Module Membership management

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Foundations
Numero/ID of module	310
User doc. of module	This page
Developer doc. of module	Module Foundations (developer)

Introduction

The foundation module can be used to manage members of a foundation:

• Define several types of member.
• add/Validate/Edit/Resiliate/Delete a member card (characteristics, photos, ...)
• Manage subscriptions is required or not.
• Add/Edit/Delete subscriptions.
• With module EMailing, send mass emailings to members or to a selection of members.
• With module LDAP, synchronize members with a LDAP.
• With module Banks and Cash, interface your subscriptions with treasury of your foundation.
• Reporting.
• Generic export with Module Exports.

All features to manage foundation members are in top menu "Members".

Dolibarr can manage your bank accounts but does not manage accoutancy. This means Dolibarr does not suit needs of a big foundation (more than 5000 members). There is also no salary management module. The foundation management modules is however a very god choice if your foundation as a budget lower than 10 000 euros/dollars a year.

Installation

This module is included with the Dolibarr distribution, so there is no need to install it.

Configuration

To use this module, you must first enable it using an administrator account, via the menu option "Home - Setup - Modules".

Choose the tab where the module is listed. Then click on "Activate".

The module is now activated.

If a cog icon appears on module thumb or at end of the line of the module, click on it to access the setup page specific to the module.

Usage

Creation of a member type

Before starting, you must define the profiles of members. For this, create a new member type from menu Members type then New type.

Creation of personalized attributes

If you need to manage new attributes that are not supported on your members card (age of captain, size of member, etc...), you can define in menu Members attributes then New attribute, the list of of new properties you want to manage. Choose the label that will be shown for attribute, its code (that will also be used as field in database), its type and its size.

Creation of a memeber

A member has the following cycle of life:

Page waiting for translation. To translate, create an account, go back and clic on "Modify". Page en attente de traduction. Pour traduire, créez un compte, revenez et cliquez sur "Modifier". Página a traducir. Para traducirla, cree una cuenta, vuelva a la página y haga clic en "editar". Pagina da tradurre. Per tradurla, crea un utente, torna indietro e clicca su "modifica". Página a aguardar por tradução. Para traduzir, crie uma conta, volte atrás e clique em "Modificar". Seite wartet auf Übersetzung. Um Übersetzung zu erstellen, richte einen Account ein, geh zurück und klicke auf "bearbeiten". 页面等待翻译。若要翻译本页，先创建一个帐户、登录并返回本页后单击“编辑”。

Pour créer un adhérent on va dans le menu Adhérents - Nouvel adhérent. Un formulaire de création est alors proposé. Renseignez tous les champs et cliquez Créer. Ensuite, on passe l'adhérent à l'état Validé en cliquant sur le bouton Valider sur la fiche adhérent.

Nouvelle adhésion ou renouvèlement

Une adhésion peut être vue comme une cotisation (un paiement). Toutefois, on emploie le terme d'adhésion pour certains types d'adhérents non soumis à cotisation et dans ce cas la cotisation est gratuite. Cela n'exclut pas que leur présence en tant que membre est limitée dans le temps au même titre que celui qui paie une cotisation. Le terme "adhésion" caractérise donc un renouvèlement à l'association à partir d'une date et pour une durée fixe, que ce renouvèlement soit payant ou pas.

Pour saisir une adhésion, aller dans le menu Adhésion puis Nouvelle adhésion et saisir l'adhérent recherché. Ou bien, aller sur la fiche adhérent puis onglet adhésion puis Nouvelle adhésion.

L'historique des adhésions est conservé également l'onglet Adhésion de la fiche adhérent.

Cas d'une adhésion payée en plusieurs fois

Prenons le cas d'une adhésion payée en trois fois. Demandez à votre adhérent trois chèques dont la somme est égale à la cotisation qu'il doit. Puis, pour dolibarr, le principe est le même que ci-dessus.

Une fois que vous avec cliqué sur Nouvelle adhésion, entrez la contre partie correspondant au premier chèque, et spécifiez la période de validité, dans notre cas cela correspond à 1/3 de l'année. Puis, dans le champ Libellé indiquez par exemple Adhésion 2008 1/3. Puis validez par un clic sur ajout adhésion. Recommencez l'opération deux fois de plus en adaptant les valeurs pour couvrir toute l'année.

Résiliation d'adhérent

Aller sur la fiche adhérent et cliquer sur le bouton Résilier.

Example of use case

UCFO01: The foundation wants to define a new type of members
Situation	The foundation wants to define a new type of members
Actions	I create a new type from Menu foundation - Setup - Members types - New type.

UCFO02: A new member come with a cheque or cash
Situation	A new member come with a cheque or cash
Actions	I create the new member from Menu foundation - New member. I create a new subscription from tab subscription of member card.

UCFO03: A member come to renew its subscription with a cheque or cash
Situation	A member come to renew its subscription with a cheque or cash
Actions	I go on the member card then tab Subscriptions. I add the new subscription.

UCFO04: I want to revoke a member
Situation	I want to revoke a member
Actions	I go on the member card. I click on Revoke.