Eric.seigne: DoliSCAN 2.2.30

2026-11-13T10:51:32Z

DoliSCAN 2.2.30

New page

[[en:Module_DoliSCAN]]
[[Category:Modules complémentaires]]
[[Category:GRH]]
[[Category:CAP-REL]]
{{TemplateDocDevFr}}
{{TemplateDocUtil}}
=Informations=
{{TemplateModuleInfo
|modulename=DoliSCAN
|editor=CAP-REL
|web=[https://doliscan.fr doliscan.fr]
|webbuy={{LinkToPluginDownloadDoliStore|keyword=doliscan}}
|status=stable
|prerequisites=Modules Fournisseurs, Tiers, Banques, Notes de frais, Factures, GED et Tâches planifiées ; Projets et Multicompany facultatifs
|minversion=18.0.0
|note=Les notes de frais depuis le smartphone : les salariés photographient leurs justificatifs avec l'application DoliSCAN, et Dolibarr reçoit les notes de frais et les factures fournisseurs, justificatifs joints.
}}

=Fonctionnalités=

La saisie des notes de frais est une tâche répétitive. Avec DoliSCAN, les salariés photographient leurs justificatifs sur leur smartphone et choisissent le type de dépense ; le module fait le reste dans Dolibarr.

==En bref==

* '''Pour qui''' : les entreprises dont les salariés dépensent en déplacement (repas, carburant, péages, hôtels, train), et les comptables qui traitent ces dépenses.
* '''Ce qu'il fait''' : il importe dans Dolibarr, une fois par jour, les dépenses saisies dans l'application smartphone DoliSCAN. Une dépense payée avec un moyen de paiement personnel devient une ligne de note de frais, une dépense payée avec un moyen de paiement de l'entreprise devient une facture fournisseur. Les justificatifs sont téléchargés et joints.
* '''Ce qu'il faut''' : un compte sur un serveur DoliSCAN, le serveur de production [https://doliscan.fr doliscan.fr] (facturé par compte actif) ou un serveur auto-hébergé.

==Liste des fonctionnalités==

* '''Synchronisation automatique''' - une tâche planifiée quotidienne importe les dépenses de tous les comptes actifs, avec une synchronisation manuelle par compte ou pour tous.
* '''Frais personnels ou professionnels''' - le moyen de paiement choisi dans l'application décide du document : ligne de note de frais à rembourser, ou facture fournisseur, réglée automatiquement si on le souhaite.
* '''Justificatifs''' - les PDF et photos sont téléchargés depuis le serveur DoliSCAN et joints aux documents Dolibarr ; un justificatif pas encore prêt sur le serveur est redemandé aux synchronisations suivantes.
* '''Un compte par salarié''' - chaque salarié a son propre compte DoliSCAN, lié à son utilisateur Dolibarr, et ne voit que ses propres dépenses ; les accès élargis (comptabilité, direction) passent par les droits Dolibarr.
* '''Projets''' - les projets Dolibarr sont envoyés à l'application pour qu'une dépense puisse être affectée à un projet.
* '''Règles fiscales françaises du carburant''' - récupération partielle de la TVA, 80 % ou 100 % selon le type de véhicule.
* '''Plafonds de restauration''' - plafond des frais de repas configurable par groupe d'utilisateurs.
* '''Multi-société''' - compatible avec le module Multicompany, avec une correspondance des comptes par entité.
* '''Diagnostics''' - une page de maintenance contrôle la tâche planifiée, l'horloge, les droits des utilisateurs et la cohérence des données, et corrige ce qui peut l'être.
* '''Sept langues''' - français, anglais, allemand, espagnol, italien, néerlandais et portugais du Brésil.

