Draft:Remboursement frais

= Association Dolibarr et remboursement des frais engagés =

L'évènement du DevCamp de Montpellier DevCamp_Montpellier_April_2013_Organisation a été une première dans le cadre d'un remboursement des frais engagés par les participants. A l'aune de cette expérience une réflexion s'impose pour fixer des règles et cadrer ces remboursements. Le but de cette page est de définir un cadre générique permettant de valider une fois pour toute les remboursements que pourrait faire l'association.

= Conditions d'éligibilité = Les conditions d'éligibilité se rapportent d'une part à l'évènement lui même et d'autre part aux participants

Type d'évènement
Ces règles ne s'appliquent que pour les 2 evenements suivants: Pour les autres, les modalités de remboursements seront discuttés au cas par cas.
 * RMLL
 * Salon Solution Linux

Participants

 * Pour bénéficier du remboursement, il faut à minima être adhérent.
 * Limite de remboursement à 1 personne par société
 * Limite à 2 participants qui en font la demande et s'engage sur le taux de participation

Exigence sur la participation

 * Présence à minima à 80% du temps sur un salon qui dure 2 ou 3 jours (le Salon Solution Linux).
 * Présence à minima 3 jours sur un salon qui dure 1 semaine (RMLL).

= Limites de remboursement = De façon générale tout remboursement ne sera effectué que sur présentation d'une facture et de pièces justificatives. L'association remboursera 80% du montant déclaré sur les transports, hébergement et restauration.

Transport
Fournir une copie du titre de transport. Une copie du calcul du trajet (genre Mapie) si transport en véhicule personnel. Le montant déclaré doit être celui de la valeur des billets de trains de seconde classe.

Hébergement
Fournir une copie de la facture de l'hébergement. Le montant déclaré sera celui de la facture d'hébergement à fournir et plafonné à 100 euros par nuit.

Restauration
Fournir une copie de la facture. Dans le cas où l'association prend en charge la réservation des repas, les repas non consommés par un participant devront être payés par celui-ci. Le montant déclaré sera celui des facture mais plafonné à 15 euros par repas.