Module Customers Invoices

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Invoice
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Developer doc. of module	Module Customers Invoices (developer)

Introduction

The customer invoices module can be used to create or update customer invoices that contains several invoices lines. It's also this module you use to create payments on invoices. This module provides also features to generate documents for each invoice in a format like PDF.

Installation

This module is included with the Dolibarr distribution, so there is no need to install it.

Configuration

To use this module, you must first enable it using an administrator account, via the menu option "Home - Setup - Modules".

Choose the tab where the module is listed. Then click on "Activate".

The module is now activated.

If a cog icon appears on module thumb or at end of the line of the module, click on it to access the setup page specific to the module.

The page Invoice configuration explains you how to setup the invoice module.

Create invoice

There is no complete accountancy into Dolibarr. So you must stll have an accountancy software or use services of an accounter.

However, Dolibar can build for you customers invoices for all customers you have created before (see Module Third Parties).

You can create an invoice directly from a customer record, or from a command enclosed in the state "accepted", or from a service contract.

Types of bills

If you create an invoice from a customer record, you can choose 4 types of invoices:

• The standard invoice

This is a standard bill. There are no prerequisites.

• The "replacement invoice"

A replacement bill can redo an invoice on which there would be mistakes and that nothing would have been done (before any payment). We can create only one replacement invoice for each invoice. When you create a replacement invoice R, you choose the invoice F you want to replace. Once R is created, it is no more possible to do actions on F even if invoice status of F has not changed. If the replacement invoice R is deleted, the bill F resume its original condition and lifecycle of the invoice F can resume. If the replacement invoice R is validated, the bill status of F goes automatically to abandoned. The cycle of life continues on the invoice R.

• The "credit note"

We create several credit notes on for a same invoice.

• The "invoice deposit"

You can create as many invoice deposit you want. They will be then used to reduce amount of other invoices.

Procedure

Once an invoice created (in draft mode), you must include, in the bill, products or services already defined in Dolibarr or you directly enter the title, the rate of VAT, the unit price. For each line of the invoice you also set an amount and possibly a relative discount (percentage).

Une fois la facture prête vous devez la valider. Attention cette opération est irréversible. Once your order ready you must validate it. Note this operation is irreversible. Quand vous validez la facture un numéro lui est attribué selon le modèle de numérotation que vous avez choisi dans la configuration du module Facture. Si une erreur est détectée après avoir validé la facture, il faudra soit faire une facture de remplacement, soit faire une facture d'avoir. When you validate the invoice number assigned by the numbering scheme that you chose in the module configuration Invoice. If an error is detected after confirming your order, you must either make a replacement bill or make an invoice have.

PDF generation, printing

When a document is generated, it is manufactured to a design chosen from a list selected in the Home Screen - Configuration - Modules - Invoice.

Enter payments

To complete...

Close invoice

An invoice can be validated definitively classified in the state:

• Paid (If the sum of payments is greater than or equal to the amount claimed).
• Partially paid (If the sum of payments is greater than 0 but strictly less than the amount claimed).
• Abandoned (If no payment has occurred).

Export invoice

Dolibarr provide a generic tool to export your invoices data. For this, you must use the Export assistant you can find in menu Tools - New export (if Module Export has been enabled).

See page Module Exports En for more informations.

Exemples de cas d'utilisations

UCIN00: Erreur sur le contenu de la facture corrigée par facture remplacement

Situation: Je crée une facture. Je valide. Je me rend compte de l'erreur après validation.

Actions correctives: Je classe la facture abandonnée pour motif 'Autre' (opération non obligatoire car automatique avec étape suivante). Je crée une nouvelle facture en choisissant Facture de remplacement et en selectionnant la facture remplacée comme facture.

UCIN00b: Erreur sur le client détecté avant envoi facture

Situation: Je crée une facture. Je valide. Je me rend compte que la facture a été crée sur le mauvais client.

Actions correctives: Je classe la facture abandonnée pour motif 'Autre' et je renseigne le motif "Erreur saisie sur mauvais client". Je crée une nouvelle facture sur le bon client.

TODO: Faire confirmer par expert que possible si c'est fait avant envoi. Si pas possible, interdire la possibilité et utiliser le cas suivant.

UCIN00c: Erreur sur le client (ou facture saisie 2 fois) détecté après envoi facture mais avant paiement

Situation: Je crée une facture. Je valide et l'envoie au client. Je me rend compte que la facture a été crée sur le mauvais client ou facture en doublon avec une autre deja envoyée.

Actions correctives: Je crée un avoir sur la facture qui n'a pas encore de paiement du montant inverse exacte. Je convertit l'avoir en réduction. L'avoir se retrouve ainsi "traité", je peux l'envoyer au client si je le désire. Je retourne sur la fiche facture en erreur et j'applique la réduction issue de l'avoir. Le du devient alors zéro et je la classe à Payée complètement (paiement de 0).

UCIN00d: Erreur sur le libellé client détecté après saisie de paiement

Situation: Je crée une facture sur le client de libellé X. Je valide. Je saisi les paiements. Je classe la facture payée. Je me rend compte que la facture a été crée sur le mauvais client et le client me demande une contrefacture sur l'ancien nom X et une nouvelle sur le nouveau nom Y.

Actions correctives: Je crée un avoir sur la facture en erreur avec toutes les lignes en inverse. Je transforme l'avoir en réduction. L'avoir se retrouve ainsi "traité". J'édite la fiche client pour corriger le libellé client X par Y. Je crée la nouvelle facture sur le nouveau client Y en incluant toutes les lignes. Je la valide. J'inclut le paiement issue de l'avoir. Le solde passe alors à 0 (aucun du). Je peux classer la facture à Payée sans saisir d'autres réglements (le client a déjà payé).