==Captures d'écran==

<gallery widths="300px" heights="200px">
File:DoliSCAN page-accueil-doliscan.png|Page d'accueil du module avec les statistiques de synchronisation
File:DoliSCAN liste-notes-de-frais.png|Notes de frais reçues de l'application
File:DoliSCAN liste-tous-comptes.png|Comptes DoliSCAN des salariés
File:DoliSCAN activation-module.png|Activation du module
</gallery>

=Liens=

* [https://doc.cap-rel.fr/doliscan/ Documentation du module]
* [https://doc.cap-rel.fr/doliscan/nouveautes-2-2-30 Nouveautés de la version 2.2.30]
* [https://dolinews.com/fr/projets/doliscan Être prévenu des mises à jour]
* [https://cap-rel.fr/sav-module-dolibarr/ Formulaire de SAV]
* [https://tests.cap-rel.fr/projects/24/quality Rapport qualité] : les tests automatisés et manuels du module

=Prérequis=

{| class="wikitable"
! Élément !! Version ou condition
|-
| Dolibarr || 18.0 ou supérieur
|-
| PHP || 7.4 ou supérieur
|-
| Serveur DoliSCAN || un compte sur [https://doliscan.fr doliscan.fr] ou sur un serveur auto-hébergé
|-
| Droits || un compte administrateur pour installer, activer et configurer le module
|}

{| class="wikitable"
! Module Dolibarr !! Utilisé pour
|-
| Fournisseurs || factures fournisseurs des frais professionnels
|-
| Tiers || fournisseurs associés aux types de frais
|-
| Banques || compte bancaire de chaque moyen de paiement professionnel
|-
| Notes de frais || lignes de note de frais des frais personnels
|-
| Factures || facturation
|-
| GED || stockage des justificatifs
|-
| Tâches planifiées || synchronisation quotidienne
|-
| Projets (facultatif) || affectation d'une dépense à un projet
|-
| Multicompany (facultatif) || une configuration DoliSCAN par entité
|}

=Installation=

{{InstallModuleDoliStoreFr|keyword=doliscan}}

==Mise à jour==

# Installez la nouvelle version depuis '''Accueil > Configuration > Modules/Applications > Déployer/Installer un module externe'''.
# Désactivez puis réactivez le module : l'activation applique les mises à jour de la base et enregistre les nouveaux droits.

Les comptes, les réglages et les notes de frais importées sont conservés.

==Désinstallation==

Désactivez le module depuis '''Accueil > Configuration > Modules/Applications'''. Les données DoliSCAN (comptes liés, notes de frais synchronisées) restent en base : réactiver le module reprend la synchronisation là où elle s'était arrêtée.

=Configuration=

{{ActivationModuleFr}}

Avant de configurer le module, complétez la fiche '''Société/Organisation''' (nom, adresse, email, téléphone, site web, identifiants de la société, dirigeants) : le serveur DoliSCAN la vérifie à la création du compte administrateur.

La configuration est dans '''Accueil > Configuration > Modules > DoliSCAN''', en onglets numérotés à parcourir dans l'ordre :

{| class="wikitable"
! Onglet !! Rôle
|-
| 1. Serveur || choisir le serveur DoliSCAN : production, tests ou auto-hébergé
|-
| 2. Administrateur || créer ou relier le compte administrateur, vérifier la connexion, choisir la date de début d'import
|-
| 3. Liens Fournisseurs || fournisseur Dolibarr de chaque type de frais professionnel
|-
| 4. Type de Frais || type de frais Dolibarr de chaque type de frais personnel
|-
| 5. Moyens de paiements || compte bancaire et mode de règlement de chaque moyen de paiement professionnel
|-
| 6. Divers || automatisations : création des comptes, paiement, validation et approbation, projets
|-
| 7. Carburant || récupération partielle de la TVA selon le type de véhicule
|-
| 8. Règles spéciales || plafonds de restauration par groupe d'utilisateurs
|-
| Multi-Société || comptes des salariés qui travaillent pour plusieurs sociétés
|}

Les onglets 3, 4 et 5 téléchargent leurs listes depuis le serveur DoliSCAN : configurez d'abord le serveur et le compte administrateur. Utilisez un compte administrateur générique (par exemple <code>admin@example.com</code>), pas un compte nominatif : un compte administrateur ne peut pas avoir de notes de frais.

