Module DoliMeet

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Documentation Utilisateur

Informations

Module name	dolimeet
Editor / Editeur	Evarisk - www.evarisk.com
Download or buy page / Page achat ou téléchargement	External module - www.dolistore.com
Status / Statut / Estado
Prerequisites / Prérequis	Dolibarr min version: See on Dolistore    Dolibarr max version: See on Dolistore
Last update date / Date mise à jour fiche / Fecha última actualización	2025-05-11
Note / Nota	Créer et gérer vos réunions, sessions de formations et audits

Important

DoliMeet a besoin du framework Saturne pour fonctionner. Pour l'installer il est disponible via ce lien : https://github.com/Evarisk/Saturne

Le wiki fait souvent référence au site de démonstration consultable sur l'URL suivante : https://demo.digirisk.com/

DoliMeet - Qu'est-ce que c'est ?

DoliMeet vous permet l'implantation complète de WorkFlow nécessitant un suivi de :

• Vos réunions.
• Vos formations.
• Vos audits.

Associé au module de contrôle Qualité DigiQuali DoliMeet permet de mettre en place le suivi automatisé du référentiel Qualiopi pour la formation.

• Vous pourrez créer et gérer les objets ci-dessus
• Réaliser la mise en place de vos programmes de formation et syllabus basés sur vos services de formation
• Réalisation vos projets de formations et les propositions commerciales adaptées aux demandes des OPCO
• Imprimer vos conventions de formation
• Automatiser les signatures des stagiaires, formateurs, auditeurs
• Générer vos attestations de réalisation
• Générer vos quiz de suivi qualité
• Générer les documents associés
  

• 

  Accueil de DoliMeet (formations)

Les associations avec d'autres modules comme DigiQuali permettent à DoliMeet d'automatiser des process comme Qualiopi pour les organismes de formations.

Installation depuis Dolistore

• Télécharger le fichier archive du module (.zip) depuis le site web www.dolistore.com
• Placer le répertoire du module dans le répertoire custom de Dolibarr:
  • Pour cela, dans Dolibarr, aller dans Accueil - Configuration - Modules - Déployer/installer une app/module externe
  • Téléverser le fichier. Note: Si cela échoue, vous pouvez manuellement dézipper le fichier dans le répertoire custom via la ligne de commande: git clone https://github.com/Evarisk/dolimeet.git
• Le module est opérationnel et peut être activé.

DoliMeet - les objets de bases

Réunions :

• 

  Etape 1 : ouvrir dolibarr, cliquer sur DoliMeet (1)

• 

  Etape 2: Dans DoliMeet, cliquer sur "Créer une réunion" (1)

• 

  Etape 3: remplir les informations, le libellé est obligatoire (1), le reste est optionnel (2)

• 

  Etape 4: Une fois la réunion créée, on arrive dans l'onglet de la réunion. Ici je peux créer des participants (1), ajouter des notes (2) , ajouter des fichiers (3) et modifier/cloner/supprimer la réunion (4).

• 

  Etape 5 : création des participants. On commence par remplir le nom du formateur (1), le bouton action permet de noter un absent ou de supprimer la personne (2), le bouton sign permet de faire signer formateurs et participants (3), le bouton ajouter permet lui d'ajouter pareil formateurs et participants. (4) Pour finir, pour les participants on sélectionne la société puis le contact concerné.

Sessions de formations isolées :

Attention : La gestion des sessions de formation est conditionnée à la mise place du DoliMeet pour Qualiopi pour le moment 15/02/2025

• 

  Étape 1: ouvrir Dolibarr, cliquer sur DoliMeet (1) Dans DoliMeet, cliquer sur "Créer une session de formation" (2), remplir les informations (3)

• 

  Étape 2: Comme pour les réunions, une fois la session créée, on arrive dans l'onglet de la session. Ici je peux créer des participants (1), ajouter des notes (2) , ajouter des fichiers (3) et modifier/cloner/supprimer la session (4).

