Module Factures Clients

= Introduction = Le module Factures Clients permet de saisir, modifier ou créer une facture composée de lignes de factures. C'est également ce module qui permet de saisir les paiements réalisés sur une facture. Il inclut également les fonctions de génération d'une facture dans un format de document comme un PDF.

Les factures fournisseurs sont gérées par le Module Fournisseurs Factures.

= Installation =

= Configuration =

La page Configuration module facture vous explique comment configurer le module Facturation et donne quelques exemples de modèles de factures.

= Création de facture =

A ce stade de développement Dolibarr n'inclut pas de véritable comptabilité au sens légal. Vous devez donc, soit utiliser en parallèle un logiciel dédié de comptabilité, soit confier la tenue de la comptabilité à un cabinet comptable.

En revanche Dolibarr vous permet bien sûr d'établir des factures aux clients que vous avez préalablement saisis (voir Module Tiers).

Vous pouvez créer une facture directement à partir d'une fiche client, ou à partir d'une commande clôturée à l'état "accepté", ou encore depuis un contrat de service.

Types de factures

Si vous créez une facture depuis une fiche client, vous pouvez choisir 4 types de factures:

Il s'agit d'une facture standard. Il n'y a aucun prérequis.
 * Les factures de "doit"

Une facture de remplacement permet de refaire une facture sur laquelle il y aurait des erreurs et sur laquelle rien n'aurait été fait (aucun paiement saisi).
 * Les factures de "doit" de remplacement

On ne peut créer qu'une seule facture de remplacement pour une facture de "doit" donnée. Quand on créé une facture de remplacement R, on choisit la facture de doit F qui doit être remplacée. Il n'est alors plus possible de faire d'actions sur la facture F, bien que cette dernière ne change pas de statut après que la facture de remplacement R ait été créée au statut brouillon.

Si la facture de remplacement R est supprimée, la facture F reprends son état initial et le cycle de vie de la facture F peut reprendre.

Si la facture de remplacement R est validée, la facture F passe alors au statut abandonnée automatiquement. Le cycle de vie continue sur la facture R.

On crée une facture d'avoir sur une facture de "doit". On peut créer plusieurs factures d'avoir sur une facture donnée. La facture d'avoir est transformée en réduction qui sert à réduire le paiement de n'importe quelle autre facture en attente de paiement.
 * Les factures d'avoir

Vous pouvez créer autant de facture d'acompte que désiré. Une facture d'acompte sera ensuite convertie en réduction (déjà payé) pour une autre facture (la facture définitive) sur laquelle porte l'acompte.
 * Les factures d'acomptes

Procédure

Une fois une facture créée (en mode brouillon), vous devez intégrer, dans la facture, des Produits ou Services déjà définis dans Dolibarr ou bien dont vous saisissez directement l'intitulé, le taux de TVA, le prix unitaire. Pour chaque ligne de la facture vous définissez aussi une quantité et éventuellement une remise (pourcentage).

Une fois la facture prête vous devez la valider. Quand vous validez la facture un numéro lui est attribué selon le modèle de numérotation que vous avez choisi dans la configuration du module Facture. Si une erreur est détectée après avoir validé la facture, vous pouvez modifier la facture en cliquant sur le boutton modifier en bas de la fiche facture ( si la facture n'a pas atteint le status Payé), ou reouvrir le facture pour la modification avec le boutton réouvrir en bas de la fiche facture( si la facture a atteint le status Payé).

= Réduire le montant total et/ou le solde à payer = Il est possible de réduire le montant total et/ou le solde à payer d'une facture, mais il convient de faire une distinction entre une remise et une réduction, bien que ces deux termes soient un peu amalgamés par endroits.

Réduction
Une réduction est une réduction relative (pourcentage) du prix de vente d'un ou de plusieurs produits ou services détaillés dans la facture. Cette réduction doit être définie ligne par ligne lors de l'édition de la facture et être comprise entre 0% et 100% (NB : le pourcentage de remise est remplacé dans le cas 100% de réduction par la mention offert).

Remise
Une remise est une réduction du prix total de la facture. Elle peut être définie de deux manières selon qu'elle est ou non associée à une autre facture, c'est-à-dire à un versement déjà perçus ou non.

Remise associée à un trop perçu
Les factures d'avoir et factures d'acompte, qui sont saisie pour tracer des versements perçus (en trop pour la facture avoir ou en avance pour l'acompte), peuvent être converties en réduction future. Après conversion en réduction, elle apparaît dans la section Remises fixes du tiers. Il sera alors possible de l'attribuer à une autre facture pour en réduire le montant. Elle sera mentionnée dans la nouvelle facture, soit sous forme de paiement réduisant le reste à payer, soit sous forme d'une ligne de détail de la facture. Par défaut, il s'agit d'une ligne de détail ajouté à la facture et donc réduisant le montant total de cette nouvelle facture.