=Permissions=

Les droits s'accordent depuis '''Accueil > Utilisateurs & Groupes''', onglet '''Permissions''', section '''DoliSCAN'''.

{| class="wikitable"
! Droit !! Rôle
|-
| Lire / créer / supprimer son propre compte DoliSCAN || un salarié gère son propre compte (chaque compte actif est facturé par le serveur)
|-
| Lire / supprimer ses notes de frais DoliSCAN || un salarié consulte ses propres notes de frais importées
|-
| Valider, annuler ou remettre en brouillon ses notes de frais DoliSCAN || changements de statut faits à la main (l'import automatique n'en a pas besoin)
|-
| Télécharger les notes de frais DoliSCAN des autres utilisateurs || comptabilité ou administrateur, pour traiter les dépenses de tous
|-
| Lire / créer / supprimer tous les comptes DoliSCAN || administration des comptes des salariés
|}

=Utilisation=

Le module ajoute une entrée '''Application DoliSCAN''' dans le menu '''GRH'''.

==Page d'accueil==

La page d'accueil affiche le nombre de comptes, les notes de frais en attente et synchronisées, et les dates de la dernière synchronisation et du dernier import. Trois boutons : '''Synchroniser les projets''', '''Synchroniser les pièces justificatives manquantes''' et '''Vérifier / Corriger les erreurs de TVA'''.

==Synchronisation==

La tâche planifiée tourne une fois par jour : elle envoie les projets au serveur, synchronise les notes de frais de chaque compte actif, puis télécharge les justificatifs manquants. Le serveur accepte une synchronisation par 23 heures ; planifiez la tâche après 16 h pour que les PDF du jour soient prêts. Une synchronisation manuelle est disponible depuis la page '''Tous les comptes''' (pour tous ou pour un compte) et depuis la page '''Mon compte'''.

==Projets==

Quand le module Projets est activé, chaque projet validé reçoit un champ '''Code DoliSCAN'''. Le code apparaît dans l'application smartphone pour qu'une dépense puisse être affectée au projet. Les projets clôturés peuvent être masqués.

Le guide d'utilisation complet est dans la [https://doc.cap-rel.fr/doliscan/utilisation documentation].

=FAQ=

'''La synchronisation ne se lance pas.'''<br>
Vérifiez que la tâche planifiée est active dans '''Accueil > Configuration > Tâches planifiées''', qu'aucune synchronisation n'a eu lieu dans les 23 dernières heures, et testez la connexion depuis l'onglet '''Serveur''' de la configuration.

'''Les factures fournisseurs ne sont pas créées.'''<br>
Elles ne sont créées que pour les dépenses payées avec un moyen de paiement professionnel. Vérifiez que chaque type de frais professionnel est associé à un fournisseur Dolibarr dans l'onglet '''Liens Fournisseurs'''.

'''Un justificatif manque, ou un PDF affiche une image "document indisponible".'''<br>
Ouvrez la page de diagnostics du module : sa section 9 liste et supprime les images de remplacement. Cliquez ensuite sur '''Synchroniser les pièces justificatives manquantes''' depuis la page d'accueil.

'''Comment fonctionne la récupération partielle de TVA sur le carburant ?'''<br>
Avec les règles fiscales françaises activées dans l'onglet '''Carburant''', un véhicule utilitaire garde 100 % de la TVA ; un véhicule de tourisme reçoit une ligne portant 80 % de la TVA du ticket et une ligne de complément à 0 % pour la part non récupérable.

Toutes les questions : [https://doc.cap-rel.fr/doliscan/faq FAQ de la documentation].

=Développement=

Les développements et améliorations peuvent être proposés au mainteneur du projet par email (voir les en-têtes des fichiers sources) ou par le [https://cap-rel.fr/sav-module-dolibarr/ formulaire de SAV].

Module DoliSCAN FR - Revision history

Eric.seigne: DoliSCAN 2.2.30