• 

  Étape 3 : création des participants. On commence par sélectionner le tiers et le nom des stagiaires (1,2), pour en ajouter on clique sur le plus (3), pareil pour le formateur on sélectionne le tiers et le nom (4,5), on clique sur plus pour ajouter (6), si besoin de supprimer on clique sur la poubelle (7), quand on a terminé, on valide en cliquant sur valider la session de formation (8)

• 

  Étape 4 : Ici je valide la session de formation

• 

  Étape 5 : Une fois validé, je peux revenir à mes participants et utiliser le lien de signature pour faire signer (1), voir la date d'envoi d'email (2), noter si le stagiaire est présent, en retard ou absent (3) et pour finir je peux envoyer un email de signature à tous les participants. (4)

• 

  Exemple de feuille de présence en fin de formation : on peut voir la date de signature (1), l'état de la signature (2), et le statut de la présence (3)

• 

  Étape 6 : Une fois la formation terminée et la feuille de présence remplie, on revient dans la fiche de la session et on peut maintenant cliquer sur générer (1) pour récupérer le document de notre fiche de présence en cliquant dessus (2)

• 

  Étape 7 : Toujours dans le même onglet, on clique sur modèle de document et on change "attendancesheet" par "completioncertificat" (1) puis on clique sur générer (2)

• 

  Etape 8 : Pour finir, il ne reste plus qu'à télécharger mes documents et à les envoyer au client formé. (1)

Audits :

Même process que pour les réunions et sessions de formation

Dolimeet pour Qualiopi

La mise en place du process complet pour Qualiopi est complexe et nécessite plusieurs journées de travail nous vous conseillons de suivre les formations en ligne sur la Dolischool.fr et le tutoriel que nous avons rédigé ci-dessous.

Notions sur Qualiopi

Vous pouvez obtenir les informations sur le référentiel ici :

• La marque : https://travail-emploi.gouv.fr/qualiopi-marque-de-certification-qualite-des-prestataires-de-formation
• Le référentiel est ici : https://travail-emploi.gouv.fr/referentiel-national-qualite-guide-de-lecture-qualiopi

Analyse du déroulement des formations

Vous pouvez consulter les sites des organismes de formation certifiée Qualiopi comme le site https://evarisk.com/formations/deroulement-de-votre-formation/

Vous pouvez trouver des exemples de déroulement du process de formation de la proposition commerciale à la validation de la formation chaque étape est importante pour la mise en place de DoliMeet. Les étapes dans notre cas sont :

• Étape 1 : Analyse du besoin et proposition
• Étape 2 : Création de la convention et validation
• Étape 3 : Préparation des prérequis pour la réalisation de la formation
  • Déroulement de votre formation
  • Après votre formation
  • Mesures des résultats

Configuration des paramètres initiaux

Configurer les informations nécessaires pour le fonctionnement Certains services sont nécessaires et obligatoires ils permettent de simplifier les workflows administratifs et construire les conventions, propositions, les factures etc... Ils sont nommés avec la charte "FOR_ADM" pour les informations d'administration

• FOR_ADM_CF1 Convention_de_formation
• FOR_ADM_GP1 Modalités d'Accès, Méthodes
• FOR_ADM_LA1 Livret_accueil_formation
• FOR_ADM_RI1 Règlement_intérieur
  

• 

  Remplir la partie "Formation". Il est important de bien mettre le tag "Formation" !

Vous pouvez récupérer les contenus des 4 services sur le site de démonstration. Les informations dans les services permettent de répondre à des critères demandés par Qualiopi.

Configuration de vos services de formation

Programme de formation

Les programmes de formation sont essentiels pour vous, ils doivent être réalisés par vos services vous trouverez cependant une structure demandée par la certification, nous prendrons en exemple le programme de la formation journée 1 au logiciel DigiRisk disponible sur la démonstration https://demodoli.digirisk.com/ dans les services de formation :

Objectifs de la formation

• Acquérir les bases nécessaires à l'utilisation du logiciel DigiRisk

Objectifs opérationnels

• Être capable de comprendre l'intérêt des logiciels open source en comprenant où sont stockées ses données et leur exploitation.
• Être capable de bien comprendre la différence entre un Risque et un Danger.
• Être capable de faire un Document Unique simple et exploitable.
• Savoir configurer et personnaliser les options du logiciel pour optimiser la gestion des risques.

