/Produktpalette und deren Preise informieren.
Installation
Dieses Modul gehört zum Standard von Dolibarr. Es ist keine Installation erforderlich.
Konfiguration
Um dieses Modul nutzen zu können, muss es aktiviert sein.
Zum aktivieren müssen Sie als Administrator angemeldet sein
und gehen auf der Startseite zu Einstellungen > Modul/Applikation.
Scrollen Sie unter dem Tab/Karteireiter Verfügbare Module bis zu dem Modul.
Schauen Sie dann in der Zeile ganz rechts auf den Schiebeschalter.
Wenn der Kreis links und der Hintergrund weiß ist, ist das Modul noch deaktiviert.
Klicken Sie nun auf diesen Schalter. Der Kreis zeigt nun nach rechts und die Anzeige wechselt auf grün.
Nun ist das Modul aktiviert.
Wenn rechts neben dem Schiebeschalter noch ein Icon erscheint, können Sie durch einen Klick darauf weitere Einstellungen vornehmen (Setup).
Nach der Aktivierung müssen teilweise Einstellungen vorgenommen und Benutzerrechte vergeben werden.
Geschäftsregeln
Ist ein Angebot erstellt, besitzt es den Status "Entwurf". Dann ist es freigegeben. Später können sie das Angebot schließen mit "unterzeichnet" (wenn der Kunde das Angebot angenommen hat) oder mit "nicht unterzeichnet" (wenn der Kunde das Angebot abgelehnt hat).
Wenn ein Angebot unterzeichnet ist, kann es manuell oder automatisch in eine Rechnung oder Bestellung umgewandelt werden.
Angebote erstellen
Die Angebotserstellung kann vom Kundenkartenreiter (Karte Kunde) aus erfolgen. Der Geschäftpartner muss als Kunde oder Lead (potenzieller Kunde) erstellt sein. Auch muss das Modul "Commercial Proposal" aktiviert sein.
Gehen sie auf "Partner". Klicken Sie im Kartenreiter Kunde auf "Angebot hinzufügen". Danach gehen Sie auf "Angebot erstellen".
Angebote schließen
Wenn der Kunde das Angebot annimmt, schließen Sie das Angebot mit Status "unterzeichnet. Wenn dies erfolgt, ändert sich der Kundenstatus von Lead (potenzieller Kunde) in Kunde. Wenn Sie das Setup im Modul Workflow richtig vorgenommen haben Modul Workflow, wird auch automatisch eine Bestellung mit Entwurfsstatus erstellt.
Dokumentenvorlage
Dolibarr kan verschiedene Vorlagen verwalten, die im Einstellungsmenü ausgewählt werden müssen. Wenn Sie sich mit PHP auskennen, können Sie auch eigene Vorlagen erstellen. Die angebotenen Vorlagen liegen im Verzeichnis htdocs/core/modules/propale/ (Dolibarr 4.0 mit Stand vom September 2016). File:Dolibarr-Vorlage-Angebot demo.pdf Eine weitere Möglichkeit Vorlagen bzw. individuelle Templates für Rechnungen oder Angebote zu erstellen ist die Nutzung von einem ODT Dokument. Eine solche Vorlage wir mit LibreOffice erstellt und in das dafür vorgesehene Dolibarr-Verzeichnis hochgeladen. Unter den jeweiligen Moduleinstellungen (Angebote oder Rechnungen), können diese Vorlagen genutzt werden. Für die Erstellung einer ODT-Vorlage sind keine Programmierkenntnisse erforderlich. In den Vorlagen können so die
aufgelisteten Variablen (Platzhalter) verwendet werden.
Anwendungsbeispiele
Wolfgang schrieb Anfang 2016 im deutschsprachigen Dolibarr-Forum (http://www.dolibarr.de/forum/howto-hilfe/52110-anleitung-vom-angebot-zur-rechnung):
Vom Angebot zur Rechnung
Ich beschreibe hier nur kurz den Ablauf für die Dolibarr-Version 3.8.2 mit deutschem Menü:
Angebot erstellen
Im oberen Menü KLICK auf Vertrieb, so erscheint links der Punkt Angebote mit NEUES ANGEBOT und LISTE und weiteren gefilterten Listen.