UCIN01: Facturation et paiement intégral

Situation: Je crée une facture. Je reçois l'intégralité des paiements.

Actions: Je saisis tous les paiement sur la facture. Le solde devient à 0. Je peux classer la facture à Payée.

UCIN02: Facturation et paiement supérieur reçu

Situation: Je crée une facture. Je reçois un paiement supérieur au montant réclamé.

Actions correctives: Je saisi le montant reçu. Je clos la facture à l'état Payé. Je crée un avoir du trop perçu.

UCIN03: Facturation et paiement intégral puis produit retourné

Situation: Je crée une facture. Je reçois l'intégralité des paiements. Je les saisis et le solde devient 0. Je clos la facture à l'état Payé. Plus tard, je reçois un retour de produit suite à rétractation légale.

Actions correctives: Je saisi un avoir sur cette facture. Cet avoir peut etre converti en réduction pour la prochaine facture ou rembourser en monétaire.

UCIN03b: Facturation et paiement intégral puis erreur sur produit détecté

Situation: Je crée une facture. Je reçois l'intégralité des paiements. Je les saisis et le solde devient 0. Je clos la facture à l'état Payé. Plus tard, je découvre une erreur de produit.

Actions correctives: Je saisi un avoir sur cette facture qui contient le produit en erreur. Je converti cet avoir en réduction. Je crée une nouvelle facture avec le bon produit. J'intègre l'avoir dans cette nouvelle facture. Enventuellement si j'utilise le module stock, je corrige le stock en manuel.

UCIN04: Facturation et paiement partiel car anticipé (escompte)

Situation: Je crée une facture. Je reçois un paiement du montant de la facture moins un escompte accordé pour paiement anticipé.

Actions: Je saisi le paiment reçu de la valeur reçue. Je classe la facture à Payé partiellement et renseigne le motif "Le manque est un Escompte".

UCIN06: Facturation et paiement partiel ou nul puis retour produit et attente correction anomalie ou erreur infine tolerable

Situation: Je crée une facture. Si je reçois un paiement partiel, je le saisi. Je reçois un retour d'une partie des produits (retractation du client) ou ne reçois plus les quelques centimes manquant. Eventuellement, le client attend un avoir pour payer la fin de la facture.

Action: Je saisi un avoir sur la facture. J'envoie l'avoir. Ensuite, je convertit cet avoir en reduction pour le client. Je saisi eventuellement la suite des paiements reçus. Eventuellement j'inclus l'avoir dans la liste des paiements de la facture (sinon il pourra etre inclus dans une autre facture). Je classe la facture à l'état Payé.

TODO Controle a inclure en plus: Quand l'avoir est fait sur une facture au statut 'Réglement commencé', il faut mettre un message disant "Attention, ne créer un avoir sur une facture en cours de paiement que si le client a cessé le paiement et attend cet avoir pour poursuivre la suite ou parce que vous fermez la facture". Ensuite il faut vérifier que le montant de l'avoir est inférieur au montant de la facture auquel il s'applique - montant déja reçu. Sinon, refuser création avoir.

UCIN05: Facturation et paiement partiel car mauvais payeur

Situation: Je crée une facture. Je reçois un paiement partiel, je le saisi. Après une longue attente, la suite des paiements n'est pas reçue et j'abandonne tout espoir.

Actions: Je classe la facture à l'état Payé partiellement et renseigne le motif Mauvais payeur.

UCIN07: Facturation et aucun paiement reçu car mauvais payeur

Situation: Je crée une facture. Après une longue attente, la suite des paiements n'est pas reçu et j'abandonne tout espoir.

Actions: Je classe la facture à l'état Abandonnée et renseigne le motif Mauvais payeur.

Factures pré-définies

Dans Dolibarr, une facture désignée comme pré-définie est simplement une facture dont on réutilise la plupart des données pour émettre d'autres factures sur base de ces informations, ce qui permet un gain de temps non-négligeable à la saisie

Dans le cas de la mise en oeuvre des contrats, une facture prédéfinies peut être définie et correspondant aux éléments récurrents du contrat. Ceci est très intéressant. Le seul bémol, la période indiquée pour chaque élément de la facture résultante couvre toute la période du contrat. Elle ne devrait porter que sur le mois de facturation.

Cette fonctionnalité s'active en ajoutant l'option cachée FACTURE_ENABLE_RECUR dans configuration - divers. Cette fonction est instable.

Exemple de cas d'utilisation des factures pré-définies

UCRIN01: Création d'une facture pré-définie

Il n'est pas possible de créer une facture récurrente en soi. Il s'agit d'une facture normale que l'on réutilise par la suite.

UCRIN02: Transformation d'une facture normale en facture prédéfinie

J'ouvre une facture existante. Je clique sur le bouton "Modifier en récurrente". J'entre un titre (par exemple, "Mise-à-jour trimestrielle") et éventuellement une note, qui pourrait être une explication de la raison de la répétition de cette facture. Ma facture est à présent une facture récurrente. Cela ne sera visible que si je demande l'affichage des factures récurrentes ou que je crée une nouvelle facture.

UCRIN03: Utilisation d'une facture prédéfinie pour la création d'une nouvelle facture

Je crée une nouvelle facture ("Créer facture"), et j'utilise la boîte de sélection en bas de page pour sélectionner la facture récurrente que je veux utiliser comme gabarit (template). Ma nouvelle facture est pré-remplie, les modifications à apporter sont mineures.