Programme de la formation

Le Document Unique

• Le Code du travail
• Le décret
• La méthode proposée par Evarisk
• Définition d'un risque VS d'un danger, conception de la méthode de mesure avancée
• Le plan d'action et comment rendre le Document Unique simple et utile

Introduction à DigiRisk

• Introduction au logiciel Open Source dans notre quotidien
• Comprendre comment ils sont financés (Dolibarr, Wikipédia, DigiRisk)
• Comprendre comment les utiliser et y participer simplement en tant qu'utilisateur

Réaliser votre Document Unique 3 étapes

• Gestion de votre organisation
  • Création de vos premières Unités de Travail
  • Création de vos premiers Groupements
  • Organisation des UT et GP
• Évaluation des risques
  • Bibliothèques des risques
  • Comprendre la gestion des risques
    • Catégorie + description
    • Évaluation, commentaires et photos
    • Actions correctives, budget et planification
  • Évolution du risque, historique des cotations et actions correctives
• Impression de votre premier Document Unique

Différents documents disponibles avec DigiRisk

• Affichage Légal
  • Configuration et remplissage des éléments
  • Modification d'un Tiers et configuration des Tiers : Médecine du travail, Inspection du travail etc.
• Diffusion d'informations
• Fiches des Unités de Travail et Groupement
• Impression des listings de risque avec ou sans photos

Votre Document Unique participatif, simple et interactif

• Configuration des registres Santé Sécurité avec création de l'affiche et QRCode
• Gestion des registres via un Kanban
• Impression des fiches de synthèses pour le CSE et/ou CSSCT

Version 1.0.1-20241208 - Simplification du programme, décalage de la partie plan d'action

Ce programme est composé de 3 chapitres principaux

• Objectifs de la formation
• Objectifs opérationnels
• Programme de la formation

Le service en édition avec la charte de nommage pour la réf et pour le libellé

Edition programme de formation DigiRisk

Options du service de formation

• La durée du service est importante pour les calculs de cohérence de façon générale nous utilisons les heures avec 1 journée = 7 heures
• Le lien Web pointe vers le site internet publique du service qui est une demande Qualiopi

Durée de la formation et lien vers le site internet

Gestion des versions

La gestion des versions est notée dans la dernière ligne du programme avec la méthode suivante : 1.0.1-20241208 - Commentaire de la dernière mise à jour ce principe est utilisé dans tous les textes modifiables utilisés dans DoliMeet

Validation du service en tant que formation

La validation du service comme un programme de formation est prise en compte lors de l'affectation du tag de "formation". C'est essentiel afin que le service soit identifié comme une formation c'est à partir de ce moment-là qu'il affiche un indicateur sur la complétude du service. C'est aussi ce tag qui lui permettra d'être disponible pour les projets de formation.

Etat du service pour la formation

Affectation du TAG : "Formation" dans notre cas pour rappel ce tag est défini dans les réglages, il pourrait être nommé différement.

Affectation du TAG formation sur un service

Syllabus

Il est important de faire la différence entre Syllabus et programme de formation, ce tableau peut vous aider dans cet exercice :

Différence entre Programme de formation et Syllabus

Élément	Programme de formation	Syllabus
Définition	Un document détaillant les objectifs, contenus et modalités d'une formation	Un document pédagogique précisant le déroulé détaillé d’un cours ou module
Niveau de détail	Global et structuré par modules ou séquences pédagogiques	Plus détaillé, centré sur un cours ou une session précise
Objectif	Présenter l'ensemble d'une formation pour l'organisme et les apprenants	Guider un formateur ou un apprenant sur les contenus précis d'un cours
Éléments clés	Public cible, objectifs, compétences visées, modalités, évaluation	Plan de cours détaillé, méthodes pédagogiques, ressources, devoirs/exercices
Usage dans Qualiopi	Justifie la cohérence de l’offre de formation et sa qualité	Appuie la mise en œuvre pédagogique des formations

Le Syllabus selon Qualiopi

Dans le cadre de Qualiopi, le syllabus n’est pas un document obligatoire en tant que tel, mais il peut être utilisé comme un support pédagogique complémentaire pour justifier la structuration des formations.

Un syllabus pourrait inclure :

• Le plan détaillé des séances ou des modules
• La bibliographie ou les ressources pédagogiques
• La méthodologie détaillée (exposés, travaux dirigés, mises en situation…)
• Les critères d’évaluation des apprenants à un niveau plus opérationnel

En revanche, le programme de formation est exigé par Qualiopi (critère 1), car il structure officiellement l’offre de formation et en garantit la transparence. De notre point de vue le Syllabus est essentiel pour la gestion des formateurs, des ressources se transmettre les informations et le déroulé des formations afin d'avoir une constance et d'être sur pour le formateur et le stagiaire d'avoir une formation avec une qualité constante et réplicable.

