Módulo Facturas a clientes

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documentación de usuario

Introducción

El módulo de facturas a clientes permite capturar, editar o crear una factura, compuesta de líneas de facturas. Este es también el módulo que le permite introducir los pagos realizados de una factura. Este módulo también incluye las funciones para generar una factura como un documento en formato PDF.

Configuración

La página ConfiguracionFactura explica cómo configurar el módulo de facturación y da algunos ejemplos de modelos de facturas.

Creación de una factura

En esta fase de desarrollo Dolibarr no incluye una verdadera contabilidad en el sentido legal. Hay que usar conjuntamente un programa de software de contabilidad, o engargar la contabilidad a una asesoría.

Sin embargo Dolibarr le permite emitir facturas a los clientes registrados (ver Empresas).

Puede crear una factura directamente desde una ficha de cliente o a partir de un pedido cerrado con estado "aceptado" o de un contrato de servicios.

Tipos de facturas

Si crea una factura de una ficha de cliente, puede elegir 4 tipos facturas:

• Factura estandard

Es una factura estandard No exige ningún requisito previo.

• Factura rectificativa

Una factura rectificativa permite rehacer una factura sobre la que existen errores y sobre la que nada se hubiera realizado (antes del pago).

Solamente se puede crear una factura rectificativa para cada factura estandard. Cuando creamos una factura rectificativa R, se elige la factura F a sustituir. Entonces no será posible realizar acciones sobre la factura F, esto último no cambia después de que la factura rectificativa R haya sido creada con estado borrador.

Si la factura rectificativa R se elimina, la factura F vuelve a su estado inicial y el ciclo de vida de la factura F puede reanudarse.

Si la factura rectificativa R es validada,la factura F pasa entonces al estado abandonada automáticamente. El ciclo de vida continúa en la factura R.

• Las facturas de abono

Creamos una factura de abono sobre una factura estandard. Se pueden crear varias facturas de abono sobre una factura estandard.

• Las factures de anticipo

Todavía no se pueden crear en Dolibarr.

Procedimiento

Una vez la factura se haya creado (en modo borrador), debe introducir en la factura los productos y servicios dados de alta en Dolibarr o bien introducir directamente la descripción, el IVA, el precio unitario. Para cada línea de la factura se debe definir también la cantidad y eventualmente un descuento.

Una vez la factura esté terminada debe validarse. Atención esta operación es irreversible. Cuando se valida una factura se le atribuye un número según el modelo de numeración indicada en la configuración del módulo Factura. Si se detecta algún error después de la validación de la factura, habrá que sustituirla por una factura rectificativa o bien por una factura de abono.

Generación PDF, Impresión

A completar... Cuando un documento se genera, es fabricado a partir de un diseño elegido de una lista en la pantalla Inicio - Configuración - Módulos - Factura Vea aquí ejemplos de modelos

Realizar pagos

A completar...

Clasificar la factura

Una factura validada puede ser clasificada definitivamente al estado:

• Pagada

Si la suma de los pagos es igual o superior al importe reclamado.

• Pagada parcialmente

Si la suma de los pagos es superior a 0 pero inferior al importe reclamado.

• Abandonada

Si no se ha recibido pago alguno.

Exportar las facturas

Dolibarr proporciona una herramienta genérica que le permite exportar los datos de sus facturas. Para ello, utilice el asistente para exportación, que se encuentra en el menú Utilidades - Nueva exportación.

Ver la página Exports para más información.

Ejemplos de uso

UCIN00: Error en el contenido de una factura a corregir por una factura rectificativa

Situación: He creado una factura. La he validado. Me doy cuenta del error después de la validación.

Acciones correctivas: Clasifico la factura como abandonada con motivo 'Otro' (operación no obligatoria porque es automático en el siguiente paso). Creo una nueva factura seleccionando Factura rectificativa y escogiendo la factura a reemplazar como factura.

UCIN00b: Error en el cliente detectado antes del envío de la factura

Situación: He creado una factura. La he validado. Me doy cuenta que la factura se ha creado con un cliente que no és el correcto.

Actiones correctivas: Clasifico la factura como abandonada con motivo 'Otro' y reseño el motivo "Error cliente incorrecto". creo una nueva factura de abono al cliente.

TODO: Confirmar con los expertos que es posible si se hacen antes del envío. Si no es posible, prohibir esta la posibilidad y utilizar el caso siguiente.

UCIN00c: Error en el cliente (o factura creada 2 veces) detectado después del envío de la factura pero antes del pago

Situación: He creado una factura. La he validado y enviado al cliente. me doy cuenta quela factura se ha creado con un cliente que no es el correcto o que la factura es un duplicado de otra factura ya enviada.

Acciones correctivas: Creo un abono sobre la fatura que aún no se ha pagado con un importe inverso exacto a la factura. Convierto el abono en reducción. El abono se encuentra "tratado", se lo puedo enviar al cliente si lo deseo. Vuelvo a la factura errónea y aplico la reducción del abono. El débito queda entonces a cero y la clasifico como Pagada (pago de 0).

UCIN00d: Error en el cliente detectado después de realizar el pago

Situación: He creado una factura al cliente con nombre X. La he validado. He realizado los pagos. La he clasificado como pagada. Me doy cuenta que la factura se ha creado a un cliente con información errónea y el cliente me pide una contrafactura del cliente X y una nueva factura como cliente Y.

