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You can edit links on the English source page : Module_Expense_Reports -->
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[[en:Module Expense Reports]]
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[[en:Module_Expense_Reports]]
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[[zh:费用报销]]
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{{TemplateDocUtil}}
{{TemplateDocUtil}}
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nom=Expense Reports|
nom=Expense Reports|
num=75|
num=75|
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devdoc=[[Module Note de frais (developeur)]]|
+
devdoc=[[Module Note de frais (développeur)]]|
userdoc=Cette page|}}
userdoc=Cette page|}}
[[Category:Liste_des_Modules]]
[[Category:Liste_des_Modules]]
+
[[Category:GRH]]
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{{ToTranslate}}
=Introduction=
=Introduction=
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With this module, employees can manage (create, edit, delete) their expense reports.
+
Avec ce module, les employés peuvent gérer (créer, modifier, supprimer) leurs notes de frais.
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Their supervisor can validate it and a book keeper can set them as paid.
+
Leur superviseur peut le valider et un comptable peut les définir comme payés.
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Documents (scan of expense reports) can also be attached to each demand.
+
Des documents (scan des notes de frais) peuvent également être joints à chaque demande.
=Installation=
=Installation=
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{{NoInstallModuleEn}}
+
{{NoInstallModuleFr}}
=Configuration=
=Configuration=
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{{ActivationModuleEn}}
+
{{ActivationModuleFr}}
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=Life cycle / Business rules=
+
=Cycle de vie / Règles métiers=
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An expense report follow the following life cycle:
+
{{ToTranslate}}
+
Une note de frais suit le cycle de vie suivant:
<pre>
<pre>
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<------------------------------------------------------------\
<------------------------------------------------------------\
/ |
/ |
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/ /---------------------->---------> E-Canceled
+
/ /---------------------->---------> E-Annulée
/ / /
/ / /
−
A-Draft --> B-Validated/Waiting approval --> C-Approved -----> D1-Enter payment ----> D2-Payed
+
A-Brouillon--> B-Validée/Attente d'Approbation --> C-Approuvée -----> D1-Saisir un règlement ----> D2-Payée
| | \ \
| | \ \
<-------------- \ |
<-------------- \ |
−
| ---------------> D-Denied <--|
+
| --------------> D-Refusée <--|
| / /
| / /
<--------------------------------------------<-------/
<--------------------------------------------<-------/
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*A) Draft status means the expense report does not exists yet. Edition is not yet finished.
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*A) Statut "Brouillon" signifie que la note de frais n'existe pas encore. L'édition n'est pas encore finalisée.
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*B) Status validated means also "waiting for approval". When you validate an expense report, an email is sent to the supervisor.
+
*B) Statut "Validée" signifie aussi "Attente d'approbation". Quand vous validez une note de frais, un mail est envoyé au responsable.
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*C) A supervisor with permission "Approve expense reports" can approve the expense report.
+
*C) Un responsable avec la permission "Approuver les notes de frais" peut approuver la note de frais.
−
*D) A user with permission "Set Payed" can classify the expense report to *Payed*.
+
*D) Un utilisateur avec la permission "Mettre à Payée" peut classifier la note de frais à *Payée*.
−
*E) The author of expense report can cancel it if status is not yet payed. He can then send it back to draft if he want to resubmit it later.
+
*E) L'auteur de la note de frais peut l'annuler si le statut n'est pas encore "Payée". Il peut alors l'envoyer "Retour au Brouillon" s'il veut la resoumettre plus tard.
−
=Create an expense report=
+
=Créer une note de frais=
Creation of an invoice need to go on card of a third party, on tab "Customer" (this require your third party has customer nature).
Creation of an invoice need to go on card of a third party, on tab "Customer" (this require your third party has customer nature).
If [[Module Workflow En|Module Workflow]] and [[Module Commercial Proposals]] enabled, you can also have a draft customer orders automatically created once a proposal is closed (You must set this into setup of [[Module Workflow En|Module Workflow]].
If [[Module Workflow En|Module Workflow]] and [[Module Commercial Proposals]] enabled, you can also have a draft customer orders automatically created once a proposal is closed (You must set this into setup of [[Module Workflow En|Module Workflow]].