Vous avez ci-après le Syllabus du programme de formation Digirisk initiale

9h00-9h15 : Présentation générale

• Tour de table + faire signer feuille de présence
• Recueil des attentes des stagiaires (Exemple : y a-t-il des personnes qui ont déjà fait une formation ?).

9h30-10h00 : Présentations Evarisk et DigiRisk

• Présentation https://www.evarisk.com/
• Présentation des solutions des proposées par Evarisk
  • DigiRisk - https://digirisk.com/ et https://digirisk.org/
  • DigiQuali.com
  • Bibliothèque de médias
  • Présentation de la veille et informations dédiées : https://www.evarisk.com/actualites/
• Présentation du principe de l'Open-Source
  • La définition de l'Open-Source : https://fr.wikipedia.org/wiki/Open_source
  • Les références Open-Source : https://sill.etalab.gouv.fr/software?name=DigiRisk
  • La plateforme de gestion du code source : https://github.com/evarisk

10h00 -11h00 : Présentation du socle de DigiRisk, l'ERP-CRM Dolibarr

• Le site de l'association Dolibarr : https://www.dolibarr.org/
• Le projet sur https://github.com/dolibarr
  • Le projet avec bientôt plus de 700 développeurs
  • Les principales fonctionnalités de Dolibarr
  • Le forum
  • Les extensions
• Le Wiki de DigiRisk avec la documentation https://wiki.dolibarr.org/index.php?title=Module_Digirisk
• Le forum de DigiRisk https://www.dolibarr.fr/forum/t/module-digirisk-document-unique/37119

Pause : 15min

11h00 -12h00 : Le Document Unique

• Le Code du travail, Le décret présentation simplifiée
• La méthode proposée par Evarisk de cotation
• Réalisation d'une échelle de mesure sur les 5 critères proposés dans la méthode avancée de DigiRisk (Gravité*Fréquence*Historique*Protection*Formation)
• Exemple et exercice de réalisation d'une cotation sur le risque d'accident de trajet entre 1 piéton, 1 Cycliste, 1 conducteur de VL,1 motard
• Réalisation de la cotation, calcul, explications sur les résultats
• Rappel sur les 9 principes de prévention

Pause : Repas

14h00-15h00 : Construction de l'architecture des données

• Construction des DU et point sur les sites (Siret)
• Construction de l'arborescence, unités de travail et des groupements
• Analyse d'exemples concrets

15h00-16h00 : Gestion du bloc Risques, cotation, plan d'action et l'évolution dans le temps

• Ajouter un risque, ajourer une cotation, ajouter un plan d'action
• Explication sur les références des risques + cotation
• Faire évoluer ce bloc dans le temps
• Explication du cycle de vie

Pause 15 min

16h00-17h00 : Gestion des différents éléments possibles (Unité de travail, Groupement, Société, Siret)

• Fiches d'unité de travail (Impression fiche d'Unité de travail)
• Fiches de groupement (Impression des fiches et des mini DU avec photo)
• Impression Document unique
• Affichage obligatoire
• Diffusion d'information
• Rapport d'audit édition des éléments modifiés entre 2 dates

17h00-18h00 : Gestion de la saisie des personnels, agents, salariés et rendre le Document Unique participatif

• Ouverture des registres
• Configuration
• Impression affichage
• Cycle de vie des registres

Version 1.1.0-20241208 - Réalisation d'un plan en adéquation avec le programme suite aux différents tests

Ajout du Syllabus

Nous avons pris le parti de travailler avec un détail similaire aux cours séparation par heure de cours et quiz associé à chaque heure de cours.

