Difference between revisions of "Module Notes de frais"

Latest revision as of 07:33, 31 July 2023

Expense Reports
Numéro/ID du module	75
Doc utilisateur du module	Cette page
Doc développeur du module	Module Note de frais (développeur)

Introduction

Avec ce module, les employés peuvent gérer (créer, modifier, supprimer) leurs notes de frais.

Leur superviseur peut le valider et un comptable peut les définir comme payés.

Des documents (scan des notes de frais) peuvent également être joints à chaque demande.

Installation

Ce module est livré en standard avec la distribution de Dolibarr, aussi il est déjà installé.

Configuration

Pour utiliser ce module, il vous faut d'abord l'activer. Pour cela, après s'être connecté avec un compte administrateur, aller sur la page "Accueil - Configuration - Modules".

Choisissez l'onglet dans lequel apparaît le module puis cliquez sur "Activer".

Le module est alors activé.

Si un pictogramme apparaît sur la vignette ou à la fin de la ligne du module, cliquez dessus pour accéder à la page de paramétrage spécifique à ce module.

Cycle de vie / Règles métiers

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Une note de frais suit le cycle de vie suivant:

      <------------------------------------------------------------\
     /                                                             |
    /                       /---------------------->---------> E-Annulée
   /                       /                      /
A-Brouillon--> B-Validée/Attente d'Approbation --> C-Approuvée -----> D1-Saisir un règlement ----> D2-Payée
   |             |        \                             \
   <--------------         \                             |
   |                        --------------> D-Refusée <--|
   |                                             /       /
   <--------------------------------------------<-------/

A) Statut "Brouillon" signifie que la note de frais n'existe pas encore. L'édition n'est pas encore finalisée.

B) Statut "Validée" signifie aussi "Attente d'approbation". Quand vous validez une note de frais, un mail est envoyé au responsable.

C) Un responsable avec la permission "Approuver les notes de frais" peut approuver la note de frais.

D) Un utilisateur avec la permission "Mettre à Payée" peut classifier la note de frais à *Payée*.

E) L'auteur de la note de frais peut l'annuler si le statut n'est pas encore "Payée". Il peut alors l'envoyer "Retour au Brouillon" s'il veut la resoumettre plus tard.

Créer une note de frais

Creation of an invoice need to go on card of a third party, on tab "Customer" (this require your third party has customer nature).

If Module Workflow and Module Commercial Proposals enabled, you can also have a draft customer orders automatically created once a proposal is closed (You must set this into setup of Module Workflow.

Valider une note de frais

Pour valider une note de frais, sélectionner la note de frais (Vous pouvez trouver la commande depuis le menu GRH - Note de frais - Liste).

Puis cliquer sur le bouton *Valider et Envoyer pour Approbation*. Un mail sera envoyé au responsable de l'utilisateur (ou un autre utilisateur si le créateur de la note de frais demande la validation par un autre approbateur).

Modifier une note de frais

Pour modifier une note de frais, sélectionner la note de frais (Vous pouvez trouver la commande depuis le menu GRH - Note de frais - Liste).

Vous pouvez l'éditer si la note de frais a le statut *Brouillon*. Sinon, cliquer sur le bouton action Retour en brouillon.

Approuver/Refuser une note de frais

Pour approuver ou refuser une note de frais, sélectionner la note de frais (Vous pouvez trouver la commande depuis le menu GRH - Note de frais - Liste). Noter que l'utilisateur doit avoir la permission *Approuver note de frais* pour être capable d'approuver ou de refuser une note de frais.

Payer une note de frais

Seuls les utilisateurs avec la permission "Payer notes de frais" peuvent saisir un paiement de la note de frais (obligatoire seulement si le Module Banque et Caisse est activé) et mettre une note de frais au statut "Payé".

Si le module banque est activé, saisir un paiement, sélectionner la note de frais (vous pouvez trouver la commande depuis le menu GRH - Note de frais - Liste) et choisir *Saisir un règlement*. Si le module banque n'est pas activé, la saisie d'un règlement n'est pas obligatoire.