−
=Validate an expense report=
+
=Valider une note de frais=
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To validate an expense report, go on its card (you can find order from menu '''HR - Expense report - List''').
+
Pour valider une note de frais, sélectionner la note de frais (Vous pouvez trouver la commande depuis le menu '''GRH - Note de frais - Liste''').
+
+
Puis cliquer sur le bouton *Valider et Envoyer pour Approbation*. Un mail sera envoyé au responsable de l'utilisateur (ou un autre utilisateur si le créateur de la note de frais demande la validation par un autre approbateur).
−
Then click on button *Validate and submit for approval*. An email will be sent to supervisor of user (or another user if expense report creator ask a validation by another approver).
+
=Modifier une note de frais=
+
Pour modifier une note de frais, sélectionner la note de frais (Vous pouvez trouver la commande depuis le menu '''GRH - Note de frais - Liste''').
−
=Modify an expense report=
+
Vous pouvez l'éditer si la note de frais a le statut *Brouillon*. Sinon, cliquer sur le bouton action '''Retour en brouillon'''.
−
To modify an expense report, go on its card (you can find order from menu '''HR - Expense report - List''').
−
You can edit it if expense report has draft status. If not click on action button '''Back to draft'''.
+
=Approuver/Refuser une note de frais=
+
Pour approuver ou refuser une note de frais, sélectionner la note de frais (Vous pouvez trouver la commande depuis le menu '''GRH - Note de frais - Liste''').
+
Noter que l'utilisateur doit avoir la permission *Approuver note de frais* pour être capable d'approuver ou de refuser une note de frais.
−
=Approve/Deny an expense report=
+
=Payer une note de frais=
−
To approve or deny an expense report, go on its card (you can find order from menu '''HR - Expense report - List''').
−
Note that user need permission *Approve/Deny expense report* to be able to approve or deny an expense report.
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=Pay an expense report=
+
Seuls les utilisateurs avec la permission "Payer notes de frais" peuvent saisir un paiement de la note de frais (obligatoire seulement si le [[Module Banks and Cash|Module Banque et Caisse]] est activé) et mettre une note de frais au statut "Payé".
−
Only users with permission "Pay expense reports" can enter payment on an invoice (required only if [[Module Banks and Cash]] is enabled) and set an expense report to status "Payed".
+
Si le module banque est activé, saisir un paiement, sélectionner la note de frais (vous pouvez trouver la commande depuis le menu '''GRH - Note de frais - Liste''') et choisir *Saisir un règlement*. Si le module banque n'est pas activé, la saisie d'un règlement n'est pas obligatoire.
−
If module bank is enabled, to enter a payment, go on its card (you can find order from menu '''HR - Expense report - List''') and choose *Enter payment*. If module bank is not enabled, entering a payment is not requested.
+
Pour mettre une note de frais au statut "Payée", sélectionner la note de frais (vous pouvez trouver la commande depuis le menu '''GRH - Note de Frais - Liste'''), puis cliquer *Classée 'Payée'*
−
To set an expense report to "Payed", go on its card (you can find order from menu '''HR - Expense report - List'''), then click on *Set as payed*
+
=Supprimer une note de frais=
+
Pour supprimer une note de frais, sélectionner la note de frais (vous pouvez trouver la commande depuis le menu '''GRH - Note de Frais - Liste''') .
+
Vous devez avoir la permission *Supprimer Note de Frais* pour ceci. Habituellement, seul quelque personne ont cette permission car la suppression n'est pas habituelle à comparer au statut "annulé/refusé".
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=Delete an expense report=
+
Puis cliquer sur le bouton d'action '''Supprimer'''.
−
To delete an expense report, go on its card (you can find order from menu '''HR - Expense report - List''' .
−
You need permission *Delete expense reports* for this. Usually, few people has this permission since deleting is not useful compared to cancel/deny status.
−
Then click on action button '''Delete'''.
+
Attention, la suppression d'une note de frais est définitive sans possibilité de la restaurer.
−
Warning, a deleted expense report is definitively removed with no way to restore it.
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=Vidéos sur le sujet=
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<youtube width="280" class="videoframe">meLlLb_YnQk</youtube>
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= Related videos =
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[[Category:GRH]]
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<youtube width="200" height="120">meLlLb_YnQk</youtube>