Configuration des sessions de formation type

Afin d'automatiser les actions nous avons proposé d'associer des sessions types à un programme de formation. Dans le cadre de la formation "DigiRisk initiale" nous avons déterminé 2 sessions de formation par défaut :

• Matin - Nous avons mis en place une charte de nommage : Session Initiale DigiRisk - Matinée - 3 heures
• Après-Midi - Session Initiale DigiRisk - Après-Midi - 4 heures
• Nous avons déterminé des heures de début et de fin
• Cela nous donne une durée standard qui est contrôlée au niveau de service (Heures des sessions doivent être égales à la durée du service de formation)

Création des sessions de formation par défaut

Un fois que le service est complété il devrait être au statut : "Service prêt à être utilisé" ce qui permettra de le rajouter aux projets de formation

DigiQuali - Automatisation des questionnaires de satisfaction

Installation DigiQuali

• Si DigiQuali est installé sur votre instance Dolibarr, il est possible d'obtenir des enquêtes de satisfaction sur DoliMeet.
• 

  Pour ajouter une enquête de satisfaction, il suffit de cliquer sur "créer" dans une session.

Configuration entre DoliMeet et DigiQuali

À partir de DigiQuali 1.11.0 et Dolibarr 19.0, les enquêtes de satisfactions peuvent être générées à partir des contacts du contrat après avoir configuré les enquêtes dans les paramètres de DoliMeet.

Si un contact est ajouté au contrat et que les enquêtes de satisfactions ont été configurées, l'enquête de satisfaction du contact est générée automatiquement.

• 

Réglage dans le module Dolimeet

Vous pouvez trouver des questionnaires modèles pour DigiQuali dans DoliMeet ils seront utilisés de façon automatiser dans les Workflow de DoliMeet leur bonne configuration est essentiel.

Il est possible que cette configuration évolue en fonction des demandes à venir de Qualiopi

Intégration des questionnaires de satisfaction

• Commanditaire : C'est celui qui passe la commande
• Stagiaire : La personne qui est formée
• Formateur : Le formateur celui qui dispense la formation (il peut y en avoir plusieurs)
• OPCO : C'est le financeur (il est probable que ce nom change car pour les organismes publics ce n'est pas adapté)

Comme vous pouvez le voir chaque modèle de contrôle/questionnaire et numéroté de façon unique, une fois validé il n'est plus modifiable ce qui fait que la tracabilité des version de questionnaire est native. (Numérotation par défaut MOAAMM-ID)

Import de Modèles des contrôles et de questionnaires

DigiQuali vous permet d'importer les questionnaires et les questions au format non verrouillé et d'un bloc en passant par un export puis un import. Il est possible d'avoir des modèles sur : https://github.com/Evarisk/DigiQuali-Check-List et d'autres dépôts n'hésitez pas à participer si vous avez des modèles pratiques.

Configuration des rôles

Tiers Contact

Les contacts dans les tiers doivent être correctement remplis (Téléphone et Email) afin que leur affectation au projet de formation soit opérationnelle et permettent l'automatisation des envois des Emails notamment pour les signatures de feuilles de présence et la réponse aux questionnaires.

Exemple d'un contact sur le tiers Renov-it sur le site de démonstration.

Affectation du type de contact sur un tiers

Tiers avec les affectations de rôles pour Qualiopi

Tiers formateur interne

Paramétrage

L'installation de DoliMeet va automatiquement créer le rôle de formateur, vous pourrez donc affecter le formateur de votre organisme au projet de formation et contrat de votre choix. Vous pouvez voir sur le fiche ci-dessous que nous avons mis en place une notion de contrôle des compétences sur les formateurs comme le demande Qualiopi avec un contrôle qualité. À ce jour, le 16/02/2025, nous ne gérons pas encore les compétences dans Dolibarr mais nous sommes en cours de mise en place du module afin d'avoir le volet gestion des RH demandé dans Qualiopi directement dans notre Dolibarr.

Fiche d'un formateur avec signature déjà réalisée

• Au sein d'Evarisk, nous mettons en place un avenant spécifique aux formateurs afin de valider des points du référentiel Qualiopi. Vous trouverez les informations sur cet avenant sur la démonstration sous le service :
• FOR_ADM_RH1 - Fiche de poste de formateur
• Nous utilisons le même avenant pour les formateurs externes

FOR_ADM_RH1

Signature du contrat de formateur pour les salariés

Création d'un compte formateur au sein de la société correspond à votre OF dans le cas de la demo : Evarisk, la liaison avec l'utilisateur interne sera améliorée.

