Module CapCowork FR
Informations
| Module name | CapCowork |
| Editor / Editeur | CAP-REL - cap-rel.fr |
| Download or buy page / Page achat ou téléchargement | External module - www.dolistore.com |
| Status / Statut / Estado | Stable |
| Prerequisites / Prérequis | Modules Tiers, Produits, Factures et Commandes (activés avec CapCowork)
Dolibarr min version: See on Dolistore Dolibarr max version: See on Dolistore |
| Last update date / Date mise à jour fiche / Fecha última actualización | 2026-10-27 |
| Note / Nota | Gestion d'espaces de coworking dans Dolibarr : espaces, co-workers, réservations, abonnements, check-in, crédits, événements, passes jour, visiteurs et portail public. |
Fonctionnalités
CapCowork fait tourner un espace de coworking sans quitter votre ERP. Espaces, co-workers, réservations et abonnements côtoient les tiers, produits, commandes et factures que vous avez déjà dans Dolibarr, et un portail public présente votre offre à vos futurs co-workers.
En bref
- Pour qui : espaces de coworking, bureaux partagés, tiers-lieux et centres d'affaires qui louent des postes, des bureaux et des salles.
- Ce que fait le module : il enregistre vos espaces et vos co-workers, prend les réservations avec détection des conflits, suit les abonnements, les check-in, les crédits prépayés, les événements, les passes jour et les visiteurs, et publie une vitrine d'où les visiteurs envoient leurs demandes de réservation.
- Ce qu'il ne fait pas : une demande envoyée depuis le portail public ne devient jamais une réservation toute seule, elle est d'abord examinée ; la facturation passe par les commandes et factures standard de Dolibarr, que le module crée à la demande.
Liste des fonctionnalités
- Espaces - hot desk, bureau dédié, bureau privé, salle de réunion, cabine téléphonique et espace événementiel, avec capacité, prix à l'heure, à la demi-journée, à la journée et au mois, temps tampon, équipements et photo.
- Co-workers - rattachés aux tiers Dolibarr, avec dates d'adhésion et d'expiration ; une adhésion expirée est signalée.
- Réservations - détection des conflits qui tient compte du temps tampon de l'espace, génération d'une commande client pour le pré-paiement, confirmation à la validation de la commande, libération des créneaux où personne ne s'est présenté.
- Abonnements récurrents - montant mensuel, renouvellement automatique et rappels de renouvellement.
- Petites annonces - entre co-workers : disponible, recherche, échange, avec date d'expiration.
- Check-in et check-out - à la main ou par scan d'un code QR, avec la liste des présents.
- Crédits prépayés - portefeuilles de crédits en heures ou en montant par co-worker.
- Événements - avec nombre maximum de participants et réponses des co-workers (confirmer, décliner, peut-être).
- Passes jour - journée complète, matin, après-midi ou nuit, vendus comme un produit de votre catalogue, avec code QR imprimable et facture à la demande.
- Visiteurs - enregistrement des personnes qui ne sont pas co-workers, avec leur hôte et leurs heures d'arrivée et de départ.
- Planning - les réservations par espace en vue jour, semaine, mois ou liste.
- Analyses - co-workers actifs, abonnements actifs, revenu récurrent mensuel, réservations et check-in de la période, espaces les plus réservés.
- Portail public - une vitrine personnalisable par thèmes (quatre thèmes) avec espaces, tarifs, événements, petites annonces, formulaire de demande de réservation et formulaire de contact ; les demandes arrivent dans Dolibarr.
- Langues - interface en français, anglais, allemand, espagnol, italien, néerlandais et portugais du Brésil.