Pour mettre une note de frais au statut "Payée", sélectionner la note de frais (vous pouvez trouver la commande depuis le menu GRH - Note de Frais - Liste), puis cliquer *Classée 'Payée'*

Supprimer une note de frais

Pour supprimer une note de frais, sélectionner la note de frais (vous pouvez trouver la commande depuis le menu GRH - Note de Frais - Liste) . Vous devez avoir la permission *Supprimer Note de Frais* pour ceci. Habituellement, seul quelque personne ont cette permission car la suppression n'est pas habituelle à comparer au statut "annulé/refusé".

Puis cliquer sur le bouton d'action Supprimer.

Attention, la suppression d'une note de frais est définitive sans possibilité de la restaurer.

Vidéos sur le sujet

@@ Line 2: / Line 2: @@
 <!-- Do NOT edit this section
       Links below are automatically managed by PolyglotBot
-      You can edit links on the English source page : Dolibarr_avec_Synology -->
+      You can edit links on the English source page : Module_Expense_Reports -->
-[[en:Module Expense Reports]]
+[[en:Module_Expense_Reports]]
+[[zh:费用报销]]
 <!-- END interlang links -->
 {{TemplateDocUtil}}
 {{TemplateModFR}}
-{{BasculeDevUserFr|
+{{BasculeDevUser|
-name=Expense Reports|
+nom=Expense Reports|
 num=75|
-devdoc=[[Module Note de frais (developeur)]]|
+devdoc=[[Module Note de frais (développeur)]]|
 userdoc=Cette page|}}
+[[Category:Liste_des_Modules]]
+[[Category:GRH]]
-{{ToTranslate}}
 =Introduction=
-With this module, employees can manage (create, edit, delete) their expense reports.
+Avec ce module, les employés peuvent gérer (créer, modifier, supprimer) leurs notes de frais.
-Their supervisor can validate it and a book keeper can set them as paid.
+Leur superviseur peut le valider et un comptable peut les définir comme payés.
-Documents (scan of expense reports) can also be attached to each demand.
+Des documents (scan des notes de frais) peuvent également être joints à chaque demande.
 =Installation=
-{{NoInstallModuleEn}}
+{{NoInstallModuleFr}}
 =Configuration=
-{{ActivationModuleEn}}
+{{ActivationModuleFr}}
-=Life cycle / Business rules=
+=Cycle de vie / Règles métiers=
-An expense report follow the following life cycle:
+{{ToTranslate}}
+Une note de frais suit le cycle de vie suivant:
 <pre>
@@ Line 34: / Line 37: @@
        <------------------------------------------------------------\
       /                                                             |
-     /                       /---------------------->---------> E-Canceled
+     /                       /---------------------->---------> E-Annulée
     /                       /                      /
-A-Draft --> B-Validated/Waiting approval --> C-Approved -----> D1-Enter payment ----> D2-Payed
+A-Brouillon--> B-Validée/Attente d'Approbation --> C-Approuvée -----> D1-Saisir un règlement ----> D2-Payée
     |             |        \                             \
     <--------------         \                             |
-    |                        ---------------> D-Denied <--|
+    |                        --------------> D-Refusée <--|
     |                                             /       /
     <--------------------------------------------<-------/
@@ Line 45: / Line 48: @@
-*A) Draft status means the expense report does not exists yet. Edition is not yet finished.
+*A) Statut "Brouillon" signifie que la note de frais n'existe pas encore. L'édition n'est pas encore finalisée.
-*B) Status validated means also "waiting for approval". When you validate an expense report, an email is sent to the supervisor.
+*B) Statut "Validée" signifie aussi "Attente d'approbation". Quand vous validez une note de frais, un mail est envoyé au responsable.
-*C) A supervisor with permission "Approve expense reports" can approve the expense report.
+*C) Un responsable avec la permission "Approuver les notes de frais" peut approuver la note de frais.
-*D) A user with permission "Set Payed" can classify the expense report to *Payed*.
+*D) Un utilisateur avec la permission "Mettre à Payée" peut classifier la note de frais à *Payée*.
-*E) The author of expense report can cancel it if status is not yet payed. He can then send it back to draft if he want to resubmit it later.
+*E) L'auteur de la note de frais peut l'annuler si le statut n'est pas encore "Payée". Il peut alors l'envoyer "Retour au Brouillon" s'il veut la resoumettre plus tard.
-=Create an expense report=
+=Créer une note de frais=
 Creation of an invoice need to go on card of a third party, on tab "Customer" (this require your third party has customer nature).