Der KLICK auf NEUES ANGEBOT erstellt einen "Entwurf" dem Adresse und Artikel hinzugefügt werden können. Es muss ein "Zeichen" eingetragen werden und ein Kunde zugewiesen werden. Ist noch kein Kunde vorhanden muss dieser zuvor noch angelegt werden. Das Verlassen des Entwurfes ist jederzeit moeglich. Nun wird mit ENTWURF ERSTELLEN dies getan. Ab hier können die Positionen erfasst bzw. aus der Liste der Produkte/Leistungen ausgewählt werden. Auch hier sollten zuvor bereits Produkte/Leistungen angelegt sein oder es kann ein einmaliger Eintrag einer Position erfolgen. Die Verwendung einmaliger Positionen (rate ich ab) kann mit Selektion des Radiobuttons "Freier Text von Typ" und Auswahl des Typs (z.B. Typ Produkt) erfolgen. Darauf hin erscheint ein Steuersatz sowie Preisfeld, Anzahl und Rabatt. Diese sind auszufüllen und mit HINZUFÜGEN wird dies als Positionszeile in das Angebot uebernommen.
Nun wird mit BESTÄTIGEN das Angebot "freigegeben". In der Liste erscheint es nun als "geöffnet". Dies kann so lange verändert und angepasst werden bis es dann irgendwann so ist wie es bleiben soll oder bestellt wurde. Mit KLICK in die Liste (linke Spalte der Angebotsnummer) gelangen wir wieder in das Angebot welches wir nun "schließen". Hier muss nach "schließen" darunter noch unbedingt ausgewählt werden wie es geschlossen werden soll. Als "unterzeichnet" oder eben "nicht unterzeichnet". Damit wird festgelegt ob daraus einmal eine Rechnung erstellt werden soll oder eben nicht. Wird hier fälschlicherweise diese Entscheidung vergessen, so wird das Angebot auch nicht zur Rechnungserstellung aufgelistet werden ohne dass eine Meldung erscheint. Mir ist das anfangs oft so passiert weil mein Bildschirm nicht so hoch ist und das unterhalb des sichtbaren Bereiches angezeigt wurde.
Rechnung erstellen
Steht also das "bestellte Angebot" nun in der Liste "Unterzeichnet zu verrechnen" so kann nun wieder mit KLICK auf die Angebotsnummer das Angebot zu Rechnung gemacht werden. Daszu wird im Angebot auf RECHNUNG/GUTSCHIFT ERSTELLEN geklickt. Hier muss noch das Rechnungsdatum vergeben werden; je nach Moduleinstellungen kann auch das Druckdatum zwingend das Rechnungsdatum sein. Wir KLICKen also auf ERSTELLEN und erhalten somit die Rechnung. Diese muss wieder, wenn wir fertig mit allen Änderungen sind, bestätigt werden, also Button BESTAETIGEN klicken.
Wir sehen nun die Dokumente zum Vorgang unten angezeigt und öffnen diese mit KLICK darauf. Ebenso wie Anschauen und Ausdrucken steht auch die Möglichkeit des Versendens per E-MAIL zur Verfügung; dazu muss die Mail-Funktion richtig konfiguriert sein!
In beiden Fällen, Angebot und Rechnung, kann die Erstellung des Dokuments als PDF- oder ODT-Datei erfolgen. Standardmäßig steht PDF zur Verfügung. Wenn ODT (OpenDocumentType, eine Datei die mit dem Schreibprogramm aus LibreOffice, OpenOffice, etc.) verwendet werden soll so muss dies im entsprechenden Modul eingeschaltet werden und das Formular angepasst sein, sonst kommt das Dokument unanschaulich mit der Programmierer-Vorlage. Die Auswahl ODT anstelle Angebot erfolgt oberhalb der Dokumentenliste mit einen Popup-Menü, danach ist nur auf ERSTELLEN zu klicken.
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