Captures d'écran
Page d'accueil de CapCowork
Liste des espaces avec photo, type, capacité et tarifs
Planning des réservations par espace
Page de check-in : présences en cours et check-in par pass jour
Fiche d'un pass jour avec son code QR imprimable
Tableau de bord analytique
Page d'accueil du portail public
Espaces du portail public, filtrés par type, capacité et mot-clé
Liens
- Documentation du module
- Nouveautés de la version 1.2.8
- Recevoir les notifications de mise à jour
- Formulaire de SAV
- Rapport des tests automatiques
- Démonstration en ligne : un Dolibarr avec un espace de coworking de démonstration déjà rempli, créé pour vous en moins de 20 secondes et supprimé après la séance
Prérequis
| Élément | Version ou condition |
|---|---|
| Dolibarr | 18.0 ou supérieur |
| PHP | 7.4 ou supérieur |
| Droits | un compte administrateur pour installer, activer et configurer le module |
L'activation de CapCowork active aussi les modules Dolibarr dont il a besoin :
| Module Dolibarr | Utilisation |
|---|---|
| Tiers | chaque co-worker, réservation, abonnement et portefeuille de crédits est rattaché à un tiers |
| Produits | un pass jour est vendu comme un produit du catalogue |
| Commandes | la commande générée pour le pré-paiement d'une réservation |
| Factures | la facture d'un pass jour, et l'état facturé des réservations |
Installation
- Télécharger le fichier archive du module (.zip) depuis le site web www.dolistore.com ou le récupérer par tout autre manière.
- Placer le répertoire du module dans le répertoire custom de Dolibarr:
- Pour cela, aller dans Accueil - Configuration - Modules - Déployer/installer une app/module externe
- Téléverser le fichier. Note: Si cela échoue, vous pouvez manuellement dézipper le fichier dans le répertoire custom via la ligne de commande: aller dans le répertoire *custom* et décompressez le zip avec la commande: unzip fichiermodule.zip
- Le module est opérationnel et peut être activé.
Mise à jour
- Installez la nouvelle version par Accueil > Configuration > Modules/Applications > Déployer/Installer un module externe.
- Désactivez puis réactivez le module : la réactivation applique les mises à jour de la base de données et enregistre les nouveaux hooks et permissions.
Désinstallation
Désactivez le module depuis Accueil > Configuration > Modules/Applications. Les données ne sont pas supprimées.
Configuration
Pour utiliser ce module, il vous faut d'abord l'activer. Pour cela, après s'être connecté avec un compte administrateur, aller sur la page "Accueil - Configuration - Modules".
Choisissez l'onglet dans lequel apparaît le module puis cliquez sur "Activer".
Le module est alors activé.
Si un pictogramme 
apparaît sur la vignette ou à la fin de la ligne du module, cliquez dessus pour accéder à la page de paramétrage spécifique à ce module.
La configuration se trouve dans Accueil > Configuration > Modules > CapCowork. Elle compte cinq onglets : Paramètres, Lieu, Portail public, Jeu de démonstration et À propos.
Paramètres
| Paramètre | Rôle | Valeur par défaut |
|---|---|---|
| Masques de référence | numérotation des espaces, co-workers, réservations, abonnements, annonces, crédits, événements et passes jour | un masque par objet |
| Délai de grâce no-show | minutes après lesquelles une réservation où personne ne s'est présenté est libérée | 15 minutes |
| Expiration des annonces | durée de vie d'une petite annonce | 30 jours |
| Activer le portail public | ouvre la vitrine aux visiteurs ; désactivé, chaque adresse du portail répond "page introuvable" | oui |
| Publication auto des annonces | publie les nouvelles annonces sans relecture | non |
| Emails de notification | adresse prévenue de chaque nouvelle réservation, et adresse prévenue de chaque nouvelle demande du portail | vide |
Le temps tampon entre deux réservations se règle sur chaque espace.
Lieu
L'onglet Lieu porte l'adresse postale de l'espace de coworking, séparée de celle de votre société : nom, adresse, téléphone, email, horaires d'ouverture, accès, carte et coordonnées. C'est l'adresse que montre le portail public ; vos factures gardent celle de la société. Un champ vide reprend les réglages du portail, puis la fiche de votre société.