Actiones correctivas: Creo un abono sobre la factura errónea con todas las líneas invertidas. Transformo el abono en reducción. El abono se encuentra "tratado". Edito la ficha del cliente para corregir el nombre de X a Y Creo una nueva factura al cliente Y e incluyo todas las líneas. La valido. Incluyo el pago del abono El saldo queda entonces a 0 (sin débito). Puedo clasificar la factura como Pagada sin indicar otros pagos (el cliente ya ha pagado).

UCIN01: Facturación y pago completo

Situación: He creado una factura. He recibido completamente el pago.

Acciones:

He indicado todos los pagos de la factura. El saldo queda a 0. Puedo clasificar la factura como Pagada.

UCIN02: Facturación y pago superior recibido

Situación: He creado una factura. He recibido un pago superior al importe reclamado.

Acciones correctivas: Indico el importe recibido. Cierro la factura como Pagada. Creo un abono con lo recibido de más.

UCIN03: Facturación, pago completo y devolución de producto

Situación: He creado una factura. Recibo el pago completo. El saldo queda a 0. Cierro la factura como Pagada. Más tarde, recibo una devolución de un producto.

Acciones correctivas: Realizo un abono de esa factura. Este abono se puede convertir en una redución para la próxima factura o devuelvo el dinero.

UCIN03b: Facturación, pago completo y error de producto detectado

Situación: He creado una factura. Recibo el pago completo. El saldo queda a 0. Cierro la factura como Pagada. Más tarde, descubro un error de producto.

Acciones correctivas: Realizo un abono sobre esta factura que contiene el producto erróneo. Convierto este abono en reducción. Creo una nueva factura con el producto bueno. Integro el abono en la factura nueva factura. Eventualmente, si utilizo el módulo stock, corrigo el stock manualmente.

UCIN04: Facturación y pago parcial como anticipo (descuento)

Situación: He crado una factura. He recibido un pago del importe de la factura menos un descuento acordado por pago anticipado.

Acciones: Realizo el pago del valor recibido Clasifico la factura como Pagada parcialmente e indico el motivo "La falta es un Descuento".

UCIN06: Facturación, pago parcial o nulo y retorno de producto, corrección de anomalía o de error tolerable

Situación: He creado una factura. Si recibo un pago parcial, lo indico. Recibo una devolución de una partida de productos (retractation du client) o no recibe el pico de los céntimos que faltan. Finalmente, el cliente espera un abono a pagar al final de la factura

Acción: Realizo un abono de la factura. Envío el abono. Luego convierto este abono en reducción para el cliente. Eventualmente, creo los pagos recibidos. Incluyo el abono en la lista de pagos de la factura (de lo contrario puedo incluirlo en otra factura). Clasifico la factura como Pagada.

TODO Compruebe que incluya además: Cuando el abono se hace sobre una factura en estado 'Empezada', usted tiene que poner un mensaje diciendo "Atención, no cree un abono sobre una factura en proceso si el cliente ha cesado los pagos y espere a que este abono sea atendido para agregarlo en la lista de pagos o a que se cierre la factura. A continuación, compruebe que el importe del abono es menor que el de la factura para que se aplique - la cantidad ya recibida. En caso contrario, rehuse la creación del abono

UCIN05: Facturación, pago parcial, pero pagador moroso

Situación: He creado una factura. He recibido un pago parcial, lo registro. Después de una larga espera, el resto del pago no se recibe y se pierde la esperanza.

Acciones: Clasifico la factura al estado Pagada parcialmente e indico el motivo Moroso.

UCIN07: Facturación y ningún pago recibido por morosidad

Situación: He creado una factura. Después de una larga espera, el pago no se recibe y se pierde la esperanza.

Acciones: Clasifico la factura como Abandonada e indico el motivo Moroso.

Facturas predefinidas

En Dolibarr, una factura designada como predefinida es simplemente una factura que se puede reutilizar muchas veces para emitir otras facturas con su información como base. Esto permite ganar mucho tiempo.

En el caso de la aplicación de los contratos, una factura predefinida puede ser definida con los correspondientes elementos concurrentes del contrato. Esto es muy interesante. Tener en cuenta que el período especificado para cada uno de los elementos resultantes de la factura abarca todo el período del contrato. Sólo debería cubrir los meses de facturación.

Esta función se activa mediante la adición de la opción oculta FACTURE_ENABLE_RECUR en Configuración - varios. Esta función es inestable.

Ejemplo de uso de facturas predefinidas

UCRIN01: Creación deuna factura predefinida

No es posible crear una factura recurrente en sí. Se compone de una factura normal que se reutiliza.

UCRIN02: Transformación de una factura normal en factura predefinida

Abro una factura existene. Hago clic en "Convertir en recurrente". Indico un título (por ejemplo, "Actualización trimestral") y eventualmente una nota que podría ser una explicación del motivo de la repetición de esta factura. Mi factura es ahora una factura recurrente. Esto sólo será visible si pido la visualización de facturas recurrentes o creo una nueva factura.

UCRIN03: Utilización de una factura predefinid para la creación de una nueva factura

Creo una nueva factura ("Crear factura") y selecciono a pié de página para seleccionar la factura recurrente que quiero utilizar como base (template). Mi nueva factura está preparada y las modificaciones a realizar son menores.