Puis suivre les étapes suivantes :

1. Création d'un contrat de formateur sur le tiers qui correspond à votre OF
2. Affectation du salarié
3. Signature en ligne
4. Le contrat est signé disponible en pdf

Tiers sous-traitant

La gestion des formateurs externe est réalisée par la mise en place d'un contrat de sous-traitance. La gestion des contrats de sous-traitance demande la mise en place du module. À ce jour le 16/02/2025, la gestion des contrats de sous-traitance demande la mise en place du module : https://dolistore.com/product.php?id=321&title=suppliercontract&l=fr

Ce module permet de réaliser les contrats de formateur sur les sous-traitants. Pour le moment, il n'y a pas de blocage informatique ; c'est donc à vous de contrôler lorsque vous affectez la formation à un sous-traitant, qu'il a connaissance du référentiel Qualiopi.

La double signature des contrats est en cours de mise en place, elle sera peut-être disponible sur Dolibarr 21. En attendant, il faudra installer un module de signature complémentaire. Vous pouvez les trouver sur dolistore.com.

Tiers commanditaire/client

Il peut avoir 2 rôles Commanditaire et/ou Financeur, ces points sont importants car les formulaires de satisfaction partiront automatiquement aux contacts affectés.

Tiers Financeur et/ou OPCO

Mise en place d'un rôle OPCO sur l'OPCO sur le site de démonstration

Rôle OPCO

Création d'un cycle de vente de formation

Schématisation d'un cycle de vente

Le cycle de vente se déroule comme suit :

1. Analyse de besoin et prise de notes dans le projet/opportunité
2. Récupération du maximum d'information sur le projet
3. Création de la proposition commerciale à partir du projet
4. Création de la convention à partir de la proposition commerciale signée (Attention si elle n'est pas signée on ne peut pas créer le contrat/convention)
5. Réalisation de la formation
6. Envoi des enquetes de satisfaction

Suivi Formation-1.0.1

Étape 1 : Création d'un projet de type formation

Sélection d'un tiers

Création d'un projet de formation

La société Renov-it souhaite une formation à l'usage de DigiRisk pour 1 journée. Nous avons réalisé le programme, syllabus etc...dans les étapes précédentes. On va créer projet de type formation :

Formation DigiRisk Initiale - 7 heures Renov-it

Etape 1 - Option mise en place d'un formateur sous-traitant

La mise en place d'une sous-traitance et mise en place en choisissant un contact externe et lui affectant le rôle de sous-traitant comme ci-dessous :

formateur externe

Dans ce cas, le formateur externe va suivre tout au long du process. Attention a l'avoir informé de la certification Qualiopi et avoir un contrat de sous-traitance. Vous pouvez installer le module SupplierContract !

Étape 2 : Création de la proposition à partir du projet de formation

Options de la proposition

Afficher le projet de formation sur les propositions

Afin que la proposition en pdf affiche le nom de projet de formation vous devez activer l'option dans les réglages de votre Dolibarr

Réglage pdf

Afficher le nom du projet

Configuration des services par défaut pour la proposition commerciale liée à un projet de formation

Il faut choisir les services qui seront :

• Guide pratique
• Livret d'accueil

Service par défaut FOR_ADM

Création de la proposition

La création de la proposition doit être créée à partir du projet de formation en cliquant sur "Créer".

Créer une proposition

La création à partir du bouton créer

création de la proposition

La proposition commerciale est proposée au status (PROVX) provisoire

Proposition commerciale 2

Services automatiquement ajoutés sur la proposition

Les services choisis dans la configuration sont ajoutés automatiquement car ils sont présents dans le projet et/ou dans la configuration de DoliMeet comme :

• 1 - FOR PF DigiRisk_lnitiale_7_heures_Formation_initiale_DigiRisk-7h - Formation DigiRisk Initiale - 7 heures
• 2 - FOR ADM_Guide_Pratique - Modalités d'Accèst Méthodes et Inclusion : Un Guide Pratique pour Tous les Apprenants
• 3 - FOR ADM Livret Accueil - Livret d'accueil

Proposition commerciale

Configuration des modèles de courriels - Propositions Commerciales

Dans le menu Accueil/Configuration/Emails/ l'onglet "Modèles de courriels"

Configuration mails modèle pour les PR

Envoi du mail modèle avec le lien de signature en ligne

Vous noterez que nous utilisons une charte de nommage que vous pouvez reprendre, ceci permet de retrouver les services rapidement et limiter les erreurs.

Attention, la signature proposée par Dolibarr n'est pas une signature numérique valable juridiquement, elle peut suffire mais sera difficile a défendre devant un tribunal.