Portail public
L'onglet Portail public donne l'adresse du portail, le thème, le contenu de la vitrine, les sections affichées, les textes légaux et le traitement des demandes. Un espace apparaît sur le portail lorsqu'il est actif, publié sur le portail et hors maintenance.
Tâches planifiées
Le module enregistre trois tâches planifiées, désactivées à l'installation, à activer dans Accueil > Configuration > Travaux planifiés :
- expiration des petites annonces (quotidienne) ;
- libération des réservations no-show (toutes les 15 minutes) ;
- rappels de renouvellement des abonnements (quotidiens).
Jeu de démonstration
L'onglet Jeu de démonstration construit un lieu d'une cinquantaine d'entreprises clientes (co-workers, abonnements, plusieurs mois de réservations datés du jour de la génération, passes jour, visites, événements) et sait le purger ensuite. Il est destiné aux démonstrations, aux formations et à la recette : il refuse d'agir tant que la constante CAPCOWORK_ALLOW_DEMO_DATA n'est pas à 1 (ou MAIN_FEATURES_LEVEL à 2).
Permissions
Chaque partie du module a ses propres permissions, attribuées par un administrateur depuis Accueil > Utilisateurs et groupes, onglet Permissions :
- espaces, co-workers, réservations et abonnements : lire, créer/modifier, supprimer ;
- gérer les annonces, gérer la facturation, gérer les demandes du portail public, check-in/check-out, gérer les crédits, gérer les événements, gérer les passes jour, gérer les visiteurs.
Le planning s'affiche aux utilisateurs qui peuvent lire les réservations, les analyses à ceux qui peuvent lire les espaces.
Utilisation
Après activation, un menu CapCowork apparaît dans la barre supérieure, avec une entrée par partie du module : espaces, co-workers, réservations, planning, abonnements, petites annonces, check-in, analyses, passes jour, demandes, événements, visiteurs et portefeuilles de crédits.
Réservations et pré-paiement
Choisissez l'espace, le co-worker et les dates : le module vérifie les conflits avant d'enregistrer. Sur la fiche de la réservation, Générer une commande crée une commande client pour la réservation ; la validation de la commande confirme la réservation, et le paiement de la facture la marque facturée. Une réservation créée Prépayée reçoit sa commande aussitôt.
Passes jour
Le pass jour est l'accès ponctuel de la personne qui ne prend ni abonnement ni réservation. Il est généré à partir d'un produit de votre catalogue, qui en fixe le prix, et porte un code QR. À l'accueil, le premier scan enregistre l'entrée, le second la sortie. Depuis sa fiche, le pass peut être modifié, annulé, supprimé ou facturé.
Demandes du portail public
Les demandes de réservation, les inscriptions aux événements et les messages de contact envoyés depuis le portail arrivent dans CapCowork > Demandes. Depuis une demande, vous suivez son statut, créez un prospect, ouvrez un formulaire de réservation pré-rempli ou répondez par email.
Chaque écran est décrit dans le guide d'utilisation et le portail dans son propre guide.
FAQ
Comment éviter deux réservations collées sur un même espace ?
Réglez un temps tampon sur l'espace : la vérification des conflits garde ce délai libre entre deux réservations.
Pourquoi la génération d'un pass jour exige-t-elle un produit ?
Le pass est vendu comme un service de votre catalogue : c'est ce lien qui lui donne son prix et qui permet de le facturer. Créez un service en vente (par exemple "Pass journée") dans Produits/Services, il apparaît alors dans le formulaire de génération.
Un espace n'apparaît pas sur le portail public.
Il doit être actif, publié sur le portail et hors maintenance, et le portail public doit être activé dans la configuration.
Les réservations no-show ne sont pas libérées.
Activez les tâches planifiées de CapCowork dans Accueil > Configuration > Travaux planifiés.
Toutes les questions : FAQ de la documentation.
Développement
Les développements et améliorations peuvent être proposés au responsable du projet par email (voir dans les entêtes des fichiers sources) ou par le formulaire de SAV.