 If [[Module Workflow En|Module Workflow]] and [[Module Commercial Proposals]] enabled, you can also have a draft customer orders automatically created once a proposal is closed (You must set this into setup of [[Module Workflow En|Module Workflow]].
-=Validate an expense report=
+=Valider une note de frais=
-To validate an expense report, go on its card (you can find order from menu '''HR - Expense report - List''').
+Pour valider une note de frais, sélectionner la note de frais (Vous pouvez trouver la commande depuis le menu '''GRH - Note de frais - Liste''').
-Then click on button *Validate and submit for approval*. An email will be sent to supervisor of user (or another user if expense report creator ask a validation by another approver).
+Puis cliquer sur le bouton *Valider et Envoyer pour Approbation*. Un mail sera envoyé au responsable de l'utilisateur (ou un autre utilisateur si le créateur de la note de frais demande la validation par un autre approbateur).
-=Modify an expense report=
+=Modifier une note de frais=
-To modify an expense report, go on its card (you can find order from menu '''HR - Expense report - List''').
+Pour modifier une note de frais, sélectionner la note de frais (Vous pouvez trouver la commande depuis le menu '''GRH - Note de frais - Liste''').
-You can edit it if expense report has draft status. If not click on action button '''Back to draft'''.
+Vous pouvez l'éditer si la note de frais a le statut *Brouillon*. Sinon, cliquer sur le bouton action '''Retour en brouillon'''.
-=Approve/Deny an expense report=
+=Approuver/Refuser une note de frais=
-To approve or deny an expense report, go on its card (you can find order from menu '''HR - Expense report - List''').
+Pour approuver ou refuser une note de frais, sélectionner la note de frais (Vous pouvez trouver la commande depuis le menu '''GRH - Note de frais - Liste''').
-Note that user need permission *Approve/Deny expense report* to be able to approve or deny an expense report.
+Noter que l'utilisateur doit avoir la permission *Approuver note de frais* pour être capable d'approuver ou de refuser une note de frais.
-=Pay an expense report=
+=Payer une note de frais=
-Only users with permission "Pay expense reports" can enter payment on an invoice (required only if [[Module Banks and Cash]] is enabled) and set an expense report to status "Payed".
+Seuls les utilisateurs avec la permission "Payer notes de frais" peuvent saisir un paiement de la note de frais (obligatoire seulement si le [[Module Banks and Cash|Module Banque et Caisse]] est activé) et mettre une note de frais au statut "Payé".
-If module bank is enabled, to enter a payment, go on its card (you can find order from menu '''HR - Expense report - List''') and choose *Enter payment*. If module bank is not enabled, entering a payment is not requested.
+Si le module banque est activé, saisir un paiement, sélectionner la note de frais (vous pouvez trouver la commande depuis le menu '''GRH - Note de frais - Liste''') et choisir *Saisir un règlement*. Si le module banque n'est pas activé, la saisie d'un règlement n'est pas obligatoire.
-To set an expense report to "Payed", go on its card (you can find order from menu '''HR - Expense report - List'''), then click on *Set as payed*
+Pour mettre une note de frais au statut "Payée", sélectionner la note de frais (vous pouvez trouver la commande depuis le menu '''GRH - Note de Frais - Liste'''), puis cliquer *Classée 'Payée'*
-=Delete an expense report=
+=Supprimer une note de frais=
-To delete an expense report, go on its card (you can find order from menu '''HR - Expense report - List''' .
+Pour supprimer une note de frais, sélectionner la note de frais (vous pouvez trouver la commande depuis le menu '''GRH - Note de Frais - Liste''') .
-You need permission *Delete expense reports* for this. Usually, few people has this permission since deleting is not useful compared to cancel/deny status.
+Vous devez avoir la permission *Supprimer Note de Frais* pour ceci. Habituellement, seul quelque personne ont cette permission car la suppression n'est pas habituelle à comparer au statut "annulé/refusé".
-Then click on action button '''Delete'''.
+Puis cliquer sur le bouton d'action '''Supprimer'''.
-Warning, a deleted expense report is definitively removed with no way to restore it.
+Attention, la suppression d'une note de frais est définitive sans possibilité de la restaurer.
+=Vidéos sur le sujet=
+<youtube width="280" class="videoframe">meLlLb_YnQk</youtube>
-[[Category:Liste_des_Modules]]
+[[Category:GRH]]