Vous pouvez récupérer les mails modèles sur le site de démonstration

• 4 - Vous avez un lien de signature à envoyer au client
• 5 - Vous avez le document signé

Proposition commerciale 3

Conservation des informations de diffusion dans l'agenda

Lors de audit Qualiopi, on va régulièrement vous demander les éléments de preuve dans notre cas, les preuves d'envoi sont conservées dans l'agenda de Dolibarr avec les contenus comme ici.

Étape 3 : Création de la convention de formation à partir de la Proposition commerciale signée

Options de la convention

Configuration des services qui seront ajoutés automatique à la convention

• Le service convention
• Le règlement intérieur

Services pour la convention de formation

Autorisation des signatures dans les réglages

Création de la convention à partir de la proposition signée en ligne (Par votre client)

Signature des conventions de formations

• Pour le client la signature est réalisée via le lien de signature des contrats à activer dans Dolibarr
• Pour la société le lien de signature sera disponible à partir de la version à venir 22.1.0 de DoliMeet

Signature des conventions en ligne

Vous pouvez retrouver ces options dans les réglages de DoliMeet. On peut voir la convention avec les lignes suivantes

Convention de formation

Récupérations automatiques des différents acteurs

Les stagiaires, formateur, Contact client suivi proposition, Contact client facturation

Rôle et contact client

Planification des dates de sessions de formations

Il faut planifier les sessions et les dates

Sessions et dates

Il faut contrôler les stagiaires et adapter les formateurs si besoin

Suivi de la signature des sessions

Génération du résumé pour améliorer la lecture des Organismes de formation et pour le client

Lors de la génération des sessions, l'ajout de services etc... Dolimeet génère automatique dans les notes publiques un résumé des informations de la convention de formation.

Résumé de la convention de formation

Configuration des modèles de courriels - Convention

La configuration de modèles de courriels sur la convention est complexe car elle centralise de nombreuses diffusions d'informations et envoi de documents standard comme :

• Convention client
• Convention au financeur (OPCO)
• Feuilles de présence
• Questionnaires de satisfaction
• Certificats de réalisation
• Contrat de sous-traitance pour les formateurs externe

Modèles de courriel convention-Contrat

Étape 4 : Démarrage de la formation

Une fois que vous avez réalisé la convention de formation, en partant de la proposition signée. Vous devriez obtenir la création des sessions de formation directement dans la convention qui est basée sur les contrats dans Dolibarr

Sessions de formation dans le contrat

Gestion de la présence

Création automatique des feuilles de présence

On peut voir dans le contrat l'avancement des signatures,

Avancement signature

Dans l'image ci-dessous nous allons passer les sessions de PROVX à un statut validée en cliquant sur "valider"

Validation des sessions de formation

Choix du statut des stagiaires

• Présents
• Absent
• Retard

Choix du statut

Validation des feuilles de présence

Validation pour signature

Signature des feuilles de présence

1. Signer en envoyant un mail de signature (Il faudra cependant configurer les Emails et surtout la méthode d'envoi dans Dolibarr)
2. Cliquer sur le bouton signé puis signer dans la nouvelle page directement c'est très pratique en formation surtout sur téléphone

Envoi mail de signature

Interface de signature en ligne:

Interface de signature en ligne

La signature des personnels absents peut être réalisée dans les options on peut voir les différents statuts ici.

Verrouiller une session de formation

Statuts des personnels pendant les sessions

Une fois verrouillée la session ne peut plus être modifiée

Verouillage des sessions

Résumé des sessions et de l'état de signature

Ces données de contrôle sont affichées par stagiaire, formateur ce résumé lié à la convention est essentiel, il rejoindra bientot un tableau de bord

Résumé des sessions

Gestion des REX / Satisfaction

La gestion des Retour d'EXpérience est au cœur de la certification Qualiopi. A ce jour, nous avions formulaires de contrôle automatisé pour le suivi des sessions de formation.

• Puce 1- Commanditaire correspond "Contact client facturation contrat"
• Puce 2 - Stagiaire correspond "Stagiaire"
• Puce 3 - Formateur correspond "Formateur"
• Puce 4 - Financeur correspond "OPCO" ce rôle est en cours de changement de nom

Affectation des rôles stagiaire, formateur, commanditaire, financeur

On peut voir sur la copie d'écran ci-dessous les rôles proposés par Dolibarr en natif + les rôles dédiés pour Qualiopi ajoutés dans le dictionnaire des rôles. Il est tout à fait possible d'avoir d'autres rôles comme par exemple "Commercial suivi du contrat" n'est pas utilisé à ce jour.