Rem: L'option cachée FACTURE_DEPOSITS_ARE_JUST_PAYMENTS permet d'avoir cette déduction qui apparaît comme montant déjà payé et non dans le total. Dans ce cas, les factures accomptes ne sont pas incluses dans les calculs de chiffre d'affaires. Le bon choix de cette option dépendra des règles comptable de votre pays, mais les 2 sont en général acceptés.

Remise non associée à un versement déjà perçu
Il est aussi possible de définir une remise qui n'est pas relative à un versement déjà perçu. Dans ce cas, il faut aller sur la fiche du client, onglet client, et définir la ou les remises fixes (montant) ou relatives (pourcentage) qu'on attribue à ce client, et pourquoi (geste commercial, compensation suite à retard de livraison, etc). Une fois ces remises attribuées au client, elles seront disponibles lors de l'édition de n'importe quelle facture de ce client, dans la rubrique Remises en haut de page. A l'inverse des remises consécutives à des versements déjà perçus, celles-ci seront mentionnées comme des lignes négatives dans le détail de la facture, et réduiront donc le montant total de celle-ci, avant déduction des versements éventuellement déjà perçus. Mais ces remises ne sont PAS associées à une facture avoir ou d'acompte.

Rabais
A compléter

Escompte
A compléter

Résumé
Il y a donc 3 possibilités pour réduire le prix d'une facture :
 * attribuer une réduction en pourcentage sur certains produits/service détaillés dans la facture, ce qui aura pour effet de définir un montant total plus bas que normalement prévu;
 * attribuer au client une remise globale, non associée à une facture avoir ou d'acompte, et qui sera alors ajoutée comme une ligne de montant négatif qui réduira le montant total de la facture;
 * mentionner, via des factures avoir ou d'acompte transformées en réduction future, que des versements anticipés ont déjà été perçus, ce qui réduira le solde à payer mais pas le montant total de la facture;

= Génération PDF, Impression = Lorsqu'un document est généré, il est fabriqué suivant un modèle choisi parmi une liste activée dans les écrans Accueil - Configuration - Modules - Facture

Pour que le document intègre le numéro de compte bancaire de votre société ou l'adresse de paiement par chèque (ou les 2), il convient de : Vous pouvez maintenant regénérer votre facture, et vous verrez, pour le modèle crabe, le RIB ou les coordonnées s'afficher sous les conditions de paiement.
 * 1) activer le module Banques/Caisses
 * 2) Créer le compte de votre société
 * 3) Paramétrer le module Factures et Avoirs en allant dans Configuration - Modules - Factures et Avoirs puis cliquer sur l'icone configuration, choisir dans la rubrique "Mode de règlement" le compte créé à l'étape 2 ci-dessus, où l'adresse à utiliser pour le paiement par chèque, et valider le changement en cliquant sur le bouton "Modifier" de la rubrique.

= Saisir les paiements = Les paiements ne peuvent s'effectuer que sur des factures validées.

Si un avoir est disponible, il pourra être imputé sur une facture d'un montant total inférieur à celui de l'avoir.

= Clore une facture =

Une facture validée peut être définitivement classée à l'état:
 * Payé (Si la somme des paiements est supérieure ou égale au montant réclamé).
 * Payé partiellement (Si la somme des paiements est supérieure à 0 mais strictement inférieure au montant réclamé).
 * Abandonné (Si aucun paiement n'a eu lieu).

= Exporter les factures =

Dolibarr fournit un outil générique vous permettant d'exporter les données de vos factures. Pour cela, il faut utiliser l'assistant Export qui se trouve dans le menu Outils - Nouvel export (Si le Module Exports a été activé).

Voir la page Module Exports pour plus d'informations.

= Factures pré-définies = Dans Dolibarr, une facture désignée comme pré-définie est simplement une facture dont on réutilise la plupart des données pour émettre d'autres factures sur base de ces informations, ce qui permet un gain de temps non-négligeable à la saisie

Dans le cas de la mise en oeuvre des contrats, une facture prédéfinies peut être définie et correspondant aux éléments récurrents du contrat. Ceci est très intéressant. Le seul bémol, la période indiquée pour chaque élément de la facture résultante couvre toute la période du contrat. Elle ne devrait porter que sur le mois de facturation.

= Exemples de cas d'utilisations =