Type de role pour les questionnaires

On peut aussi voir que les rôles sont différents pour les contacts de l'industrie standard et ceux de tous les tiers. En effet, il possible d'affecter des rôles à des tiers externes comme :

• De la sous-traitance

• De la subrogation de paiement si vous êtes payé directement par un OPCO

Gestion des rôles pour des tiers externes

Réglages des questionnaires

Lors de la création du contrat, si les contacts sont renseignés DoliMeet créer automatiquement les questionnaires de satisfaction pour chaque type de personnes impliquées.

Réglages des questionnaires par défaut

Les questionnaires dans la convention

Dans le cas du contrat CT2502-0002 on peut voir que les questionnaires sont proposés ici

Questionnaire en attente de création

Création des questionnaires pour chacun des participants en fonction de leur rôle

En cliquant sur le + on crée le questionnaire au format provisoire comme tous les éléments standards de Dolibarr

Création d'un formulaire

En cliquant sur chaque formulaire on voit bien

• L'interface publique
• Le modèle de questionnaire
• Les questions que nous avons posées

Le formulaire pour le commanditaire (OPCO)

L'interface publique de réponse pour les clients, commanditaire, Stagiaire et formateur

Le lien de réponse externe est sur chaque questionnaire, vous pouvez aussi les envoyer en masse aux différentes personnes concernées dans le cas l'envoi est consultable dans les évenements de chaque questionnaire

Interface publique de réponse

On peut consulter la progression des remplissages des questionnaires directement dans le contrat/convention

Consultation avancement questionnaires

Envoi en masse des questionnaires à partir de la convention

Les questionnaires peuvent être envoyés automatiquement à partir de la convention de formation dans la partie envoyer un mail.

Envoyer les mails de questionnaires

Voici le mail modèle pour l'envoi d'un mail pour la Gestion des Ressources Humaine, il faudra ensuite le faire signer à chacun. Dans ce cas, on considère que les stagiaires n'ont pas de Courriel

mail modèle

Auto notation des questionnaires

Les questionnaires sont notés automatiquement en fonction des réponses envoyées par les différents interlocuteurs.

Auto notation des questionnaires

Les seuils de passage sont définis dans la configuration de chaque questionnaire.

Seuil de passage

Résumé de l'état des questionnaires et de réponses obtenues

À ce jour, nous n'avons pas construit de tableaux de bord pour les formations. Cependant on peut vérifier les retours dans le contrat pour les questionnaires :

Premiers contrôles sur la présence des questionnaires

Présence des questionnaires

Étape 5 : Impression des documents de fin de formation @todo

Impression des certifications de réalisations

Si un stagiaire a été absent à toutes les sessions de formation, le certificat de réalisation lié à ce stagiaire n'est pas généré depuis la fiche du contrat.

La durée de formation affichée sur le contrat est une valeur à rentrer à la main, mais la valeur calculée avec l'ensemble des durées des sessions de formation est affichée à côté.

La durée affichée sur le certificat de réalisation d'un stagiaire correspond à la durée calculée des sessions où le stagiaire a été présent.

Une notification d'alerte est affichée si un ou plusieurs certificats ne sont pas générés dû à l'absence d'un stagiaire.

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Étape 6 : Rappels et courriels standards

3 mails globaux de relance d'enquête de satisfaction sont disponibles.

1. OPCO - Tous les contacts
2. Formation - Tous les users internes
3. Client - Tous les contacts du client

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Certification Qualiopi

Audit interne Qualiopi avec DigiQuali

La première version de l'audit interne a été réalisée sur la version 9 du 8 Janvier 2024.

• Le référentiel est disponible sur le site du gouvernement
• Le contrôle qualité est disponible sur Github.com https://github.com/Evarisk/DigiQuali-Check-List/tree/main/Qualiopi/Audit-interne

Exemple de l'interface pour l'audit interne

Développement

Les développements et améliorations peuvent être proposés sur le dépôt GIT Repository Evarisk : https://github.com/Evarisk/dolimeet